INTERPRETACIÓN Y DEFINICIONES

Las palabras y frases en este Reglamento se interpretarán según el contexto y el significado avalado en el uso común y corriente, salvo cuando se les haya dado una definición específica. Las voces usadas en el tiempo presente incluyen también el futuro; las usadas en el género masculino incluyen el femenino y neutro, salvo en los casos que tal interpretación resultare absurda; el número singular incluye al plural y el plural incluye al singular, siempre que la interpretación no contravenga el propósito de la disposición. Para propósitos de este Reglamento los siguientes términos tendrán los significados que se expresan a continuación: 1. Agencia Adscrita - Se refiere a la oficina de la Junta de Libertad Bajo Palabra (JLBP) 2. Aviso de Cambio - Cualquier enmienda posterior al envío realizada en la descripción de una partida O servicio de una Orden de Compra realizada por el Sub-Delegado Comprador. 3. Bienes - Equipos, mobiliario, vehículos, materiales, suministros y artículos, fungibles o no fungibles, que este Reglamento autoriza a adquirir para beneficio del Departamento de Corrección y Rehabilitación. 4. Bienes de Lujo - Bienes que por su naturaleza 0 costo contravienen las normas de austeridad y control establecidos por el Departamento de Hacienda y por la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Gobierno de Puerto Rico. 2 5. Compra - Adquisición de bienes, obras 0 servicios no profesionales, mediante una sola transacción, por tener un mismo propósito, suplidores comunes O convenir al interés público. En los casos de compra con tarjeta, la compra no incluirá la contratación de obra y sólo se limitará a la adquisición de bienes 0 servicios no profesionales. La contratación de obra solo podrá realizarse en virtud del procedimiento de subasta informal dispuesto en este Reglamento, O mediante subasta formal según establecido en el reglamento regulador de tal proceso. 6. Compra por Licitación Escrita - Compra mediante subasta informal, cuyo importe total no excede de cien mil dólares ($100,000), en la adquisición de bienes, obras y servicios no profesionales relacionados a seguridad, mantenimiento y construcción; O que no excede de setenta y cinco mil dólares ($75,000), en otro tipo de adquisiciones. 7. Compra por Licitación Verbal - Compra mediante subasta informal, cuyo importe total no excede de cinco mil dólares ($5,000). El licitador que interese se considere su oferta tendrá que confirmarla por escrito. (Art. 44, del Reglamento Núm. 7, "Reglamento de la Administración de Servicios Generales para Sub-Delegados y Delegados Compradores") 8. Condiciones Término bajo las cuales se establece, se entrega el bien adquirido O se presente el servicio solicitado. 3 9. Contratista - Cualquier persona, natural 0 jurídica, que tenga un contrato con el Departamento de Corrección y Rehabilitación 0 su agencias adscrita. 10. Delegado Comprador - La Administración de Servicios Generales (ASG) lo define como la persona facultada por el Secretario a supervisar el proceso de compras a nombre y en representación del Departamento de Corrección y Rehabilitación. Este se asegurará que los Sub-Delegados Compradores cumplan en todo momento con las normas y los procedimientos aplicables a las compras. En el Departamento de Corrección y Rehabilitación las ejecutorias del Delegado Comprador son supervisadas por el Director de Compras. 11. Departamento - Se refiere al Departamento de Corrección y Rehabilitación, y su agencia adscrita. 12. Día Laborable - Incluye lunes a viernes, exceptuando los días feriados y cualquier día en que se decrete el cese de las labores por razón de una emergencia O eventualidad inesperada. 13. Director de la División de Compras - Funcionario designado para dirigir y supervisar al Delegado Comprador, Sub-Delegados Compradores y el funcionamiento de la División de Compras del Departamento y las Regiones. Además, será responsable de cumplir las normas aplicables a las compras. Supervisará y 4 realizará monitorías administrativas del proceso de Compras por Mercado Abierto, tanto en la División de Compras, Regiones y Oficinas donde se haya nombrado un Sub-Delegado Comprador, incluyendo las Tiendas Instituciones. Realizará evaluaciones del desempeño al personal y podrá recomendar la renovación O cancelación de todo nombramiento de Sub-Delegado Comprador. 14. Director Regional - Empleado que realiza trabajo de supervisión, evaluación y dirección del funcionamiento de las distintas actividades que se desarrollan en una región del Departamento de Corrección y Rehabilitación. 15. División de Compras Unidad de trabajo a nivel central, regional e institucional, responsable de procesar, conforme a la reglamentación vigente, las órdenes de compra de bienes, obras y servicios no profesionales que genere el Departamento de Corrección y Rehabilitación, incluso supervisa las compras a través de las Regiones y Tiendas Institucionales (comisarías). 