Departamentos

El Concesionario pondrá a disposición y permitirá el acceso de la OCIF al: 1. Departamento de Contabilidad Los examinadores analizarán las transacciones financieras, los formularios, la información de contabilidad comúnmente denominadas "auditoría de ingresos de sala de juegos", las auditorías diarias del "cage", el control de documentos y verificación de las firmas. 2. Cage Los examinadores corroborarán la custodia de TITO's, el dinero en efectivo 0 su equivalente, los cheques de clientes, y aquellos documentos y registros relacionados normalmente con la operación del Cage, así como las demás funciones asignadas en el Reglamento de Juegos de Azar. 3. Departamento de Vigilancia Los examinadores examinarán el cumplimiento del Concesionario con las disposiciones establecidas para este Departamento en el Reglamento de Juegos de Azar y además, corroborar que cumple conlas siguientes: (a) Funciones Departamento de Vigilancia (i) El Departamento de Vigilancia hará el monitoreo encubierto constante en cuanto al manejo y operación de las mesas de juego, las tragamonedas, el cage, la recaudación y recuento de los depósitos en los juegos de mesa y tragamonedas, la circulación de dinero 31 en efectivo, fichas y todo activo de la Sala de Juegos según establecido en el Reglamento de Juegos de Azar, así como las actividades previstas o imprevistas que ocurran en la Sala de Juegos. (ii) Las entradas al Departamento de Vigilancia no podrán ser visibles desde la Sala de Juegos y el Departamento de Vigilancia será inaccesible a cualquier empleado y al público en general. Cuando haya que pasar por la Sala de Juegos para tener acceso al cuarto de vigilancia, la División de Juegos de Azar deberá aprobar las rutas de acceso, copia de las cuales se entregarán a la OCIF. (iii) El Director u Oficial de Vigilancia o algún empleado que responda directamente al Gerente General, Junta de Directores o cuerpo similar podrá ser el supervisor del Departamento de Vigilancia. Dicho empleado no dará cuentas a cualquier autoridad en 0 por debajo del nivel de Gerente General, ni al director de la Sala de Juegos, ni al empleado a cargo de la Sala de Juegos, ni al director o a la persona a cargo de la seguridad de la propiedad. (iv) Todo empleado del Departamento de Vigilancia será adiestrado específicamente en normas de BSA y en el manejo de los programas de vigilancia. (v) El Concesionario no puede subcontratar la función del Departamento de Vigilancia a terceras personas y se asegurará que los sistemas de vigilancia y la seguridad de la Sala de Juegos no sean puestos en peligro por el empleo de algún ex empleado del Departamento de Vigilancia en esa posición en particular. Además, se asegurará que el conocimiento del ex-empleado del Departamento de Vigilancia no facilite la comisión de actos ilegales o el encubrimiento de dichos actos 0 errores. (vi) El Concesionario permitirá a la OCIF acceso al Departamento de Vigilancia y pondrá a disposición de la OCIF el registro de visitas del Departamento de Vigilancia y velará que el mismo cumpla con los requisitos establecidos en el Reglamento de Juegos de Azar. (vii) El Departamento de Vigilancia se encargará de que todas las áreas de la Sala de Juego tienen la iluminación adecuada donde se requiera el uso de cámaras de circuito cerrado. Además, el Departamento de Vigilancia tendrá todos los equipos y materiales necesarios que requiera la División de Juegos de Azar para el desarrollo eficaz de las actividades que se realizan en dicho departamento. (viii) El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF el registro de fotos de todos los empleados del cuarto de vigilancia. (ix) El Concesionario enviará a la OCIF copia del diagrama actualizado de la Sala de Juegos que envíe a la División de Juegos de Azar sobre la ubicación de todas las cámaras de seguridad, el número de las cámaras y detalles de las áreas cubiertas. Lo enviará además a la OCIF cada vez que realice cambios en el mismo. (x) El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF los procesos para detectar y la detección de, las trampas, robos, desfalcos, otras actividades ilegales en la Sala de Juegos, la presencia de toda persona que constituya un entorpecimiento para la operación de la Sala de Juegos, afecte 0 moleste el bienestar y la tranquilidad de los asistentes 0 empleados de 32 la sala de juego, o represente un riesgo para la integridad y seguridad de la Sala de Juegos; y los procesos para la grabación de las actividades ilegales 0 inusitadas que se observen. (xi) El Concesionario pondrá, a disposición de la OCIF el registro de vigilancia manual 0 electrónico donde están anotadas todas las actividades de vigilancia que se llevan a cabo desde cada cuarto de vigilancia, según establecidas en el Reglamento de Juegos de