Interpretación y definiciones

Corresponderá en primera instancia al Director Ejecutivo de la Corporación interpretar las disposiciones de este Reglamento para resolver cualquier controversia con relación a sus disposiciones 0 situaciones no previstas en el mismo. Todo término utilizado para referirse a una persona 0 puesto se refiere a ambos géneros. Las palabras y frases serán interpretadas según el contexto en que sean utilizadas y tendrán el significado sancionado por el uso común y corriente, salvo cuando se disponga lo contrario. Los términos incluidos en el siguiente listado tendrán el significado que se incorpora a continuación: REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 2 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales A. adquisición Acción de comprar equipo, materiales y servicios no profesionales mediante cualquiera de los métodos reconocidos y autorizados bajo este Reglamento. Los términos "compra" y "adquisición" podrán utilizarse indistintamente en los documentos oficiales. B. aviso de cambio Documento oficial expedido por el Departamento de Servicios Generales de la Corporación que introduce modificaciones 0 enmiendas a los términos 0 condiciones de la orden de compra con posterioridad a su expedición u otorgamiento. C. bienes Equipos, mobiliario, vehículos, materiales, suministros y artículos que este Reglamento autoriza a adquirir para beneficio de la Corporación. D. Comité Evaluador Se refiere al grupo de dos (2) 0 más empleados designados por el Director Ejecutivo para, con asistencia de la Junta de Subastas, evaluar las propuestas presentadas por los participantes de un RFP y negociar con aquellos proponentes que se determine están dentro de los márgenes de selección establecidos. E. Comité Técnico Se refiere al grupo de dos (2) 0 más empleados designados por el Departamento de Servicios Generales 0 la Junta de Subastas, según aplique, para asistir y asesorar en el proceso de selección de cotizaciones, ofertas 0 adjudicación de subastas, por tratarse de un tipo de compra altamente técnica 0 especializada que amerite asistencia de personal con conocimiento en la materia objeto del proceso adquisitivo. Sus miembros no interactúan con proponentes ni pueden negociar con éstos detalles de sus ofertas. F. contrato Documento suscrito por el Director Ejecutivo 0 su representante autorizado, en representación de la Corporación O alguna de sus subsidiarias, y el licitador agraciado, proveedor 0 suplidor para formalizar la adquisición con las especificaciones y condiciones acordadas, y que cumpla con todas las formalidades requeridas por ley para que una instrumentalidad pública pueda obligarse legalmente. G. Corporación Se refiere a la Corporación de las Artes Musicales. H. cotización Oferta por escrito de precios y condiciones de un bien 0 servicio no profesional, que responde a una solicitud por parte de la Corporación 0 alguna de sus subsidiarias. I. Director Ejecutivo Se refiere al Director Ejecutivo de la Corporación. REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 3 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales J. Departamento de Finanzas Se refiere al Departamento de Finanzas de la Corporación. K. Departamento de Servicios Generales Se refiere al Departamento de Servicios Generales de la Corporación, encargado de efectuar las transacciones de adquisición de bienes 0 servicios de la Corporación y sus subsidiarias. L. emergencia Suceso 0 situación de naturaleza excepcional que ocasione una necesidad inesperada e imprevista y que requiera una adquisición de bienes con carácter de urgencia por estar en riesgo la vida, la salud 0 la seguridad de una 0 más personas, la propiedad, las operaciones o los servicios de la Corporación 0 sus subsidiarias. No se considerarán necesidades inmediatas aquellas circunstancias surgidas como consecuencia de dilación u olvido administrativo 0 del solicitante. M. equipo Comprende todos los bienes muebles que pueden usarse, sin cambiar de naturaleza 0 consumirse. N. especificaciones Conjunto de términos, condiciones y características físicas, funcionales, estéticas 0 de calidad para cada renglón de los bienes y servicios a adquirirse utilizado como referencia para su adquisición y evaluación, y que los licitadores 0 proveedores deberán satisfacer al presentar sus ofertas. 