16. Emergencia - Evento eximente de cumplir con el procedimiento de subasta informal, por ser uno de naturaleza excepcional e imprevista, que requiere acción inmediata por parte del Departamento de Corrección y Rehabilitación debido a: (a) estar en peligro la vida, la seguridad O la salud de una O más personas; (b) estar en peligro de dañarse 0 perderse la propiedad pública; (c) estar en peligro de suspenderse o afectarse adversamente el 5 funcionamiento del Departamento de Corrección y Rehabilitación O su agencia adscrita; (d) O que se configure alguna otra modalidad de emergencia reconocida en el Plan de Mantenimiento y Salud Ambiental. También se entenderá por emergencia aquella situación en donde, sin mediar negligencia, olvido O dilación administrativa, la vigencia de los fondos esté a punto de vencer, y toda oportunidad para adquirir los bienes, obras O servicios no profesionales deseados pueda perderse, afectando adversamente el buen funcionamiento del Departamento de Corrección y Rehabilitación O su agencia adscrita. En este último escenario, será requisito que el Secretario O su representante autorizado declare por escrito que se hicieron las gestiones para cumplir con los procesos establecidos, pero condiciones excepcionales motivaron el atraso en la utilización de los fondos vencederos. Necesidades inmediatas surgidas como consecuencias de dilación u olvido administrativo, no se considerarán casos de emergencia. 17. Equipo Todos los bienes muebles que tienen vida útil de por lo menos dos (2) años y que pueden usarse repetidamente, sin cambiar de naturaleza O consumirse. 18. Especificaciones - Conjunto de términos, condiciones y características físicas, funcionales, estéticas y de calidad de los bienes, obras o servicios no profesionales a adquirirse. 6 19. Fianza de Ejecución ("Performance Bond") Garantía que se le requiere a los licitadores agraciados para garantizar el cumplimiento de los términos y especificaciones del contrato. Será obligatoria su inclusión en todo contrato de obra y, a discreción de la División de Compras, podrá ser exigida en contratos para la adquisición de bienes 0 contratación de servicios no profesionales. 20. Fianza de Pago ("Payment Bond") - Garantía que se le requiere a un licitador agraciado para asegurar el pago de la mano de obra y los materiales utilizados por el contratista como parte de la confección de un bien O prestación de un servicio no profesional. Será obligatorio incluir tal fianza en aquellos contratos de obra o servicios no profesionales, donde el contratista subcontrate la realización de parte de sus tareas O contrate suplidores como parte de la prestación del servicio no profesional O realización de la obra. 21. Fraccionamiento Se fracciona una orden cuando para un mismo destino, sobre un mismo bien, servicio u obra, en un mismo período de tiempo relativamente corto se emite más de una orden de compra a uno 0 varios licitadores, ninguna de las cuales excede la cuantía máxima autorizada al Comprador. 22. Gobierno Se refiere al Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. 23. Jefe Regional de Mantenimiento y Construcción - Empleado que trabaja bajo la supervisión del Director Regional y realiza diversas 7 labores de complejidad y responsabilidad moderada relacionadas con la supervisión en el mantenimiento de estructuras de una región del Departamento de Corrección y Rehabilitación. 24. Licitación Oferta o cotización realizada por un licitador que participa de un proceso de subasta informal para proveer bienes, realizar una obra o prestar servicios no profesionales. Cuando se trate de una licitación escrita, se deberá incluir el nombre y los datos relacionados a la persona autorizada a someter la misma, así como la dirección comercial, física y postal, el número de identificación patronal, el teléfono, el correo electrónico y el facsímil del licitador. 25. Licitador - Persona natural O jurídica que participa en una subasta informal del Departamento de Corrección y Rehabilitación presentando una licitación, el cual debe estar elegible en el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales. 26. Licitador Agraciado - Licitador a quien se le adjudique la buena pro en una O más partidas O renglones de una subasta informal. 27. Licitador Perdidoso - Licitador que no recibe la buena pro en una subasta informal. 28. Materiales - Conjunto de herramientas u objetos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra. Su vida útil generalmente no excede dos (2) años y al usarse puede cambiar de naturaleza o consumirse. 8 29. Mercado Abierto - Procedimiento de Adquisición donde la transacción está exenta de tramitarse por Subasta Formal y se tramitarán dependiendo de la causa que da margen a que se recurra a dicho procedimiento. Único Suplidor, Compras al Gobierno de Puerto Rico al Gobierno de los Estados Unidos de América, Compras por Emergencia, Incumplimiento de Contrato. 30. Obra Cosa hecha o producida en función de una serie de especificaciones y diseño, tales como: una construcción 0 una remodelación. Se diferencia de un contrato de servicio en que el contrato de obra requiere el cumplimiento estricto de determinado resultado previamente concebido. Bajo este Reglamento será posible pactar la contratación de una obra en virtud de una subasta informal. 31. Orden de Compra - Documento escrito que emite el Delegado O Sub-Delegado Comprador, que recoge las necesidades de compra donde se solicita a un suplidor iniciar, confirmar, detener, entregar 0 terminar de prestar un servicio. 32. Persona Jurídica - Incluye toda firma, corporación, unión, sociedad, asociación, cooperativa, organización O cualquier otra entidad definida como tal en cualquier ley aplicable, con capacidad para demandar y ser demandada. 