Azar. (xii) El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF el registro de reparación y mal funcionamiento y cumplirá con los requisitos mínimos establecidos en el Reglamento de Juegos de Azar. (xiii) El día de conteo de la Compañía se requerirá que hayan dos (2) empleados en el Departamento de Vigilancia. (b) Sistema de Circuito Cerrado (i) El Concesionario tendrá instalado en su Sala de Juegos, bajo el control del Departamento de Vigilancia, un Sistema de Circuito Cerrado de Televisión ("SCCTV") aprobado por la División de Juegos de Azar y conforme a las especificaciones provistas en el Reglamento de Juegos de Azar. (ii) El Concesionario proveerá acceso a los examinadores al cuarto del SCCTV. Cualquier otra persona deberá cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento de Juegos de Azar para tener acceso al SCCTV. Todo Concesionario que aun teniendo un SCCTV el mismo no cumple con todos los requisitos que se exigen en esta Sección, podrá solicitar de la Compañía la concesión de un período razonable para realizar aquellos ajustes que sean necesarios para cumplir a cabalidad con los requisitos del SCCTV aquí dispuestos. Copia de dicha solicitud será enviada inmediatamente a la OCIF. (iii) El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF el control interno aprobado por la División de Juegos de Azar sobre el personal autorizado a acceder al cuarto de vigilancia y cumplirá con el mismo. El Concesionario permitirá que los examinadores de la OCIF utilicen el cuarto de vigilancia y el equipo y materiales que sean requeridos por la OCIF para el desempeño efectivo de sus funciones. (iv) Todo Concesionario y personal del Departamento de Vigilancia del Concesionario cumplirá con cualquier petición del Comisionado en la cual se solicita al Concesionario que actúe sobre cualquiera de las siguientes: (aa) Proyectar en cualquiera de los monitores cualquier actividad 0 evento que sea posible captar por el SCCTV; (bb) Proveer copia del video y, si aplica, una grabación de audio, y tomar una fotografía de cualquier evento que sea posible captar por el SCCTV disponiéndose que: 33 El Concesionario deberá preservar y guardar cada grabación 0 fotografía, según sea requerido por la OCIF y la OCIF tendrá acceso a toda grabación O fotografía. (v) El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF el programa de mantenimiento preventivo y el programa de mantenimiento rutinario para limpiar las cámaras requerido por el Reglamento de Juegos de Azar. (vi) El Concesionario cumplirá con las disposiciones mínimas contenidas en el Reglamento de Juegos de Azar para el SCCTV. Además de lo dispuesto en el Reglamento de Juegos de Azar: (aa) Todas las cámaras del SCCTV estarán equipadas con lentes de magnificación suficiente que permitan distinguir claramente el valor, denominación 0 color de las fichas de juego, las cartas, los billetes y los caracteres en los carretes de las tragamonedas; (bb) El SCCTV capta claramente cada cara de toda tragamonedas con suficiente claridad para identificar los créditos acumulados y la cantidad del premio. (cc) La cobertura de los contadores de billetes y las áreas de sortear y almacenar los billetes tienen que ser suficientemente claras para observar además, los billetes que fueron almacenados en el "pigeon box". (dd) El SCCTV capta el movimiento de dinero en las mesas de juego y las tragamonedas, el movimiento y almacenaje de efectivo y fichas, y el movimiento de los carretones en la Sala de Juegos durante el recaudo; (ee) Capta los "key boxes" y "automated key systems", que contengan las llaves importantes del Casino; (ff) El área de almacenamiento de documentos de contabilidad y operaciones del Casino, área de la bóveda, cuarto del técnico de tragamonedas, y cuarto del servidor. (gg) El sistema electrónico del SCCTV y las fuentes de respaldo serán verificadas por el Concesionario para garantizar su buen funcionamiento por lo menos una (1) vez al año. (vii) El Departamento de Vigilancia tendrá los sistemas de grabación digital (DVR) y cumplirá con lo establecido en el Reglamento de Juegos de Azar. Además, el mismo grabará la señal de circuito cerrado producida por cualquier cámara del sistema. Por lo menos, para cada sistema de videograbación o grabación digital (DVR): (aa) Cuando se use videovigilancia digital, las imágenes digitales deberán captarse y reproducirse por lo menos a 24 cuadros por segundo. (bb) Además, el Concesionario suministrará equipo y programas de producción y tratamiento de imágenes para aquellos lugares que especifiquen la División de 34 Juegos de Azar y el Comisionado, a fin de permitir que las imágenes captadas por el Concesionario sean vistas por la División de Juegos de Azar y el Comisionado. (cc) Si se autoriza por la Compañía que todas las grabaciones