Gestión de adquisición

A. El Departamento de Servicios Generales tiene el propósito de orientar, agilizar y viabilizar las adquisiciones de los bienes y/o servicios que le sean requeridos utilizando las formas de adquisiciones aquí dispuestas. B. El Director del Departamento de Servicios Generales será responsable de fomentar y asegurarse de la implementación de los principios y políticas generales aplicables a todos los procesos de adquisición. C. La gestión de adquisición se inicia cuando el solicitante interesado en realizar la misma remite una requisición al Departamento de Servicios Generales utilizando los medios establecidos para este propósito. D. El solicitante es responsable de proveer al Departamento de Servicios Generales los datos técnicos, condiciones especiales y toda otra información necesaria que deberá incluirse en los pliegos de subasta u órdenes de compra de los bienes y/o servicios cuya adquisición solicita. El solicitante proveerá la información por escrito mediante los medios establecidos para este propósito, e incluirá una breve descripción de las necesidades que justifican la adquisición así como un estimado de su costo. E. Al realizar una adquisición, el Departamento de Servicios Generales sólo podrá variar 0 modificar las características, condiciones O especificaciones del bien requerido luego de consultar y obtener el consentimiento escrito del solicitante, el cual podrá solicitarse y autorizarse por medios electrónicos (e.g., facsímile o correo electrónico). F. La solicitud para la adquisición de bienes y/o servicios se hará al Departamento de REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 11 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales Servicios Generales mediante un formulario de requisición, el cual deberá ser consistente y consecuente con lo dispuesto en este Reglamento. G. Para solicitar una adquisición el solicitante deberá cerciorarse de contar con los fondos necesarios en las partidas presupuestarias correspondientes a la Corporación 0 alguna de sus subsidiarias, según aplique, e incluir los costos a incurrirse en transportar equipo 0 materiales adquiridos, cuando sean aplicables. La requisición a esos efectos deberá incluir un precio total estimado e identificar la cuenta o cuentas que se utilizarán para realizar el pago y la aprobación del supervisor correspondiente 0 su representante autorizado. Si las cotizaciones que recibieran exceden el precio total estimado en un veinticinco por ciento (25%), el Departamento de Servicios Generales deberá informarlo al Director Ejecutivo y obtener su autorización escrita para proceder con la compra si el presupuesto disponible lo permite. Dicha autorización podrá solicitarse y concederse por medios electrónicos (e.g. facsímile 0 correo electrónico). H. Si el estimado del costo de la adquisición excediera los ciento noventa y cinco mil dólares ($195,000), el Departamento de Servicios Generales, luego de cerciorarse de que el solicitante ha incluido todos los documentos necesarios y obtenido las certificaciones y aprobaciones requeridas, referirá la compra a la Junta de Subastas. Ello no impide que el Departamento de Servicios Generales, en aquellas circunstancias en que se entienda meritorio, gestione la obtención de cotizaciones para efectos de corroborar la certeza del estimado de costo indicado por el solicitante, previo a remitir la adquisición a la Junta de Subastas. I. Las compras remitidas a la Junta de Subastas deberán incluir una certificación de disponibilidad de fondos emitida por la Oficina de Finanzas basada en los costos estimados de adquisición provistos por el solicitante mediante un informe detallado. La certificación de fondos incluirá el número de partida asignada y será tramitada por el solicitante. La Oficina de Finanzas podrá certificar la disponibilidad de una cuantía de hasta un veinticinco porciento mayor al costo estimado. Tal cuantía servirá como límite monetario para la adjudicación de la subasta, disponiéndose que en caso de ningún participante licite dentro del límite establecido, la subasta será declarada desierta y la adquisición deberá tramitarse como una compra directa, conforme a lo establecido en el Artículo 8 (A)(I) de este Reglamento. REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 12 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales J. El Departamento de Servicios Generales 0 la Junta de Subastas, según corresponda, podrá nombrar un Comité Técnico que participe en la evaluación técnica de las ofertas presentadas por suplidores, por iniciativa propia, previa consulta con el solicitante, 0 a petición de éste. K. El Departamento de Servicios Generales 0 la Junta de Subastas, según corresponda, ejercerá debido cuidado en la selección del suplidor utilizando los siguientes criterios: a) experiencias en compras anteriores; b) que sus ofrecimientos guarden uniformidad y armonía con los materiales, servicios y equipos existentes; c) que sus ofrecimientos cumplan a cabalidad con los requisitos del solicitante, según indicados en la requisición, d) razonabilidad del precio ofrecido, e) servicio y garantía del equipo, y f) condiciones de entrega. El Departamento de Servicios Generales no tendrá que identificar los suplidores cuando el solicitante provea las referidas tres cotizaciones escritas, pero tendrá la responsabilidad de evaluar y aprobar la validez de la información suministrada y evaluar a los suplidores identificados por el solicitante, conforme a los criterios expresados en este apartado. L. Antes de emitir una orden de compra, el Departamento de Servicios Generales verificará y documentará la adjudicación del costo al fondo 0 partida presupuestaria junto al Departamento de Finanzas, conforme a las normas establecidas, disponiéndose que en los casos remitidos a la Junta de Subastas el solicitante será el encargado de tramitar la certificación de disponibilidad de fondos, según establecido en el Inciso I del presente Artículo. M. La adquisición será solicitada formalmente por el Departamento de Servicios Generales al suplidor seleccionado mediante la emisión de una orden de compra en que se expresen los términos y condiciones establecidos con el suplidor. Dicha orden será emitida de conformidad con las normas y procedimientos internos dispuestos por la Corporación para esos fines, los cuales serán consistentes y consecuentes con este Reglamento. N. Las compras mediante pago por adelantado, serán tramitadas por el Departamento de Servicios Generales, en coordinación con el Departamento de Finanzas, contra el fondo en la partida correspondiente. Para realizar dichos pagos se emitirá la orden de compra la cual se enviará al suplidor con el pago. 0. Cuando surjan circunstancias no previstas que ameriten cambios, ya sea en precios, REGLAMENTO DE COMPRAS CORPORACIÓN DE LAS PÁGINA 13 DE 52 CERTIFICACIÓN NÚMERO 05-2015 Artes Musicales cantidad, especificaciones u otras condiciones, el Director del Departamento de Servicios Generales 0 el comprador en quien éste delegue el caso, previa consulta con el solicitante, expedirá un aviso de cambio a la orden de compra emitida. P. En determinados casos, como es el caso de contratos anuales, por ejemplo, podrán expedirse órdenes de compra abiertas (conocidas como "Ordenes Maestras"), en virtud de las cuales el suplidor provea materiales 0 servicios no profesionales mediante múltiples entregas parciales a un costo unitario predeterminado. Esto estará sujeto a liquidarse mediante pagos parciales por el importe de cada entrega recibida 0 por facturación mensual, según sea acordado. Parte II. COMPRAS DIRECTAS