DISPOSICIONES GENERALES

1. Los funcionarios o empleados en quienes el Secretario delegue la función o la supervisión de la actividad de compras, no podrán aceptar regalías, prestar dinero, 0 tomar dinero prestado de 13 persona natural 0 jurídica alguna que provea servicios O suministros al Departamento. 2. Todo funcionario O empleado del Departamento, autorizado a solicitar 0 a aprobar compras, se guiará por criterios de necesidad, utilidad y austeridad. No se aprobará la adquisición de bienes O servicios de mayor costo, cuando existan sustitutos de menor precio e igual calidad que puedan satisfacer las necesidades de la división solicitante con la misma efectividad. Si un suplidor luego adjudicársele la orden de compra indica que no despachará la Orden de Compra por una alegación de falta de pago, el Delegado 0 Sub-Delegado Comprador realizará un informe al Director de Compras, quien referirá al Suplidor a la Administración de Servicios Generales para la Investigación por incumplimiento al Reglamentos para Licitadores de la Administración de Servicios Generales. 3. Solamente se aprobarán las compras que sean estrictamente necesarias para el buen funcionamiento del Departamento. 4. Será requisito que toda compra de bienes O servicios se haga a través de suplidores inscritos en el Registro Único de Licitadores, administrado por la Administración de Servicios Generales. No obstante, se eximirá de cumplir dicho requisito cuando concurra alguna de las circunstancias especiales 0 excepcionales dispuestas por ley o por el Reglamento aprobado a tales efectos por la Administración de Servicios Generales. 14 5. Ningún empleado solicitará a suplidores o contratistas la entrega de bienes, obras o servicios, sin haberse emitido previamente una orden de compra por el Delegado Comprador O Sub-Delegado Comprador con nombramiento expedido por la Administración de Servicios Generales, de acuerdo con las normas aplicables a este tipo de adquisición, excepto cuando se trate de una compra O servicio autorizado por Emergencia. No se tramitará para pagos las facturas recibidas que no cuenten con una orden de compra según lo dispuesto en este inciso. Se Informará al Director de la División de Compras para que analice la situación y ofrezca sus recomendaciones al Secretario Auxiliar en Gerencia y Administración. 6. El Delegado Comprador y los Sub-Delegados Compradores rendirán, a la División de Compras de la Agencia y a la Administración de Servicios Generales, informes mensuales relacionados con sus actividades de compra. Dichos informes serán sometidos no más tarde de diez (10) días laborables luego de terminado el mes. Estos informes contendrán la siguiente información: a. Copia de la orden de compra firmada b. Fecha del informe y período que cubre C. Nombre, puesto y número del Delegado y Sub- Delegado Comprador 15 d. Nombre de la unidad peticionaria que genera las órdenes 7. Los Sub-Delegados Compradores enviarán al Director de Compras copia del Informe Mensual de Órdenes de Compra para la revisión y el trámite a la Compañía de Fomento (PRIDCO) u otras dependencias del Estado Libre Asociado de Puerto Rico que así lo solicite. El Director de Compras referirá por conducto del Secretario Auxiliar en Gerencia y Administración a la Oficina de Recursos Humanos todo incumplimiento por parte del Delegado O Sub-Delegado Comprador especialmente si no se radica el informe en referencia. 8. El Delegado Comprador, conjuntamente con el Director de la División de Compras a Nivel Central, visitará a los Sub-Delegados Compradores para supervisar el funcionamiento de su trabajo. Estas vistas las coordinará el Director de la División de Compras. 9. El Director de Compras realizará la supervisión técnica para evaluar el proceso de compras y referirá al Secretario Auxiliar en Gerencia y Administración toda anomalía que se identifique en las visitas. Durante el año fiscal se debe realizar al menos tres (3) visitas a cada Sub-Delegado Comprador para garantizar un proceso de compra eficiente, efectivo y transparente. 10. El Director de Compras será responsable de recomendar la renovación o revocación del nombramiento de cada Sub-Delegado 16 Comprador, de acuerdo al desempeño en la realización de sus funciones. 11. La Administración de Servicios Generales adiestrará a los Sub- Delegados Compradores. 12. Todas las solicitudes de compras correspondientes a las regiones y oficinas serán cumplimentadas por los supervisores de la oficina de interés primario, requerirán del visto bueno del superintendente o su representante para luego tramitarse para la autorización del Director Regional. De ser autorizada la solicitud para compra, la Oficina del Director Regional tramitará la misma a la Secretaría Auxiliar en Gerencia y Administración para el registro y trámite correspondiente. Dichas solicitudes, incluirán las especificaciones que permitan establecer competencia entre varios suplidores y marcas, cantidades y modelos. Se señalará, además, el propósito y uso específico de los bienes, obra O servicios no profesionales solicitados y cualquier característica especial que requiera una evaluación basándose en criterios específicos. Dichas solicitudes serán presentadas con suficiente antelación, para garantizar que se cuenta con el tiempo para solicitar las cotizaciones, evaluación, adjudicación, aprobación de fondos, emitir la orden de compra y entrega de los bienes, obra O servicios no profesionales. En aquellas situaciones en que no se puedan someter con la solicitud de compra, especificaciones que permitan ampliar competencia, 17 acompañarán la misma con una justificación, señalando las razones que hacen indispensable que la compra que se efectúe de determinada marca o con determinada característica en especial, de manera que si el planteamiento así lo justifica, la División de Compras pueda efectuar la compra como única fuente de abasto; para esto el suplidor tendrá que presentar evidencia que demuestre ser el distribuidor exclusivo. 13. Los Directores Regionales o Jefes Institucionales verificarán en sus respectivos almacenes la disponibilidad de los artículos O materiales solicitados y autorizados. 14. El Secretario Auxiliar en Gerencia y Administración o un representante autorizado, verificará con la División Servicios Generales las cantidades disponibles en los inventarios de las regiones, instituciones O almacén central para evaluar las cantidades que se autoricen adquirir. 15. Las solicitudes de compra serán firmadas por el supervisor de la oficina de interés primario, quien tramitará la misma la Oficina del Superintendente para el visto bueno. El Director Regional emitirá la solicitud de compra a la Secretaría Auxiliar en Gerencia y Administración. 16. El proceso para emitir una orden de compra se detalla a continuación: 18 a. Una vez recibida la Solicitud de Compra en la Secretaría Auxiliar en Gerencia y Administración se referirá a la División de Compras para iniciar el proceso de cotizaciones y adjudicación. b. Una vez el comprador adjudique, se preparará la Solicitud de Compra para la aprobación de fondos, la cual se referirá a la Secretaría Auxiliar en Gerencia y Administración. C. La Oficina de Presupuesto y Finanzas evalúa el costo de la transacción para su autorización O cancelación. d. La Oficina de Compras preparará y emitirá la orden de compras al suplidor agraciado y enviará copia a la Oficina de Pre-Intervención y al Encargado de la Propiedad (si aplica). e. La Oficina de Compras enviará el Informe de Recibo e Inspección a los receptores para el recibo de la mercancía en los almacenes.