0. fecha de depósito en el correo La fecha indicada en el comprobante de certificación de envío por correo certificado emitido por el servicio postal. P. fianza de licitación (bid bond) Garantía que se requerirá a todos los licitadores en una subasta para garantizar el cumplimiento de la oferta de conformidad con lo dispuesto en este Reglamento. El monto de dicha garantía deberá ser igual al cinco porciento (5%) de la oferta presentada. Q. fianza de ejecución y pago (payment & performance bond) Garantía que se le requiere al licitador agraciado en una subasta 0 al proponente seleccionado en una solicitud de propuestas selladas (request for proposal) como parte del procedimiento de formalización del contrato para asegurar el cumplimiento del mismo de conformidad con lo dispuesto en este Reglamento. El monto de dicha garantía deberá ser igual al cien porciento (100%) de la oferta adjudicada. R. invitación a subasta Solicitud directa e individual dirigida a uno de varios licitadores REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 4 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales mediante la cual se invita a someter una oferta para proveer bienes y/o servicios cuyo contenido está determinado por este Reglamento. S. Junta de Directores Cuerpo rector encargado de gobernar y administrar la Corporación y sus subsidiarias de acuerdo a las facultades y deberes definidos en su ley orgánica, según enmendada, y reglamentos aplicables. T. Junta de Subastas Conjunto de empleados 0 funcionarios designados por el Director Ejecutivo de la Corporación que serán responsables de evaluar y adjudicar las subastas para la adquisición de bienes y/o servicios, según dispuesto en este Reglamento. U. licitador Persona natural 0 jurídica inscrita en el Registro Único de Licitadores que participa en un proceso de compra directa 0 subasta presentando una oferta. V. licitador agraciado Licitador a quien se le adjudique la buena pro en una 0 más partidas 0 renglones de una subasta 0 una compra directa. W. materiales Objetos 0 suministros que se entiendan son necesarios para el desempeño de un trabajo, la prestación de un servicio 0 para la realización de una obra, y que al usarse puede cambiar de naturaleza 0 consumirse. X. orden de compra Documento oficial que emite el Departamento de Servicios Generales conforme a este Reglamento, para formalizar los acuerdos entre la Corporación y/o sus subsidiarias y el proveedor para la adquisición de bienes de conformidad con las especificaciones contenidas en la requisición. Y. oferta Cotización que presenta un licitador para proveer bienes y/o servicios, que debe cumplir con las especificaciones y, además, incluir el nombre y los datos relacionados a la persona autorizada a someter la misma, así como la dirección comercial, física y postal, el número de identificación patronal, el teléfono, el correo electrónico y el facsímile del licitador. Z. oficial comprador Funcionario o empleado autorizado 0 designado por autoridad competente para efectuar transacciones de adquisición a nombre y en representación de la Corporación de conformidad con las normas aplicables. AA. pago en trade-in Modalidad de pago para la adquisición de un bien a cambio de entregarle al vendedor 0 proveedor otro bien, usualmente de naturaleza similar, cuyo REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 5 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales valor ha sido determinado previamente y que se acredita como pago parcial de la adquisición. BB. permuta Modalidad de adquisición que permite entregar un bien a cambio de otro de igual 0 distinta naturaleza, con valor similar, sin que se requiera otra compensación para satisfacer la adquisición. CC. pliego de subasta Documento que se entrega a los licitadores interesados en cotizar para proveer bienes y/o servicios por medio de una subasta y en el que se incluyen todas las especificaciones, condiciones e instrucciones para la licitación. DD. Presidente -Persona designada por el Director Ejecutivo para presidir la Junta de Subastas. EE. presubasta Reunión que se puede celebrar antes de la subasta con la participación de los licitadores y personal que la Junta de Subastas consideren necesarios para aclarar dudas que presenten