Compras Directas 0 Contratación de Proveedor de Servicios de

Alimentos 4.1. Las compras o adquisiciones directas son aquellas que se realizan sin celebrar subasta. En el caso de los alimentos, la adquisición directa de estos está autorizada cuando los servicios y/o bienes a adquirirse no excedan de mil dólares ($1,000.00) por actividad específica. En tales casos, la autorización por escrito del Rector será suficiente para la adquisición de los alimentos, previa recomendación escrita de un Decano o Director de oficina junto a una cotización escrita. 4.2. En cualquier compra o adquisición de servicios de alimentos que exceda la cantidad de mil dólares ($1,000.00), se requerirá la solicitud de un mínimo de tres cotizaciones bona fide y por escrito, las cuales serán referidas a un Comité de Evaluación que estará constituido por el Decano de Administración y Finanzas, el Decano de Estudiantes y un representante del Rector, quienes evaluarán las cotizaciones presentadas y presentarán su recomendación escrita al Rector. El Rector tendrá la determinación final del Conservatorio, la cual será la autorización necesaria para generar la orden de compra o contratación correspondiente, según sea el caso. 4.3. La contratación de proveedor de servicios de alimentos que implique la contratación de un concesionario de alimentos con carácter de permanencia en el Conservatorio (entiéndase por un término mayor de 24 horas), se solicitarán un 6 mínimo de tres cotizaciones bona fide y por escrito, las cuales serán referidas un Comité de Evaluación que estará constituido por el Decano de Administración y Finanzas, el Decano de Estudiantes y un representante del Rector, quienes evaluarán las cotizaciones presentadas y presentarán su recomendación escrita al Rector. El Rector, de entenderlo apropiado, recomendará la contratación a la Junta de Directores, quien tomará la determinación final del Conservatorio, la cual constará en una resolución corporativa y se notificará por escrito, mediante correo certificado, al proponente agraciado. La contratación de dicho proveedor de servicios de alimentos se formalizará mediante un contrato de arrendamiento a ser suscrito por el Conservatorio y el proveedor seleccionado dentro de un término no mayor de sesenta (60) días, contados a partir de la notificación de selección al licitador, y a tenor con los términos y condiciones dispuestos más adelante en este Reglamento. En todo caso se seleccionará al suplidor considerando experiencia y reputación en el mercado, el tipo de alimento que ofrecen, las necesidades sobre los alimentos y/o servicios a ofrecerse, experiencias en compras anteriores, razonabilidad del precio ofrecido, el mejor manejo de los fondos disponibles, y el bienestar del Conservatorio y de quienes consumirán los productos a ofrecerse. Las razones para la selección del suplidor o proveedor seleccionado deben constar por escrito en el informe del Comité al Rector. 7 4.4. La Oficina de Compras, previa autorización escrita del Decano de Administración y Finanzas del Conservatorio y con la anuencia de la Rector, podrá considerar: (i) Hacer y enviar invitaciones por escrito a los suplidores que cumplan con los criterios y/o requisitos del servicio de alimentos que se interesa ofrecer en el Conservatorio. Se considerará en dicho ejercicio de invitación si se pueden modificar los requisitos para estimular la competencia sin perjudicar el propósito, calidad o características de los bienes O servicios a adquirirse, aspectos nutricionales, el fin pedagógico, cultural y/o de entretenimiento de las actividades en que se ofrecerán los servicios a suplirse, si de existir competencia fuera de Puerto Rico, ésta pudiera extenderse al mercado local y suplir el bien O servicio; (ii) Recibir y analizar propuestas de suplidores que cumplimenten los criterios, especificaciones y requisitos del Conservatorio en cuanto al bien o servicio a suplirse. Para esto se podrá utilizar el asesoramiento por escrito de un perito en la materia O el manufacturero del equipo; (iii) Solicitar no menos de tres (3) cotizaciones por escrito (ya sea en original, facsímile o correo electrónico, por Internet u otro medio adecuado para este propósito), antes de adjudicar la orden de compra. Las cotizaciones obtenidas deberán ser en expresa contestación a una solicitud del Conservatorio y recibidas o presentadas a través de un representante autorizado del suplidor. 4.5. De no haber suficientes ofertas para la debida consideración, ya sea por la falta de opciones 0 por cualquier otro fundamento, con referencia al mejor interés 8 institucional, se procederá a la compra directa al único suplidor o única fuente de abasto, según sea el caso. En tales casos, se deberá justificar por escrito con los fundamentos correspondientes en la resolución corporativa que se adopte. 4.6. Cuando la adquisición tenga que hacerse fuera de Puerto Rico, ya sea por Internet u otro medio, porque no haya proveedores conocidos y debidamente cualificados en el mercado local, o cuando las condiciones obtenibles en mercados exteriores, aun incluyendo el flete y otros cargos aplicables, sean más ventajosas que las del mercado local, se deberá justificar por escrito con los fundamentos correspondientes en un memorando acompañado a la resolución corporativa que se adopte.