NORMAS PARA El RECLUTAMIENTO DE EMPLEADOS

TRANSITORIOS A. Disposiciones Generales 1. Las normas para el reclutamiento de empleados transitorio son aplicables a todas las agencias dentro del Sistema de Administración de los Recursos Humanos, agencias excluidas de dicho Sistema y las corporaciones públicas. 2. Dichas normas deberán ser interpretadas estrictamente para que se cumpla con el propósito de promover que el reclutamiento de personal en las agencias se lleve a cabo mediante procedimientos compatibles con un sistema de mérito y de evitar que surja una estructura paralela de reclutamiento con el uso de empleados transitorio para desempeñar funciones permanentes del servicio de carrera o de confianza. 8 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios 3. El uso de empleados transitorios será la excepción y no la norma en el servicio público. Las agencias reducirán en lo posible la utilización de empleados transitorios para realizar funciones cuya necesidad sea de carácter permanente. 4. Serán transitorios las personas nombradas en puestos de duración fija y los nombramientos en puestos vacantes del servicio de carrera o de confianza. 5. Los empleados con estatus transitorio no adquieren expectativas de continuidad en el servicio, excepto durante el período que cubre su nombramiento. 6. Según las necesidades del servicio, en los siguientes casos se pueden reclutar empleados transitorios para los puestos permanentes: a. cuando una persona que se encuentra acogida a una licencia cuya extensión sea mayor a un mes; b. cuando la persona se haya separado de su puesto de forma imprevista, como en el caso de muerte; c. cuando el ocupante del puesto regular se encuentre disfrutando de licencia sin sueldo; d. cuando no exista un registro de elegibles adecuado para algún puesto que requiera algún tipo de licencia y el candidato a nombrarse posea licencia provisional; e. cuando el ocupante del puesto haya sido destituido y haya apelado esta acción ante el foro apelativo; f. cuando el ocupante del puesto haya sido suspendido de empleo y sueldo por determinado tiempo; g. cuando el ocupante del mismo pase a ocupar otro puesto, mediante nombramiento transitorio y con derecho a regresar al anterior; h. cuando por necesidades del servicio sea indispensable cubrir un puesto reservado para un becario, en cuyo caso el nombramiento transitorio se extenderá por el tiempo que dure la beca; 0 i. cuando el ocupante del puesto regular de carrera pase a ocupar un puesto en el servicio de confianza. j. cuando exista una emergencia en la prestación de servicios que haga imposible o dificulte la certificación de candidatos de un registro de elegibles, en cuyo caso el nombramiento no excederá de seis (6) meses; transcurrido dicho período, si la Autoridad Nominadora entiende que persisten las condiciones que motivaron el nombramiento original, podrá extender dicho nombramiento por 9 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios un término adicional de seis (6) meses. 7. En cambio, cuando surjan necesidades temporeras, de emergencia, imprevistas o programas o proyectos bona fide de una duración determinada se crearán puestos transitorios de duración fija. Además, corresponde reclutar a empleados transitorios en las siguientes instancias donde pudiese ser que las funciones sean realmente transitorias, como: a. para realizar tareas cuya duración sea determinable y no haya razonable certeza de que tal personal permanecerá indefinidamente en el servicio, como en el caso de empleados para proyectos de obras públicas o de otra naturaleza, pero que tenga fecha de terminación; o b. cuando la agencia no disponga del personal regular necesario para completar ciertas tareas dentro de la jornada regular y el trabajo no pueda posponerse. 8. De determinar que las funciones ejecutadas por un empleado transitorio listadas en el inciso anterior son necesidades perpetuas de las agencias, será necesario la creación de puestos permanentes, independientemente de si los puestos se sufragan con fondos estatales, federales 0 combinados. 9. Las agencias se abstendrán de crear puestos de duración fija para atender necesidades permanentes u ocupar puestos permanentes vacantes. A manera de excepción, cuando se inicien nuevos programas 0 surjan nuevas necesidades permanentes con funciones de carrera O confianza dentro de los programas de las agencias, se podrán crear puestos de duración fija por un período no mayor de doce (12) meses, mientras se crean los puestos permanentes. 10. Los puestos de duración fija se crearán únicamente cuando existan necesidades temporeras, de emergencia, imprevistas 0 de duración determinada. 