Evaluación de las Propuestas

1. El Comité Evaluador estará a cargo del análisis de la solicitud de propuestas; si fuese necesario, el Secretario podrá nombrar asesores internos o externos para el proceso de evaluación. 2. El Comité Evaluador le presentará una evaluación, análisis y recomendaciones a la Junta. La Junta recibe la evaluación de parte del Comité Evaluador, quien a su vez analiza y recomienda al Secretario para fines de decisión final y el Secretario emite Resolución. 16 3. AI evaluar las propuestas, el Comité Evaluador y la Junta considerarán: a. El precio O costo de la propuesta; b. El cumplimiento con los términos y condiciones de la solicitud de propuestas; C. Conocimiento amplio del parque O instalación y de todas las restricciones existentes; d. A discresión, el Comité y la Junta podrá además considerar los siguientes factores: i. La reputación comercial y financiera del proponente y su capacidad económica, técnica O profesional y la experiencia del proponente en la planificación, diseño, desarrollo, construcción, financiamiento, operación y mantenimiento de terrenos e instalaciones recreativas y deportivas; ii. La calidad de la propuesta sometida por el proponente en cuanto a, entre otros, los aspectos de gerencia y servicio al cliente; aspectos de diseño, ingeniería y tiempo estimado para mejoras permanentes requeridas; iii. El capital que está dispuesto a invertir el proponente y el tiempo de recuperación de dicho capital; iv. Los planes de financiamiento del proponente y la capacidad económica de éste para llevarlos a cabo; V. La estructura tarifaria y otros cargos que ofrece el proponente, la tasa interna de rendimiento utilizada por el proponente y el flujo de ingresos netos proyectados y los términos del contrato con el Departamento que el proponente está dispuesto a aceptar; vi. La habilidad del proponente para realizar los trabajos de la naturaleza especificada y de acuerdo con los términos de la solicitud de propuestas, incluyendo la prestación de servicios complementarios, tales como adiestramientos, mantenimiento, garantías y el periodo de entrega; 17 vii. La calidad y adaptabilidad relativa a los bienes 0 servicios; viii. La experiencia del proponente con el Departamento 0 con el gobierno del Estado Libre Asociado en la prestación efectiva de servicios 0 materiales de la misma naturaleza; ix. Aquellos otros factores o elementos que el Comité Evaluador y la Junta consideren pertinentes para la toma de una decisión adecuada y cónsona con los mejores intereses del Departamento. 4. Todo proponente certificará que no ha sido objeto, ni él ni sus funcionarios 0 agentes, de acusaciones formales O convicciones por actos de corrupción en Puerto Rico o en cualquier otro país extranjero. 5. Durante la evaluación de las propuestas, los comités actuarán de conformidad con lo siguiente: a. Toda propuesta, así como los documentos relacionados, se mantendrá confidencial durante el proceso de evaluación. Durante ese periodo, solamente los miembros del Comité Evaluador, la Junta y los asesores designados por el Secretario tendrán acceso a las propuestas y al proceso de evaluación. b. El Departamento no hará público, en momento alguno salvo se exija por Ley o por orden de un Tribunal con jurisdicción la información contenida en una propuesta, cuando, a solicitud del proponente que presentó la información, el Departamento determine que se trata de un secreto comercial 0 cuando por alguna otra razón deba protegerse contra publicación de conformidad con la Ley. C. Los proponentes deberán acreditar satisfactoriamente su elegibilidad, conforme a los criterios establecidos en el Artículo 24 de este Reglamento y cualquier otro criterio establecido en la Solicitud de Propuestas. 6. Si el Comité Evaluador o la Junta sostiene discusiones 0 negociaciones con los proponentes de acuerdo con la Solicitud de Propuestas, éstas se conducirán siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: 18 a. Ninguna Declaración O acción de los Comités, ni de ningún empleado 0 funcionario del Departamento, durante sus discusiones 0 negociaciones, obligará a la Junta de forma alguna. b. Según la Junta O el Comité entiendan necesario, podrán invitar a uno O más proponentes a una o más reuniones con el Comité Evaluador O la Junta para tratar cualquier aspecto de su propuesta y contestar preguntas. El Comité Evaluador O la Junta determinarán el contenido y el alcance de las reuniones entre el Comité Evaluador y/o La Junta u otro personal designado y los proponentes, a base del contenido y las circunstancias de la propuesta. El Propósito de las reuniones será el aclarar cualquier duda sobre los requisitos de la solicitud de propuestas y confirmar que se entienden los términos del contrato; mejorar los aspectos técnicos y/u otros aspectos de la propuesta, para garantizar que se cumpla con los requisitos de las específicaciones; para discutir aspectos de la ejecución requerida por el convenio o acción desarrollarse; modificar la propuesta económica incluyendo el precio; discutir la base del precio propuesto; y discutir cualquier otro detalle pertinente de la propuesta, de forma que se obtenga una mejor propuesta. C. El Comité Evaluador o la Junta, a su discresión, podrán: i. Establecer procedimientos e itinerarios para las discusiones y para el control de las reuniones; ii. Asesorar al proponente en cuanto a las deficiencias de su propuesta, de manera que tenga oportunidad de satisfacer los requisitos del Departamento; iii. Procurar aclarar cualquier confusión sobre la propuesta, así como los términos y condiciones de la misma; iv. Atender cualquier posible error que pueda existir y traerlo a la atención del proponente tan específicamente como sea posible, sin revelar información sobre las otras propuestas O el proceso de evaluación; V. Brindar al proponente una oportunidad razonable para someter cualquier modificación de precio o costo, aspectos técnicos o 19 cualquier otro aspecto de su propuesta que pueda resultar de las discusiones. d. Después de cada entrevista o reunión con un proponente, el Comité 0 la Junta podrán requerir al proponente que someta, por escrito, una confirmación de aclaración de una propuesta discutida en reunión. Si no se somete, se entenderá que no hay modificación. e. Las discusiones y/o negociaciones podrán llevarse a cabo, en su totalidad 0 en parte, mediante comunicaciones escritas, sin que medien reuniones O entrevistas personales, a discresión del Comité O la Junta. f. No se requerirán discusiones orales o escritas en aquellos casos en que se determine que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable, resultará en la propuesta más favorable para el Departamento a unas condiciones justas y razonables (precio, alcance de servicios, estructura tarifaria, inversión en mejoras, servicio, aportaciones al Fondo para Masificación del Deporte, entre otras); siempre que la Solicitud de Propuestas haya notificado a todos los proponentes sobre las posibilidad de que el contrato sea adjudicado sin reuniones O comunicaciones ulteriores con los proponentes. 7. Cuando el Comité Evaluador o la Junta hayan delegado en uno O más Subcomités de Evaluación, dichos comités someterán sus recomendaciones al Comité Evaluador 0 la Junta, los cuales recomendarán la que a su juicio sea la mejor propuesta a base de los criterios que se hayan expresado en la invitación a propuesta.