Pago por Adelantado a Proveedores y Empleados

a. Los pagos por adelantado deben ser evitados siempre que sea posible, sin embargo hay situaciones en que para poder recibir el servicio es necesario solicitarlo. b. Las siguientes situaciones podrían ameritar un pago por adelantado: 1) Proveedor nuevo 2) Membresía 3) Subscripciones 4) Seminarios 5) Descuento sustancial al comprar por pago adelantado 6) Cuando sea única fuente 0 único proveedor y requiera el pago por adelantado para procesar la transacción. 7) Adelanto de gastos a empleado cuando exceda el límite autorizado, según el Reglamento de Fondo de Caja Menuda. C. Si en el término de 30 días no se recibe informe de evidencia de gasto, el Jefe de Contabilidad procederá a notificar al Oficial de Facturación y Cuentas por Cobrar para que emita factura al cobro. 13 d. El Jefe de Contabilidad emitirá y entregará al Decano de Administración y Finanzas un informe mensual de gastos prepagados que incluya: fecha de emisión del pago, nombre del proveedor, cantidad y departamento 0 área que solicitó el servicio 0 la mercancía. e. En todo adelanto de gasto de $5,000.00 o más, se le requerirá al proveedor O contratista una fianza "Contract Bond" asegurando los fondos desembolsados por adelantado. (Anejo F "Contract Bond")