11. Se prohíbe la contratación de servicios con personas, corporaciones 0 empresas de empleo temporero para ocupar cualquier puesto en el Servicio Público, para ejercer las funciones asignadas a una clase o puesto O cuando las características de la relación que se establece sean propias de un puesto. 12. Las Autoridades Nominadoras y los encargados de la administración de los recursos humanos en las agencias serán responsables por la legalidad, propiedad y corrección de la creación de puestos de duración fija y del reclutamiento de empleados con estatus transitorio. 13. No se podrá nombrar a empleados transitorios en puestos que no estén clasificado conforme a uno de los Planes de Clasificación o de Valoración de Puestos vigentes 10 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios del organismo gubernamental. El incumplimiento de esta norma conllevará que el nombramiento o la acción de recursos humanos sea nula. 14. Será deber de las Autoridades Nominadoras la inmediata corrección de cualquier nombramiento transitorio que se pueda efectuar en violación de ley o de este Reglamento por error incurrido de buena fe, tan pronto advengan en conocimiento de dicho error. 15. Los empleados transitorios pensionados serán nombrados según dispuesto en la Carta Normativa Núm. 3-2010, Reglamento Núm. 7929, o cualquier reglamento vigente de esta Oficina. 16. Bajo ningún concepto se utilizarán los empleados transitorios para realizar trabajos no afines con la clasificación del puesto para el cual fueron nombrados y justificando el nombramiento del mismo. Lo contrario conllevará la nulidad del nombramiento. 17. De igual forma, se prohíben que se destaquen empleados con nombramientos transitorios. B. Nombramientos Transitorios en Puestos Permanentes Vacantes del Servicio de Carrera 1. En la mayoría de los casos donde se permite reclutar un empleado transitorio para un puesto permanente vacante en el servicio de carrera es porque existe un empleado con derecho a dicho puesto que por alguna razón en ese momento no puede ejercer las funciones del mismo, como es en los siguientes casos: a. cuando sea necesario para cubrir un puesto de una persona que se encuentra acogida a una licencia cuya extensión sea mayor a un mes; b. cuando el ocupante del puesto esté disfrutando de alguna licencia sin sueldo; c. cuando el ocupante del puesto haya sido destituido y haya apelado dicha acción ante el foro correspondiente; d. cuando el ocupante del puesto esté suspendido de empleo y sueldo por un tiempo determinado; e. cuando el ocupante del puesto pase a ocupar otro puesto de confianza o pase a ocupar otro puesto mediante nombramiento transitorio y tenga derecho a reinstalación; o f. cuando por necesidades de servicio sea indispensable cubrir un puesto reservado para un becario. 11 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios 2. Sin embargo, hay instancias que constituyen una necesidad permanente en el servicio de carrera y la necesidad de la ocupación de dicho puesto es permanente, como es en los siguientes casos: a. la persona se haya separado de su puesto de forma imprevista, como en el caso de muerte y alguien deba prestar los servicios y el trabajo no pueda posponerse; b. cuando la agencia no disponga del personal regular necesario para completar ciertas tareas dentro de la jornada regular; c. cuando no exista un registro de elegibles adecuado para algún puesto que requiera algún tipo de licencia y el candidato a nombrarse posea licencia provisional; o d. cuando exista una emergencia en la prestación de servicios que haga imposible o dificulte la certificación de candidatos de un registro de elegibles. 3. Las Autoridades Nominadoras podrán nombrar a un empleado transitorio para ocupar un puesto permanente vacante por una situación imprevista 0 de emergencia por un período no mayor de doce (12) meses, sin requerir la autorización de la OCALARH. 4. Dichos nombramientos transitorios de necesidad permanente en el servicio de carrera podrán prolongarse por un periodo adicional no mayor de seis (6) meses, con la aprobación previa de la OCALARH, para un total máximo de dieciocho (18) meses. En estos casos las agencias someterán a la OCALARH una solicitud de extensión con no menos de treinta (30) días previo a la fecha de vencimiento del nombramiento transitorio, con toda la documentación necesaria establecida en el Artículo V(B)(7). 5. Bajo ningún concepto se extenderán los nombramientos transitorios en puestos permanentes vacantes en el servicio de carrera para atender necesidades temporeras, de emergencias o imprevistas más allá del término máximo de dieciocho (18) meses. 6. Durante ese tiempo prorrogado las agencias deben hacer los procedimientos de reclutamiento ordinario para el servicio de carrera. 7. Las solicitudes de extensión de nombramiento deberán contener la siguiente información y documentación, según aplique: a. Término de extensión del nombramiento. 