En general

A. Las cuentas deben ser llevadas a pérdidas, 0 eliminadas de los libros de contabilidad y el listado de envejecimiento de cuentas ("aging"), cuando todos los procedimientos de cobro disponibles se han llevado a cabo sin resultados favorables, y el Decano de Administración y Finanzas considere que la cuenta es incobrable. Esta determinación debe ser aprobada por la Junta de Directores. B. Las razones para la eliminación en los registros de una cuenta por cobrar y el cumplimiento de los procesos establecidos en las políticas, deberán ser adecuadamente documentados por la Oficina de Finanzas. Estos documentos tendrán que estar disponibles para revisión O auditorias; ya sean internas, externas y/o de la Oficina del Contralor de Puerto Rico. C. Trimestralmente, el Decano de Administración y Finanzas presentará al Comité de Finanzas de la Junta de Directores un informe, si aplicare, que detalle todas las cuentas eliminadas durante el periodo, independientemente de la cantidad. El Decano de Administración y Finanzas mantendrá una lista de las cuentas eliminadas 0 llevadas a pérdida durante el año, independientemente de su cuantía. 8 D. Todas las cuentas incobrables a ser eliminadas y reconocidas como pérdida en los libros de contabilidad tendrán que ser aprobadas por la Junta de Directores sin importar su cuantía. E. El Conservatorio deberá seguir haciendo gestiones periódicas de cobro a los deudores por espacio de hasta 15 años, al menos cada tres meses, aún habiendo sido eliminadas las cuentas por cobrar de los libros y reconocidas como pérdidas O reservadas en la provisión de cuentas incobrables. PARTE IV PROTOCOLO PARA EL COBRO DE CUENTAS POR COBRAR