de la Junta de Subastas

El Secretario tendrá las siguientes funciones y deberes: A. En coordinación con el Presidente de la Junta de Subastas, el Secretario preparará la agenda, el calendario de reuniones y citará las reuniones de la Junta. B. Mantendrá un control y será custodio de todos los documentos de las subastas, conforme a la reglamentación aplicable sobre conservación de documentos, incluyendo nombre completo de los licitadores, representantes autorizados, dirección postal, física y electrónica, números de identificación patronal, de teléfono, de facsímile y toda otra información pertinente. C. Asistirá a todas las reuniones y subastas de la Junta para levantar actas. D. Redactará y firmará las actas de las reuniones para someterlas a los miembros para su aprobación. Mantendrá al día un libro de actas con índice en orden numérico por subasta, utilizando medios electrónicos adecuados. E. Revisará los anuncios de subasta para su publicación con la información requerida, obtendrá la firma del Presidente de la Junta de Subastas, gestionará la publicación de los anuncios en la página cibernética y los verificará. F. Conservará en el expediente de la subasta copias de los anuncios digitales publicados, con la fecha. REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 34 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales G. Revisará las invitaciones a subastas con la información requerida, las enviará y conservará evidencia de su envío a cada licitador invitado. H. Custodiará las ofertas presentadas hasta la fecha y hora fijada para la apertura de los pliegos de subasta. I. Preparará el expediente para cada subasta. J. Distribuirá a los miembros de la Junta la agenda y los documentos, previo a cada reunión. K. Certificará la existencia de quórum en las reuniones de la Junta. L. Contestará correspondencia de la Junta, según se le instruya. M. Preparará y emitirá todas las certificaciones de la Junta. N. Redactará, tramitará y dará seguimiento a las directrices de la Junta. 0. Preparará proyectos de resolución. P. Realizará cualquier tarea adicional que le asigne el Presidente de la Junta de Subastas