12 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios b. Justificar en forma detallada y específica las necesidades urgentes e inaplazables del servicio que dan base a la solicitud de extensión de nombramiento y los efectos adversos que se evitarían con la autorización solicitada. c. Evidencia de los trámites realizados para cubrir el puesto mediante reclutamiento ordinario. d. En los casos en que aplique, las Entidades Gubernamentales deberán presentar la debida autorización por parte de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP), para extensión de nombramiento transitorio por el periodo solicitado, de conformidad con lo establecido en la Ley Núm. 66-2014, según enmendada, conocida como la "Ley Especial de Sostenibilidad Fiscal y Operacional del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico" (mientras dure su vigencia), la Ley Núm. 103-2006, según enmendada, conocida como la "Ley para la Reforma Fiscal del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 2006", la Ley Núm. 147 de 18 de junio de 1980, según enmendada, conocida como la "Ley Orgánica de la Oficina de Gerencia y Presupuesto" y la normativa emitida por la OGP. e. En el caso de fondos federales, deberán entregar copia de la propuesta y de todo acuerdo formal o contrato relacionado con la solicitud de extensión de nombramiento, de aplicar. f. Cualquier otra información o documentación que el Director de la OCALARH considere necesaria para poder evaluar la solicitud de extensión de nombramiento. 8. En las instancias del Artículo V(B)(1), por no considerarse permanentes, no se podrá reclutar nuevos empleados al servicio de carrera pero la extensión de sus nombramientos transitorios podrá extenderse mientras dure la causa que dio origen a la vacancia temporera. C. Nombramientos Transitorios en Puestos de Duración Fija 1. Las agencias se abstendrán de crear puestos de duración fija para atender necesidades permanentes u ocupar puestos permanentes vacantes. 2. Cuando surjan necesidades temporeras, de emergencias 0 imprevistas, financiados con fondos federales, estatales 0 combinados, las agencias crearán puestos de 13 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios duración fija por un período no mayor de doce (12) meses, sin requerir la autorización de la OCALARH. Las agencias podrán crear tales puestos sujetos a su condición presupuestaria y a las normas fiscales y/o presupuestarias aplicables. 3. Los puestos de duración fija creados a tenor con el Artículo V(C)(2) podrán prolongarse por un periodo adicional no mayor de seis (6) meses, con la aprobación previa de la OCALARH, para un total máximo de dieciocho (18) meses. En estos casos las agencias someterán a la OCALARH una solicitud de extensión con no menos de treinta (30) días previo a la fecha de vencimiento del nombramiento transitorio. 4. Bajo ningún concepto se extenderán los puestos de duración fija para atender necesidades temporeras, de emergencias o imprevistas más allá del término máximo de dieciocho (18) meses antes mencionado. Se exceptúan de este término de extensión los programas o proyectos bona fide o de duración determinada según discutido en el Artículo V(E). 5. Las solicitudes de extensión de nombramiento transitorio en un puesto de duración fija deberán contener la siguiente información y documentación, según aplique: a. Término de extensión del nombramiento. b. Justificar en forma detallada y específica las necesidades urgentes e inaplazables del servicio que dan base a la solicitud de extensión de nombramiento y los efectos adversos que se evitarían con la autorización solicitada. C. Certificación por parte de la Autoridad Nominadora y el Director de Recursos Humanos de la agencia, que indique el puesto de duración fija no es para atender necesidades permanentes u ocupar puestos permanentes vacantes. d. En los casos en que aplique, las Entidades Gubernamentales deberán presentar la debida autorización por parte de la OGP, para extensión de nombramiento transitorio por el periodo solicitado, de conformidad con lo establecido en la Ley Núm. 66, supra (mientras dure su vigencia), la Ley Núm. 103, supra, la Ley Núm. 147, supra, y la normativa emitida por la OGP. e. En el caso de fondos federales, deberán entregar copia de la propuesta y de todo acuerdo formal o contrato relacionado con la solicitud de extensión de nombramiento, de aplicar. 14 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios f. Cualquier otra información o documentación que el Director de la OCALARH considere necesaria para poder evaluar la solicitud de extensión de nombramiento. 6. Las agencias clasificarán los puestos de duración fija en armonía con los Planes de Clasificación o de Valoración de Puestos para los servicios de carrera o de confianza vigentes, y les asignarán a las escalas de sueldo correspondientes. 