digitales (DVR) estén localizadas en otro lugar que no sea en el cuarto del SCCTV, el Concesionario entregará copia de dicha autorización a la OCIF y permitirá la entrada de los representantes de la OCIF a dicho lugar. (dd) La OCIF podrá requerir que el Concesionario guarde 0 retenga cualquier grabación por un periodo mayor de quince (15) días a partir de su grabación, por razones de seguridad 0 cualquier otra razón. (ee)Toda grabación que se considere prueba judicial será manejada conforme a las normas básicas de cadena de custodia de pruebas judiciales. (ff) El Concesionario notificará a la OCIF copia de cualquier requerimiento oficial de retención, emitido por cualquier agencia estatal O federal, dentro de un plazo de setenta y dos (72) horas o el término dispuesto para su entrega, lo que sea menor. No será necesario remitir copia de la grabación a la OCIF a menos que ésta así lo requiera. (gg) La Compañía o la OCIF no vendrán obligadas a proveer copia de las grabaciones, videos, audio 0 documentación obtenida por la División de Juegos o la OCIF bajo esta sección, salvo mediante orden judicial a tales efectos, excepto cuando otra cosa se disponga por ley local 0 federal. 4. Departamento de Seguridad (a) Cumplimiento (i) El Concesionario cumplirá con los requisitos establecidos para el Departamento de Seguridad y sus empleados establecidos en el Reglamento de Juegos de Azar. (ii) Además, el personal seleccionado por el Solicitante de Licencia para ofrecer servicios de seguridad en la Sala de Juegos, será empleado del Solicitante. Previo a la contratación del personal para ofrecer servicios de seguridad al Casino, el Solicitante someterá a los posibles empleados a un riguroso escrutinio de su historial personal, antecedentes penales y entereza moral. Una vez el Casino comience sus operaciones, someterá a sus empleados de seguridad al escrutinio por lo menos cada seis (6) meses. (iii) El Departamento cumplirá con los procesos establecidos en el Reglamento de Juegos de Azar para llevar a cabo el inventario y reconciliación de las cartas y dados utilizados diariamente. (iv) Diariamente, al abrir la Sala de Juegos, el Departamento de Seguridad hará un inventario de las cartas y dados que saca del almacén para distribuir a las mesas. Dicho inventario tendrá que contener las cartas y dados en almacén el día antes y las que está 35 distribuyendo por color a cada una de las mesas, conforme a procedimiento establecido en el Reglamento de Juegos de Azar. Dicho inventario será puesto a disposición de la OCIF. (v) Al concluir la jornada de juegos, el Departamento de Seguridad inspeccionará los sobres que le sean devueltos con cartas usadas, cartas de reserva, con sellos y sin sellos rotos, y los dados, y llenará un formulario en el que detallará el proceso y los resultados de la inspección, conforme a procedimiento establecido en el Reglamento de Juegos de Azar. Dicho formulario será puesto a disposición de la OCIF. (vi) El Departamento de Seguridad completará el formulario de reconciliación diaria de la cantidad de dados y cartas distribuidas, destruidas 0 canceladas y aquellas devueltas al área de almacén, conforme a procedimiento establecido en el Reglamento de Juegos de Azar. El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF dicho formulario de reconciliación diaria. (vii) El Departamento de Seguridad preparará la hoja de destrucción de cartas y dados, según se establezca en los SOP's y conforme al procedimiento establecido en el Reglamento de Juegos de Azar. El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF dicha hoja de destrucción. (viii) La OCIF podrá participar del proceso de recibo, almacenaje, la distribución, inspección, recogido, destrucción y proceso de inventario de las cartas, naipes 0 barajas, y dados. El Concesionario cumplirá con los procedimientos y características de éstos procesos según establecidos en el Reglamento de Juegos de Azar, de manera que se garantice un juego limpio y no se afecte la integridad o imparcialidad del juego. Además la OCIF solicitará copia de los formularios de varios inventarios al azar, así como los informes de discrepancia de cartas, naipes o barajas, y dados, para verificar el cumplimiento del Concesionario con las normas establecidas en el Reglamento de Juegos de Azar. (b) Plan de Continuidad de Negocios (i) El Concesionario desarrollará un Plan de Continuidad de Negocios que incluya un Plan para la Recuperación de Desastres y un Plan de Respuesta a Emergencias. El mismo tendrá que ser revisado regularmente y circularlo a todo el personal. El Concesionario proveerá a los examinadores de la OCIF, copia actualizada del mismo se mantendrá en un lugar seguro fuera del edificio para garantizar la continuidad de las operaciones prontamente en caso de que ocurra un evento