Proceso de evaluación de propuestas

Las propuestas se entregarán al Comité Evaluador al cumplirse la fecha límite para la entrega de propuestas de conformidad con las instrucciones contenidas en el RFP. Cuando reciba las propuestas, el Comité Evaluador seguirá el procedimiento que se indica a continuación. A. En la fecha establecida para recibir las propuestas, el Secretario de la Junta de Subastas anotará las propuestas recibidas en el libro de actas de la Junta de Subastas y abrirá todas las propuestas. B. Las propuestas no se leerán en público. Al momento de abrir las propuestas solamente se anunciará la identidad de los proponentes. Toda propuesta, evaluación, discusión y negociación se mantendrá confidencial durante el proceso de evaluación y negociación hasta la firma del contrato. Durante ese período solamente los miembros de la Junta y del Comité Evaluador tendrán acceso a las propuestas y a los resultados de la evaluación. C. Las propuestas se evaluarán a la luz de los criterios de evaluación. La Junta, a la luz de las recomendaciones vertidas por el Comité Evaluador, podrá seleccionar una 0 más de las propuestas que considere que mejor sirve(n) los intereses de la Corporación y sus subsidiarias. Cuando se reciba 0 seleccione una sola propuesta, la Junta, con la ayuda del Comité Evaluador, seguirá los procedimientos descritos en el inciso F del presente Artículo. En todo otro caso, la Junta y el Comité evaluarán las propuestas a base de los criterios de evaluación para determinar cuáles propuestas están dentro de los márgenes de selección establecidos. El Comité Evaluador podrá sostener discusiones y negociar con los proponentes cuyas ofertas estén dentro de los márgenes de selección establecidos. Se entenderá que una oferta está dentro del margen de selección establecido cuando la misma cumple con las especificaciones y, a juicio de la Junta y el Comité Evaluador, tiene alta probabilidad de ser seleccionada por proponer los mejores precios y/o los términos y condiciones más beneficiosos para la Corporación y sus subsidiarias. D. Si la Junta y el Comité Evaluador han decidido sostener discusiones y negociaciones, éstas se conducirán siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: 1. La Corporación y sus subsidiarias mantendrán la confidencialidad de todas las discusiones y negociaciones, las cuales se llevarán a cabo con cada proponente por REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 28 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales separado. Con anterioridad a la adjudicación del contrato, no se discutirá la información relacionada con una propuesta 0 su evaluación con persona alguna, excepto con el proponente que la sometió y el personal involucrado en el proceso de evaluación y selección. 2. Ninguna declaración 0 acción del Comité Evaluador, ni de ningún empleado 0 funcionario durante las discusiones y negociaciones obligará a la Corporación y sus subsidiarias de forma alguna. 3. Se invitará a los proponentes cuyas ofertas estén dentro de los márgenes de selección establecidos a reuniones individuales privadas con el Comité Evaluador para tratar cualquier aspecto de su propuesta y contestar preguntas. El Comité Evaluador determinará el contenido y el alcance de las reuniones que sostendrá con los proponentes, a base del contenido y las circunstancias de la propuesta. El propósito de las reuniones será aclarar cualquier duda sobre los requisitos del RFP y confirmar que se entienden los términos del contrato; mejorar los aspectos técnicos и otros aspectos de la propuesta para garantizar que se cumpla con los requisitos de especificaciones y desempeño y/o reducir el precio; tratar la base del precio propuesto; y discutir cualquier otro detalle pertinente de la propuesta de forma que se obtenga una mejor propuesta. 4. Todos los proponentes cuyas ofertas estén dentro de los márgenes de selección establecidos tendrán una oportunidad para discutir su propuesta. De entenderlo procedente, el Comité Evaluador podrá brindar la oportunidad revisar la propuesta, conforme a los criterios provistos en el RFP correspondiente. Las discusiones se basarán en los datos y circunstancias de cada propuesta, conforme se describen en el párrafo que antecede. 5. La Junta, con la ayuda del Comité Evaluador establecerá procedimientos e itinerarios para las discusiones y para el control de las reuniones; procurará aclarar cualquier aspecto de la propuesta, así como los términos y condiciones de la misma; brindará al proponente una oportunidad razonable para someter cualquier modificación de precio 0 costo, aspectos técnicos 0 cualquier otro aspecto de su propuesta que pueda REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 29 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales resultar de las discusiones; y llevará un registro de la fecha, hora, lugar y contexto general de las reuniones y de las personas que asistieron a las mismas. 6. Después de cada entrevista 0 reunión con un proponente, el Comité Evaluador requerirá a éste que confirme por escrito la aclaración de una propuesta discutida en reunión. 7. A discreción de la Junta 0 del Comité Evaluador las discusiones y negociaciones podrán llevarse a cabo, en su totalidad 0 en parte, mediante comunicaciones escritas, sin que medien reuniones 0 entrevistas personales. E. Una vez el Comité Evaluador reciba las propuestas revisadas, podrá llevar a cabo discusiones y negociaciones adicionales con los proponentes, siempre y cuando se determine que dichas las mismas sirven los mejores intereses de la Corporación y sus subsidiarias. F. No se requerirán discusiones orales 0 escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, 0 a base de experiencia previa en torno al costo del producto 0 servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el costo total más bajo para la Corporación y sus subsidiarias a un precio justo y razonable, siempre que la solicitud de propuestas selladas (RFP) haya notificado a todos los licitadores sobre la posibilidad de que el contrato se adjudicara sin discusiones. Cuando se reciba solamente una propuesta, se podrán continuar las negociaciones según dispuesto en este Atículo, si la Junta y el Comité consideran que sería beneficioso hacerlo para la Corporación y sus subsidiarias. G. En todo proceso la solicitud de propuestas selladas (RFP), la Junta y el Comité podrán rechazar las propuestas recibidas 0 cancelar el RFP cuando determinen que no redundan en el mejor interés de la Corporación y sus subsidiarias.