9 33. Programas Adscritos - Se refiere a los siguientes programas: Programa de Empleo, Adiestramiento y Trabajo (PEAT) y el Programa de Servicios con Antelación al Juicio (PSAJ). 34. Persona Natural - Todo ser humano 0 individuo, 0 persona definida como tal en cualquier ley aplicable, incluyendo el Código Civil de Puerto Rico. 35. Proveedor O Suplidor - Persona natural 0 jurídica que está dispuesta y tiene la capacidad para proveer al momento un bien O servicio, bajo las condiciones y especificaciones que se solicitan. 36. Receptor - Funcionario o empleado que ocupe un puesto de carrera autorizado por el Administrador de la Administración de Servicios Generales con un nombramiento de receptor oficial O receptor auxiliar a nombre y en representación del Gobierno. Dentro de sus funciones tiene el deber de recibir los bienes adquiridos, O constatar la prestación de los servicios no profesionales O realización de la obra, así como notificar a todo Sub-Delegado Comprador sobre cualquier irregularidad hallada en la expedición de una orden de compra. 37. Récord de Cotizaciones - Documento que contiene el resumen de las ofertas de los licitadores, interesados en cotizar para proveer bienes, realizar obras, O prestar servicios no profesionales por medio de una subasta informal y en el cual se describen las especificaciones y condiciones para la licitación en este puede incluirse la cotización conocida como "NO BID". 10 38. Registro Único de Licitadores - Registro de suplidores cualificados por la Administración de Servicios Generales para contratar O hacer negocios con el Gobierno de Puerto Rico, que cumplen con los requisitos establecidos para ello, según establece la Ley Núm. 85-2004. Este Registro incluye tanto a los licitadores identificados como personas naturales como jurídicas. 39. Reglamento - Se refiere al presente "Reglamento de Compra del Departamento de Corrección y Rehabilitación". 40. Secretario - Se refiere al Secretario del Departamento de Corrección y Rehabilitación. 41. Secretario Auxiliar en Gerencia y Administración - Persona encargada de la administración y supervisión de las actividades de servicios administrativos y gerenciales relacionadas al área programática de "administración y gerencia" en el Departamento de Corrección y Rehabilitación; incluyendo la División de Compras. Trabaja bajo la supervisión general del Secretario O Sub- Secretario, quien le imparte instrucciones sobre los objetivos establecidos en el Plan de Trabajo. 42. Servicios de Lujo - Servicios que por su naturaleza o costo contravienen las normas de austeridad y control establecidos por el Departamento de Hacienda y por la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Gobierno de Puerto Rico. 11 43. Servicios No Profesionales, O Servicios - Aquellos servicios cuya prestación principal no es producto de una labor intelectual, creativa o artística que requiera el manejo de destrezas altamente técnicas y especializadas. Bajo esta categoría están incluidos servicios prestados por personas naturales 0 jurídicas, tales como: (a) servicios de confección de alimentos O "catering"; (b) adiestramientos; (c) limpieza; (d) reparación y mantenimiento de estructuras O equipos, incluyendo vehículos de motor; (e) transporte; (f) mensajería; (g) vigilancia y seguridad; (h) arrendamiento financiero O "lease"; entre otros. 44. Solicitud de Compra - Formulario que completa una unidad de trabajo para que se inicie el proceso de compra. El mismo debe contener especificaciones detalladas de lo que se desea comprar. La Solicitud de Compra debe corresponder a una misma clase. Ejemplo: Materiales de Electricidad, Plomería, Escolares, Construcción, Oficina. 45. Sub-Delegado Comprador - Funcionario o empleado del Departamento de Corrección y Rehabilitación a quien la Administración de Servicios Generales le ha expedido un nombramiento de "Sub-Delegado Comprador" para adquirir bienes O servicios no profesionales. Estos funcionarios pueden estar ubicados en las oficinas regionales, instituciones correccionales, instituciones juveniles y nivel central. 12 46. Sub-Secretario - Se refiere al Sub-Secretario del Departamento de Corrección y Rehabilitación. 47. Subasta Formal - Procedimiento de compra que requiere la intervención de la Junta de Subastas por tratarse de una transacción adquisitiva cuya cuantía excede el valor de cien mil dólares ($100,000), en la adquisición de bienes O contratación de obras y servicios no profesionales de seguridad, mantenimiento y construcción; O que excede un valor estimado de setenta y cinco mil dólares ($75,000), en la adquisición de bienes, obras O servicios de otros conceptos. Para la celebración de toda Subasta Formal será necesario seguir el proceso dispuesto en el Reglamento de Subasta Formal aprobado a tales efectos. 48. Subasta Informal - Procedimiento de compra que, debido a su cuantía, no requiere la realización de una Subasta Formal. Este mecanismo de adquisición será responsabilidad exclusiva del Delegado Comprador y los Sub-Delegados Compradores. 49. Superintendente - Persona encargada del trabajo administrativo y de la supervisión que conlleva la dirección de una institución correccional del Departamento de Corrección y Rehabilitación.