inesperado. Dicho Plan será puesto a disposición de la OCIF. Dicho Plan deberá incluir, como mínimo, lo siguiente: (aa) Firma del Director Financiero y fecha de su aprobación. (bb) Requisitos que son necesarios para atender situaciones de emergencia: (1) Estrategias a utilizarse para efectuar y documentar pruebas 0 simulacros que certifiquen la efectividad del Plan. (2) Nombre del encargado de activar el Plan. 36 (3) Identificación de los integrantes de los grupos de recuperación y la responsabilidad asignada a cada uno de ellos. (cc) Inventario de equipos, sistemas operativos, de aplicaciones y de archivos críticos del Departamento de Sistemas de Información. Además, incluirá copia de apoyo diaria de los archivos de datos; copia de apoyo de todos los programas; almacenamiento seguro fuera del edificio de todas las copias de apoyo de archivos de datos y programas, u otra protección adecuada; y los procedimientos por escrito de recuperación, que se ensayarán en una muestra una vez al año, documentándose los resultados. (dd) Identificación detallada de la configuración crítica y del contenido de los respaldos y nombres de las librerías y de los archivos. (ee) Acuerdo escrito para el uso de instalaciones de un centro alterno. (ff) Detalles del equipo de comunicaciones utilizado en el centro primario y el requerido en el centro alterno para propósitos de restauración. (gg) Procedimiento para efectuar pruebas en el centro alterno. (hh) Un plan de desalojo del personal para ser implantado durante una emergencia. (ii) Un plan que especifique los pasos a seguir para la reconstrucción de los archivos dañados 0 destruidos. (jj) Una prueba, por lo menos una vez al año, que cubra todo el sistema eléctrico del casino incluyendo el SCCTV. 5. Departamento de Tragamonedas El Departamento de Tragamonedas cumplirá con las responsabilidades que se le designan en este Reglamento, en el Reglamento de Juegos de Azar y con cualquier otro criterio que la OCIF estime necesario para lograr el cumplimiento de los propósitos de la Ley 221 y de este Reglamento. 6. Auditoría Interna (a) El Concesionario, el gerente general de la propiedad, el ejecutivo de la corporación que esté fuera de la propiedad, 0 el comité independiente de auditoría pondrá a disposición de la OCIF todos los expedientes de auditoría interna, informes, señalamientos, conclusiones, resultados, respuesta de la gerencia, medidas correctivas y acciones tomadas 0 documentos que preparen los empleados de Auditoría Interna, así como las recomendaciones y mejoras en el sistema de control interno realizadas. (b) Auditoría Interna cumplirá con las responsabilidades que se le designan en este Reglamento, en el Reglamento de Juegos de Azar y con cualquier otro criterio que la OCIF estime necesario para lograr el cumplimiento de los propósitos de la Ley 221 y de este Reglamento. 37 7. Departamento de Sistemas de Información (Management Information Systems "MIS") (a) El Departamento de Sistemas de Información, sus empleados y proveedores cumplirán con todas las disposiciones establecidas en el Reglamento de Juegos de Azar, específicamente con las medidas de seguridad físicas y lógicas requeridas en el mismo, para evitar acciones no autorizadas que puedan ocasionar errores, poner en peligro los datos 0 la integridad del procesamiento. (b) El Concesionario adiestrará periódicamente al personal de la Sala de Juegos en cualquier Sistema de Información O programa que sea instalado en la Sala de Juegos. (c) El Concesionario mantendrá el control general del equipo y los programas informáticos de juego. (d) El Concesionario proveerá a la OCIF el organigrama del Departamento de Sistemas de Información, según requerido en el Reglamento de Juegos de Azar. (e) Los Concesionarios realizarán una prueba anual en la que ensayarán sus procedimientos de recuperación de su sistema. El Concesionario producirá un informe con los resultados que hará disponible a los examinadores del Comisionado. (f) La Gerencia del Concesionario establecerá procedimientos para la revisión y aprobación de los accesos de empleados al sistema. Para ello, mantendrá un listado de acceso al sistema que incluirá como mínimo la información requerida en el Reglamento de Juegos de Azar. (g) El Concesionario mantendrá la independencia del personal del Departamento de Sistemas de Información. (h) El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF los procedimientos y controles del personal del Departamento de Sistemas de Información. (i) Al personal del Departamento de Sistemas de Información no se le permitirá entrar al cuarto de conteo, salvo que sea necesario para realizar sus funciones o en situaciones de emergencia. (j) El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF los registros de los programas finales O los cambios