7. Para cada puesto de duración fija que se cree se preparará por escrito la descripción de los deberes y funciones asignadas, para lo que se utilizará el formulario de Descripción del Puesto en uso en la agencia. Copia de este será discutida y entregada al empleado. 8. Las agencias deberán obtener la aprobación presupuestaria de OGP previo a la creación de los puestos de duración fija. 9. Las Autoridades Nominadoras y los empleados encargados de la administración de los recursos humanos serán responsables de cumplir con las normas incluidas en este Reglamento, en la Ley Núm. 184 y en la Ley Núm. 89, relacionadas con el empleo transitorio. D. Nombramientos Transitorios en el Servicio de Confianza 1. Cuando la necesidad que se interesa atender con el puesto de duración fija corresponda al servicio de confianza, las agencias deberán asegurarse que las funciones del puesto intervienen o colaboran sustancialmente en la formulación de la política pública, asesoran directamente o prestan servicios directos al jefe de la agencia. 2. La Sección 9.1, inciso (2), de la Ley Núm. 184 establece que los siguientes ejemplos de puestos en el servicio de confianza: a. los funcionarios o empleados nombrados por el Gobernador, sus secretarias personales y conductores de vehículos, así como ayudantes ejecutivos y administrativos que les responden directamente; b. los jefes de agencias, sus secretarias personales, conductores de vehículos, así como ayudantes ejecutivos y administrativos que les respondan directamente; c. los subjefes de agencias, sus secretarias personales y conductores de vehículos; d. los directores regionales de agencias; e. los miembros de juntas o comisiones permanentes nombrados por el Gobernador y sus respectivos secretarios personales; 15 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios f. los miembros y el personal de juntas o comisiones nombrados por Gobernador que tengan un período determinado de vigencia; g. el personal de la Oficina de Servicio a los Ex-Gobernadores. 3. Conforme a la Sección 9.3 de la Ley Núm. 184, el número de puesto de confianza, incluyendo los puestos de duración fija con tales funciones, no puede exceder de treinta (30). De exceder tal cantidad, se requerirá la aprobación previa de la OGP, cuando aplique. 4. Se podrán nombrar empleados transitorios en puestos del servicio de confianza cuando el titular del puesto se encuentre disfrutando de licencia por un término mayor de un mes. E. Nombramientos Transitorios en Puestos de Duración Fija en Programas 0 Proyectos Bona Fide 0 de Duración Determinada 1. En caso de programas o proyectos bona fide 0 de duración determinada, los puestos de duración fija se podrán crear por la duración de tales proyectos 0 programas, con previa aprobación de la OCALARH. 2. Las agencias podrán crear puestos de duración fija para programas 0 proyectos bona fide de duración determinada, cuya vigencia no será mayor de doce (12) meses, sin la autorización previa de la OCALARH. 3. Cualquier puesto de duración fija cuya creación o subsiguiente extensión exceda el término de doce (12) meses, podrá crearse o prorrogar su creación por la duración del programa o proyecto bona fide, previa aprobación de la OCALARH. 4. A los fines de que la OCALARH pueda efectuar dicha determinación, las agencias someterán lo siguiente: a. La ley y el reglamento que rigen la creación y funcionamiento del programa. b. La certificación de la Autoridad Nominadora, 0 su representante autorizado, sobre la fecha en que se inició la implantación de dicho programa en Puerto Rico y sobre la fecha desde la cual la agencia administra el mismo y recibe los fondos para crear los puestos correspondientes. c. La última propuesta presupuestaria sometida por la agencia en relación con dicho programa. d. La relación de puestos asignados al programa y fecha en que se crearon los puestos de duración fija para desempeñar dichas funciones por primera vez. 16 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios e. Los contratos, acuerdos o cualquier otro documento que evidencie la naturaleza real del programa. f. Cualquier adjudicación efectuada por un organismo competente sobre la naturaleza permanente o temporera del programa, incluyendo aquellas relacionadas con los derechos de sus empleados. g. En estos casos las agencias someterán a la OCALARH una solicitud de extensión con no menos de treinta (30) días previo a la fecha de vencimiento del nombramiento transitorio. F. Reclutamiento y Selección de Empleados Transitorios 1. Las personas nombradas para cubrir necesidades temporeras del servicio público tendrán estatus transitorio. El reclutamiento y selección de empleados transitorios se efectuará sin discrimen por razones de raza, color, sexo, nacimiento, edad, orientación sexual, identidad de género, origen o condición social, ni por sus ideas políticas o religiosas, condición de veterano, ni por impedimento físico 0 mental, por ser víctima o ser percibida como víctima de violencia doméstica, agresión sexual o asecho o información genética. 