Regl. 8797, art. 9 dup2
Responsabilidades del Departamento de Finanzas
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Cite as Reglamento Núm. 8797, Art. 9 dup2
A. La Oficina de Finanzas, y/o el empleado que sea asignado por el Decano
de Administración y Finanzas, llevará el control de las cuentas por cobrar y
será responsable de efectuar gestiones de cobro eficientes.
B. La Oficina de Finanzas será responsable de mantener un expediente para
cada cuenta, entendiéndose por ello, para toda obligación económica de
pago de la cual el Conservatorio sea acreedora, por cualquier concepto. En
este expediente se hará constar la información que exista y se tenga
disponible sobre: el nombre de la persona O entidad deudora; información
de contacto, dirección postal y número de teléfono; el concepto O
fundamento de la obligación; las cantidades a pagar; fecha en que
corresponde hacer los pagos; vigencia O término de la obligación de pago;
asà como cualquier otra información relevante 0 conveniente disponible
sobre la cuenta respectiva. En dicho expediente se conservará copia de
todo documento disponible relacionado a esa cuenta, incluyendo: contratos;
documentos que den lugar, sustenten O evidencien cualquier obligación de
pago a el Conservatorio; fianzas; gestiones de cobro; planes de pago;
resoluciones de contratos; documentos considerados al evaluarse la
disposición y/o eliminación de cualquier cuenta por cobrar de los libros del
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Conservatorio; asà como cualquier otro documento que sea pertinente a la
cuenta respectiva.
C. La Oficina de Finanzas llevará también un registro del monto y fecha de
todos los pagos que reciba el Conservatorio, los cuales registrará y
acreditará a la cuenta correspondiente.
D. El Decano de Administración y Finanzas preparará trimestralmente una
relación de las cuentas que estime incobrables, las cuales someterá para
evaluación y consideración del Comité de Finanzas de la Junta de
Directores del Conservatorio, y serán regidas de conformidad con este
Reglamento.
E. Del Departamento de Finanzas recibir alguna notificación del Tribunal
Federal de Quiebras, indicando que uno de los deudores del Conservatorio
se ha acogido a las protecciones de la Ley de Quiebras, la misma deberá
ser enviada a la representación legal del Conservatorio en 0 antes del
transcurso de cinco (5) dÃas a partir de su recibo, junto con la
documentación de apoyo que sea necesaria para la presentación de una
reclamación judicial.
F.
El Departamento de Finanzas será responsable de registrar en los libros de
contabilidad del Conservatorio todas las cuentas por cobrar y pagos
recibidos para acreditar a éstas, información que deberá mantener
actualizada.