PROCEDIMIENTO DE COMPRA

1. El mecanismo de compra podrá llevarse a cabo cuando: a. El monto total de la compra no exceda de setenta y cinco mil dólares ($75,000), en adquisiciones no relacionadas a seguridad, mantenimiento y construcción, ni a la operación de las tiendas O al programa agropecuario. b. El monto total de la compra no exceda de cien mil dólares ($100,000), en adquisiciones relacionadas a seguridad, mantenimiento y construcción, o para la operación de las tiendas 0 del programa agropecuario. 2. Las compras cuyos costos sobrepasen los montos dispuestos en el inciso anterior, serán procesadas a través de la Junta de Subastas, mediante el mecanismo de subasta formal regulado por el reglamento dispuesto a tales efectos, excepto que se cuente con una dispensa emitida por la Administración de Servicios Generales. 3. Cuando la cuantía de la compra fluctúe entre un centavo ($0.01) y cinco mil dólares ($5,000), el proceso de subasta informal procederá como se indica a continuación: a. Solicitud Original La unidad peticionaria cumplimentará el formulario provisto para ello, en el que incluirá la siguiente información: 21 1) Especificaciones 2) Condiciones 3) Propósito 4) Cuantía 5) Oficina, programa O institución b. Selección de Licitadores El Delegado Comprador o Sub-Delegado Comprador seleccionará del Registro Único de Licitadores aquellos proveedores disponibles que puedan satisfacer las necesidades de los bienes, obras O servicios requeridos, y obtendrá un mínimo de tres (3) cotizaciones. El Delegado Comprador O Sub-Delegado Comprador no aceptará cotizaciones que no hayan sido solicitadas por éstos. C. Solicitud de Cotizaciones en Igualdad de Condiciones El Delegado Comprador o Sub- Delegado Comprador cumplimentará el formulario "Récords de Cotizaciones" (AC-COMP-1709), en el que incluirá toda la información a suministrarse a los licitadores o podrá solicitar por teléfono sus cotizaciones. La información que se provea a los licitadores tendrá que ser idéntica en lo que a especificaciones, condiciones y términos se refiere. 22 d. Ofertas - Los licitadores harán sus ofertas simultáneamente a la solicitud, O posteriormente por teléfono, correo electrónico O "fax" conforme a los términos establecidos por el Delegado Comprador O Sub-Delegado Comprador. Estas ofertas se deben realizar en un término de siete (7) a diez (10) días laborables. Las ofertas y cotizaciones se consideran información privilegiada entre licitador y comprador hasta tanto sea adjudicada la compra. e. Resumen de Ofertas y Adjudicación / Récord de Cotizaciones Una vez se haya vencido el término fijado por el comprador, éste procederá a adjudicar la subasta informal utilizando el formulario provisto para ello, donde desglosará las ofertas recibidas, incluyendo la siguiente información: 1) Número de la subasta informal y el propósito de la misma. 2) Nombre, dirección y teléfono de cada licitador. 3) Nombre de la persona de la compañía que se llamó para pedirle cotización. 4) Fecha y hora en que se solicitó la cotización. 23 5) Certificación de que los licitadores sometieron sus ofertas dentro del término de siete (7) a diez (10) días laborables. 6) Precios cotizados, términos y condiciones. 7) Adjudicación de la subasta informal, identificando al licitador agraciado y las razones para su selección; así como el nombre de cada licitador perdidoso y la razón O razones para rechazar cada una de sus ofertas. f. Aviso de Adjudicación Una vez adjudicada la subasta informal, el comprador procederá a notificar por teléfono la adjudicación al licitador agraciado. Este último tendrá que confirmar su aceptación antes de que se le entregue la orden de compra. 4. Para compras cuyo monto total fluctúe entre cinco mil dólares y un centavo ($5,000.01) y setenta y cinco mil dólares ($75,000) 0 cien mil dólares ($100,000), según sea el caso, el proceso de subasta informal procederá como se indica a continuación: 24 a. Solicitud Original Utilizando el formulario provisto para ello, la unidad peticionaria someterá la solicitud correspondiente, incluyendo la siguiente información: 1) Especificaciones exactas de lo que se interesa comprar 2) Condiciones bajo las cuales se interesa comprar 3) Propósito 4) Cuantía 5) Oficina, programa o institución b. Selección de Licitadores El comprador seleccionará del Registro Único de Licitadores aquellos proveedores disponibles que puedan satisfacer las necesidades de los bienes, obras O servicios requeridos, y obtendrá un mínimo de tres (3) cotizaciones. C. Solicitud de Cotizaciones en Igualdad de Condiciones El comprador cumplimentará el formulario "Solicitud de Precios en Mercado Abierto" (AC-COMP-1705.b), en el cual incluirá la información a suministrarse a los licitadores y solicitará de éstos que le sometan sus ofertas por escrito. d. Ofertas Los licitadores harán sus ofertas por escrito y tendrán entre siete (7) a diez (10) días laborables 25 para someterlas, O el tiempo que determine el comprador de acuerdo a la necesidad. Las ofertas deberán cumplir con todas las específicaciones, términos y condiciones establecidos por el comprador. Ningún licitador realizará cambios a las descripciones en las partidas de la Orden de Compra sin que el Delegado Comprador O Sub-Delegado Comprador haya emitido un aviso de cambio. e. Resumen de Ofertas y Adjudicación Luego de recibir las ofertas, el comprador adjudicará la Subasta Informal al licitador que cumpla con las específicaciones, términos y condiciones establecidos en el formulario "Solicitud de Precio en Mercado Abierto" (AC-COMP-1705), donde desglosará las ofertas recibidas, incluyendo la siguiente información: 1) Número de la subasta informal y el propósito de la misma. 2) Nombre, dirección y teléfono de cada licitador. 3) Nombre de la persona de la compañía que se llamó para pedirle la cotización por escrito. 4) Fecha y hora en que se presentó la cotización por escrito. 26 5) Certificación de que los licitadores sometieron sus ofertas dentro del término de cinco (5) días laborables, o el que determinara conveniente el comprador. 6) Precios cotizados, términos y condiciones. 7) Adjudicación de la subasta informal, identificando al licitador agraciado y las razones para su selección; así como el nombre de cada licitador perdidoso y la razón o razones para rechazar cada una de sus ofertas. f. Aviso de Adjudicación Una vez adjudicada la subasta informal, el comprador notificará por escrito la adjudicación hecha al licitador agraciado en el formulario "Aviso de Adjudicación de Compras y Servicios Mayor de $5,000", (AC-COMP-1708). 5. El cumplimiento con el número mínimo de licitadores requeridos de acuerdo al monto total de la compra, según dispuesto en el presente Artículo, podrá ser obviado en la medida en que no existan suficientes suplidores de los bienes, obras, o servicios que se vayan a comprar. 27 6. Todos los licitadores que sean considerados para el proceso de subasta informal deberán estar inscritos en el Registro Único de Licitadores (RUL). 7. La adjudicación de subastas informales requerirá la aprobación del Director de la División de Compras o su representante autorizado, previo a la emisión de la orden de compra. 8. No se ofrecerá información a la oficina de interés primario sobre precios contenidos en las ofertas de los licitadores, ya que se considera información confidencial y privilegiada entre el comprador y el licitador. 9. No se aceptarán Solicitudes para Compra de Bienes O Servicios que incluyan ofertas de cotizaciones, recomendaciones de suplidores o la compra de marcas en específico.