CONTROLES INTERNOS

3.1 Componentes de la Estructura Los controles internos sobre la información financiera son parte fundamental del éxito de toda entidad cooperativa. Adoptar medidas apropiadas de controles internos para mejorar la confiabilidad y calidad de los registros contables es 108 imperativo ("tone at the top"). La estructura de control interno de toda cooperativa deberá comprender los siguientes aspectos: 3.1.1 Controles Internos Comprende el conglomerado de varios factores en el establecimiento, mejoramiento e implementación de políticas y procedimientos. Los factores a considerar son: a. estilo operacional de la gerencia de la cooperativa b. la estructura organizacional de la cooperativa C. funcionamiento de la Junta de Directores de la Cooperativa d. deber fiduciario de los miembros de la junta y oficiales de la cooperativa e. métodos de delegación y asignación de autoridad y responsabilidad f. políticas y prácticas de administración. 3.1.2 Sistema de Contabilidad Comprende los métodos establecidos para identificar, analizar, clasificar, registrar y reportar todas las transacciones de la cooperativa. Estos sistemas deben considerar los siguientes factores: a. identificación y registro de todas las transacciones; 109 b. descripción periódica de las transacciones de forma detallada que permita la clasificación de las transacciones para fines de reporte financiero y la medición del valor de las transacciones de una manera que permita el registro conforme a su valor monetario; C. determinación del periodo en que ocurren las transacciones que permita el registro de transacciones en el periodo de contabilidad correcto; d. presentación apropiada de las transacciones y divulgaciones en los estados financieros. 3.1.3 Procedimientos de Control Representan las políticas y procedimientos que la gerencia establece para proveer la confiabilidad requerida para que los objetivos de la cooperativa se logren. Dichos procedimientos de control consisten en: a. la autorización apropiada de transacciones y actividades; b. empleo de personal con la capacidad profesional para ejecutar sus deberes y responsabilidades; C. la segregación de responsabilidades para reducir las posibilidades de que un empleado pueda cometer y ocultar errores 0 irregularidades en el desempeño de sus tareas; 110 d. la designación de diferentes personas para ejecutar las responsabilidades relacionadas a la autorización de transacciones, registro de transacciones y el mantenimiento en custodia de los activos de la cooperativa; e. el diseño y uso de documentos y registros adecuados para asegurar el registro apropiado de transacciones y eventos, tales como el uso pre- enumerado de facturas, cheques y otros documentos; f. las verificaciones independientes de las cantidades registradas, tales como, las reconciliaciones, comparación de activos con cantidades contabilizadas, controles en la programación de sistemas de computadoras, revisión de informes que resuman detalles de las cuentas control y revisión de informes computarizados; g. un comité de supervisión que revise y discuta efectivamente y a tiempo, auditorías de registros y cuentas, incluyendo verificación de las cuentas de los miembros con la asistencia provista por auditores independientes cuando sea justo y necesario. 111 Los anteriores aspectos en las estructuras de control interno deben manifestarse en las áreas más sensitivas de la operación de la cooperativa. Las áreas que deben enfocarse son las siguientes: 1. efectivo 2. inversiones 3. préstamos 4. reserva para préstamos incobrables 5. cuentas y certificados de depósito 6. cheques 7. artículos en consignación 8. nómina 9. cuentas por pagar 10. capital de los socios 11. archivos e información de socios 12. sistemas de información 13. sistemas de manejo de riesgo 3.2. Manuales, Políticas y Procedimientos Toda estructura de control interno de una cooperativa deberá incluir la preparación de manuales, políticas o procedimientos lo cual permitirá una aplicación uniforme de las normas de contabilidad y a la vez garantizará la continuidad y pureza de los procesos internos. 112 A. Las cooperativas deberán adoptar y aplicar los siguientes Manuales Operacionales: 1. Manual de procedimiento área de caja y bóveda 2. Manual de política de inversiones 3. Manual de crédito 4. Manual de cobros 5. Manual de procedimientos para calcular la reserva para préstamos incobrables 6. Manual de política de capitalización y disposición de activos 7. Manual de política de disposición de propiedades reposeídas 8. Manual de política de mantenimiento de información 9. Manual de política de concesión de donativos 10. Otros manuales requeridos por otros reglamentos, leyes, cartas circulares 0 por disposición de la Junta de Directores. La formalidad y complejidad en la preparación de los anteriores manuales variará de acuerdo al tamaño y/o, complejidad de cada cooperativa. La recopilación de las normas y políticas aplicables a cada área financiera puede tomar la forma de un manual, políticas o procedimientos sin que la formalidad afecte su contenido. Los manuales descritos deberán ser revisados periódicamente para conformarlos y adaptarlos con las nuevas políticas y procedimientos 113 que de tiempo en tiempo la cooperativa incorpore. Es requerido que se revisen al menos cada tres (3) años, a menos que por disposición de Ley 0 reglamento se disponga un periodo menor.