Conservación de Registros

Será responsabilidad de todo Concesionario cumplir con aquellas leyes y reglamentos federales 0 del Estado Libre Asociado de Puerto Rico aplicables, en torno a la conservación de libros, registros y documentos. Nada de lo aquí dispuesto se interpretará como una exoneración al Concesionario de satisfacer toda obligación de preparar 0 mantener todo libro, registro o documento exigido por cualquier otra entidad, autoridad u organismo gubernamental federal o del Estado Libre Asociado. El Concesionario cumplirá con las disposiciones y los términos establecidos en el Reglamento de Juegos de Azar en relación a la conservación y destrucción de documentos, libros y registros, de manera que los funcionarios de la OCIF tengan acceso a los mismos inmediatamente y en cualquier hora, en la Sala de Juegos, en el Sistema de Microfilm autorizado o en una instalación externa al sitio donde está localizada la Sala de Juegos, para verificar el cumplimiento del Concesionario con las disposiciones de este Reglamento. El Concesionario entregará en la OCIF copia de los procedimientos mediante los cuales la OCIF accederá los libros, registros y documentos originales conservados en el Sistema de Microfilm 0 en cualquier instalación externa autorizada por la División de Juegos de Azar. El Concesionario pondrá a la disposición de la OCIF un lector-impresor en la Sala de Juego, y entregará copia en la OCIF semestralmente del índice detallado de toda la información almacenada en microfilm, microficha u otro medio electrónico 0 de otra índole, que permita la pronta ubicación, lectura y reproducción de todo libro, registro 0 documento almacenado en microfilme, microficha u otro medio. A partir de la solicitud del Comisionado, el Concesionario podrá solicitar una prórroga de setenta y dos (72) horas para poner a disposición de la OCIF cualquier libro, registro y documento original relacionado con las operaciones del Concesionario en la Sala de Juego. El Concesionario deberá notificar copia a la OCIF de cualquier solicitud de autorización presentada ante la División de Juegos de Azar para la destrucción prevista de cualquier libro, registro 0 documento original. Además, notificará inmediatamente a la OCIF sobre cualquier autorización O prohibición de destrucción que emita la División de Juegos de Azar. El Comisionado podrá realizar una visita al Casino e inspeccionar al azar las cajas que se van a enviar a destruir. El Concesionario notificará a la OCIF sobre cualquier autorización de la División de Juegos de Azar para la utilización de los servicios de una empresa de recogido de desperdicios sólidos para la destrucción de todo libro, registro 0 documento, excepto los relativos al crédito. El Concesionario será responsable de mantener la confidencialidad de la información que surja de los documentos a ser destruidos. Se podrán quemar, pulverizar 0 hacer trizas ("shred") los documentos relacionados a información incluida en un Informe de Crédito de un cliente, "Consumer Report Information". 54 Todo cupón de cortesía en efectivo se cancelará antes de su entrega a la empresa de recogido de desperdicios sólidos para su destrucción, ya sea con un cuño de anulación, un perforador 0 un aparato parecido, 0 deberá tener, claramente marcada, una fecha de vencimiento pasada. El Concesionario establecerá un programa de protección de información ("information security program"), el cual debe estar por escrito y debe considerar los posibles riesgos de que se destruya un documento 0 se disponga del mismo sin la debida autorización. La OCIF examinará además, que el Concesionario mantiene los registros e información relativa a la estructura de capital y los propietarios, ya sea una corporación, una sociedad, un único propietario 0 compañía de responsabilidad limitada, según se establece en el Reglamento de Juegos de Azar.