los licitadores sobre los términos y condiciones de las especificaciones. FF. proveedor 0 suplidor Persona natural 0 jurídica que está dispuesta y tiene la capacidad para servir un bien y/o servicio en el momento y bajo las condiciones y especificaciones que se solicitan. GG. Registro Único de Licitadores Es el registro de suplidores 0 fuentes de abasto en el cual constan las personas naturales 0 jurídicas autorizadas a contratar con el gobierno de Puerto Rico por haber cumplido con los requisitos establecidos, y que la Corporación y sus subsidiarias vienen obligadas a utilizar por virtud de ley. HH. renglón Categoría de bienes afines y agrupados, cuyas especificaciones le distingue sustancialmente de cualquier otra, requiriendo que se identifique separadamente de las demás por sus peculiaridades, conforme a los mejores intereses de la Corporación y sus subsidiarias. II. Secretario Persona designada por el Director Ejecutivo para fungir como Secretario de la Junta de Subastas. JJ. solicitud de propuestas selladas Invitación formal que se expide a personas naturales 0 jurídicas para que concursen sometiendo propuestas selladas para suministrar los REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 6 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales bienes 0 realizar los servicios requeridos en la invitación, y en que se autoriza la negociación individual respecto a los términos, condiciones, calidad, solución 0 precios, 0 combinación de factores, para obtener lo más ventajoso para la Corporación y sus subsidiarias. Este término y la forma de adquisición homónima también se conoce popularmente como "RFP," por las siglas del término en inglés Request for Proposal, y ambos se utilizan indistintamente en este Reglamento. KK. requisición Documento con formato pre-establecido utilizado para solicitar la adquisición de bienes y/o servicios al Departamento de Servicios Generales, según lo dispuesto en este Reglamento. LL. servicios no profesionales Servicios cuya prestación principal consiste del producto de la labor en la cual no se requieren conocimientos, destrezas, ni habilidades especializadas 0 profesionales. En la prestación de estos servicios entran factores adicionales al trabajo humano. Bajo estas categorías están incluidos servicios misceláneos prestados por empresas, tales como servicios de mantenimiento y reparación de equipos 0 estructuras, preparación de alimentos (catering), mensajería, arrendamiento financiero (lease), entre otros. MM. solicitante Empleado 0 funcionario que solicita la adquisición de bienes y/o servicios a tenor con lo establecido en este Reglamento. NN. subasta Procedimiento mediante el cual se solicitan ofertas para la adquisición de bienes y/o servicios no profesionales, en forma competitiva bajo condiciones y especificaciones establecidas por la Corporación 0 sus subsidiarias. 00. subsidiarias Se refiere a la Corporación de las Artes Escénico-Musicales, a la Corporación de la Orquesta Sinfónica de Puerto Rico; y a cualquiera otra corporación subsidiaria a la Corporación que surgiera en virtud de ley con posterioridad a la aprobación de este Reglamento. PP. tarjeta de crédito Producto bancario sujeto a diversas condiciones y a un margen crediticio expedido a nombre de funcionarios o empleados autorizados, que forma parte de una cuenta de crédito general de la Corporación y que permite al funcionario autorizado pagar por bienes y servicios. REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 7 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales QQ. tarjeta de débito Producto bancario expedido a nombre de funcionarios 0 empleados autorizados para pagar bienes y servicios, sujeto a diversos límites y condiciones, debitando el pago de una cuenta de depósito establecida por la Corporación para tales fines. RR. tarjetahabiente Empleado 0 funcionario público a quien el Director Ejecutivo le delegó el uso de una tarjeta de crédito 0 débito con el fin de adquirir bienes 0 materiales para la Corporación y/o sus subsidiarias. SS. único proveedor disponible - Se refiere a aquella situación en que hay una sola persona natural 0 jurídica que está capacitada y dispuesta a suplir el bien 0 prestar el servicio que se interese, en el momento y bajo las condiciones en que se solicita.