En general

A. Se podrán reembolsar gastos misceláneos en la adquisición de bienes para la Corporación y sus subsidiarias con dinero proveniente del fondo de caja menuda (petty cash). B. Será responsabilidad del Departamento de Finanzas de la Corporación la administración y fiscalización del fondo de caja menuda y velar que se cumplan las disposiciones contenidas en este Artículo. Asimismo, el Departamento de Finanzas auditará periódicamente las transacciones hechas contra el fondo de caja menuda y establecerá directrices que garanticen el buen uso de las mismas. C. El Director Ejecutivo designará por escrito, en coordinación con el Director de Finanzas, un encargado 0 custodio para la Corporación y uno para cada una de las corporaciones subsidiarias, que tendrán la responsabilidad de administrar el fondo de la caja menuda. El Director de Finanzas asesorará al Director Ejecutivo en la selección de cada custodio estableciendo como parámetro el buen manejo en la segregación de tareas como medida de control interno. D. El custodio de cada caja menuda deberá ser asegurado mediante una fianza con cargo a su respectiva corporación, de manera que quede protegido contra cualquier eventualidad que afecte los fondos de caja menuda, tales como pérdidas 0 robos. E. La División de Finanzas proveerá los formularios para la solicitud de reembolso de dinero con cargo a la caja menuda, así como la hoja de reconciliación (informe de gastos), y REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 23 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales recibos pre numerados que respondan a cada reembolso. F. Las reconciliaciones de caja menuda deberán ser entregadas mensualmente al Departamento de Finanzas para su respectivo reembolso de gastos y el reconocimiento del gasto en el mes en que se incurrieron dichos gastos. G. Será responsabilidad del Director Ejecutivo establecer por escrito el monto 0 cantidad máxima del fondo disponible en cada caja menuda, hasta un máximo de mil dólares ($1,000). Cualquier aumento 0 disminución en la cantidad máxima del fondo deberá ser notificado por escrito al Departamento de Finanzas, para su acción correspondiente. H. Tomando en consideración el límite establecido en el fondo de la caja menuda de cada corporación, se emitirá un cheque a nombre del encargado de administrar el fondo. Al agotarse los mismos, deberá hacerse un informe de gastos previo a la solicitud de expedición de un nuevo cheque. I. Se dispone que sólo podrá desembolsarse hasta un máximo de ciento cincuenta dólares ($150) por transacción. Cualquier gasto en exceso de la cantidad antes referida deberá ser acompañado de un memorando explicativo firmado por el Director Ejecutivo. J. Las solicitudes de reembolso deberán incluir un recibo de la compra efectuada, con evidencia de la fecha en que se llevó a cabo la transacción. La compra del bien objeto del reembolso podrá realizarse en efectivo, cheque, tarjeta de crédito O tarjeta de débito. La petición de reembolso deberá presentarse ante el encargado de caja menuda para su debido procesamiento no más tarde de dos (2) días laborales computados a partir de la fecha de la adquisición del bien, según evidenciado en el recibo de compra. No se emitirá reembolso alguno que no sea peticionado dentro del término dispuesto en el presente inciso. K. El Departamento de Finanzas deberá realizar auditorías periódicas siguiendo las normas generalmente aceptadas en la contabilidad gubernamental para la realización de este tipo de intervención. El informe surgido de esta intervención será sometido al Director Ejecutivo con las recomendaciones pertinentes para su evaluación y acción correspondiente.