finales a los programas y los documentos relacionados y éste cumplirá con las normas establecidas en el Reglamento de Juegos de Azar para el control de cambios e inspección en los programas de juegos. (k) Si el sistema produce registros de seguridad computarizados, la OCIF los examinará para verificar que el personal de supervisión del Departamento de Sistemas de Información los cumple con las normas establecidas en el Reglamento de Juegos de Azar. (1) En caso de autorizarse una conexión remota, el Concesionario cumplirá con los procedimientos de conexión remota establecidos en los SOP's y el registro que prepare el Concesionario con la información que para éste requiere el Reglamento de Juegos de Azar. 38 (m) El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF los índices que detallan los documentos almacenados y los documentos que estime necesarios, según se almacenen en cumplimiento con el Reglamento de Juegos de Azar. (n) A solicitud de la División de Juegos de Azar o del Comisionado, el equipo y programas informáticos, las terminales, las impresoras y demás equipo necesario se pondrá a la disposición de la División de Juegos de Azar y del Comisionado, para que puedan efectuar sus procedimientos de exámenes; (o) El Departamento de Sistemas de Información cumplirá con las responsabilidades que se le designan en este Reglamento, en el Reglamento de Juegos de Azar y con cualquier otro criterio que la OCIF estime necesario para lograr el cumplimiento de los propósitos de la Ley 221 y de este Reglamento. 8. Departamento de Mercadeo Cada Concesionario elaborará y mantendrá controles internos para la autorización y emisión de servicios complementarios, incluyendo dinero en efectivo y regalos. Tales controles internos deberán incluir, sin limitación, los procedimientos por los cuales el Concesionario delega a sus empleados la autoridad para aprobar la emisión de servicios complementarios; y las condiciones 0 límites, si alguna, que se aplican a dicha autoridad, incluyendo límites basados en las relaciones entre el autorizador y el destinatario. El Concesionario pondrá a disposición de la OCIF dichos controles internos y el registro de todo servicio complementario otorgado. (a) El Concesionario registrará todo servicio complementario otorgado: (i) Directamente a los clientes en el curso normal del negocio y el precio de venta que normalmente cobraría a cualquier persona por tal servicio. (ii) Que no ofrece a la venta en el curso normal del negocio, pero otorgado directamente y el costo real de tal servicio, si lo ofreciera a la venta; (iii) Directamente 0 indirectamente al cliente por un tercero no afiliado al Concesionario y el costo real de dicho servicio si el Concesionario tuviera que proporcionar tal servicio; (iv) Directa 0 indirectamente a un cliente por un tercero afiliado al Concesionario como si los terceros afiliados fueran el Concesionario. (b) El Concesionario acumulará el monto en dólares y el número de personas a quien se le otorgó el servicio bajo cada categoría de servicios complementarios. (c) Los servicios complementarios, como mínimo, estarán separados por categorías de habitaciones, alimentos, bebidas, viajes, dinero en efectivo regalo, y otros servicios. (d) Cada Concesionario registrará diariamente, el nombre de cada persona a quien le otorgue servicios complementarios, la categoría del servicio, el valor del servicio y la persona que autoriza la emisión de dichos servicios complementarios. 39 (e) Todo servicio complementario en dinero en efectivo deberá incluir, sin limitación: (i) Los pagos realizados con el fin de resolver las quejas 0 disputas de clientes con el Casino mediante relaciones públicas; (ii) Los pagos realizados con el propósito de habilitar a un cliente para volver a casa mediante trasportación aérea 0 terrestre; (iii) Los pagos efectuados como resultado de la actividad de juego real; y (f) Cuando el servicio complementario tiene un valor de $500.00 O más, el Concesionario deberá también: (i) Registrar la dirección del destinatario; y (ii) Verificar la identidad del destinatario por: (aa) un examen de la identificación con fotografía o descripción física del destinatario que sea consistente con la apariencia real del cliente; y (bb) obtener la firma del cliente y compararla con el aspecto físico del cliente, la firma y descripción física general que surge de los archivos del cliente; 0 (cc) Un empleado autorizado que acredite la identidad del cliente; y (dd) Grabar, fotocopiar y guardar el método de verificación utilizado. (g) Todos los servicios complementarios en dinero en efectivo deberán ser desembolsados directamente al cliente por un cajero del Cage después del recibo de la documentación correspondiente 0 en cualquier otra forma aprobada por la División de Juegos de Azar.