2. El proceso de reclutamiento y selección de los aspirantes a nombramiento transitorio consistirá de una evaluación de los candidatos a los únicos fines de determinar si reúnen los requisitos mínimos establecidos para la clase de puesto en que se nombrarán, así como las condiciones generales de ingreso al servicio público establecidas en la Ley Núm. 184, Sección 6.3, incisos (1) y (2). En casos de reclutamiento y selección de candidatos para puestos con funciones de confianza, deberán reunir los requisitos exigidos para la clase de puesto y por la Autoridad Nominadora. Estos empleados transitorios con función de confianza serán de libre selección y remoción por parte de la autoridad nominadora. 3. La responsabilidad del nombramiento transitorio recae en la agencia y es ésta la que debe evaluar responsablemente a los candidatos. a. A esos fines, la agencia deberá verificar todos aquellos datos que sean necesarios para determinar si el candidato cumple con los requisitos mínimos del puesto y las condiciones generales de ingreso al servicio público. 17 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios b. Tal información deberá ser verificada, inclusive mediante la constatación de los documentos originales del candidato que le cualifican o no para el puesto. c. Estos controles son indispensables para que funcionen efectivamente las disposiciones de legales y reglamentarias relativas a empleados transitorios. 4. Con el propósito de agilizar el reclutamiento de empleados transitorios no se requerirá que las agencias utilicen el procedimiento ordinario de reclutamiento y selección. Las agencias utilizarán los medios de comunicación que consideren más prácticos y efectivos de modo que puedan llegar a las fuentes de recursos para cubrir cada puesto. Inclusive, podrán ofrecer oportunidades de empleo transitorio a candidatos que figuren en los registros de elegibles establecidos en la agencia. En estos casos, el nombramiento del empleado transitorio no eliminará su nombre de los registros de elegibles en los que figure. 5. Las agencias con oficinas locales o regionales podrán delegar el reclutamiento y selección de empleados transitorios si consideran que ello agiliza el proceso. En ese caso adoptarán normas escritas sobre la delegación y mantendrán supervisión centralizada de manera que se observen las disposiciones legales, reglamentarias y normativas correspondientes. 6. El nombramiento transitorio en el servicio de carrera no conferirá al empleado derecho de retención en el servicio público excepto por el término de su vigencia. 7. Se podrá reclutar a un empleado transitorio en un puesto permanente del servicio de carrera, con estatus probatorio o regular, siempre que pase por los procedimientos de reclutamiento y selección dispuestos en la Sección 6.3 inciso (3) y en adelante de la Ley Núm. 184. Las agencias se abstendrán de ofrecer nombramientos regular a empleados transitorios, excepto bajo la condición de que se cumplan todos los procedimientos legales y reglamentarios aplicables al servicio de carrera. Las Divisiones u Oficinas de Recursos Humanos de las agencias serán responsables de asesorar a los empleados transitorios, al momento de sus nombramientos, sobre los trámites que deberán seguir si interesan optar por competir para ocupar puestos permanentes del servicio de carrera. 8. Se podrán ascender 0 trasladar a empleados con estatus regular o probatorio para cubrir necesidades temporeras mediante nombramiento con estatus transitorio en puestos de duración fija o en puestos permanentes. 18 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios a. Dichos empleados conservarán los derechos adquiridos en sus puestos permanentes, entre ellos la concesión de licencias y la reinstalación a sus puestos en propiedad. b. Cuando se trate de un empleado en periodo probatorio, las Autoridades Nominadoras no harán nombramientos con estatus transitorios en exceso de un año bajo ninguna circunstancia. Al momento de su reinstalación a su puesto en propiedad se le acreditará la parte del periodo probatorio servida antes de la interrupción, según las disposiciones del Artículo VIII, inciso 3, del Reglamento General para Establecer las Disposiciones sobre Período Probatorio en la Administración de Recursos Humanos en el Servicio Público, Reglamento Número 8600. c. Esta disposición se utilizará cuando las funciones del puesto que se debe cubrir transitoriamente requieren experiencia previa en el mismo u otro nivel de clasificación. No se utilizará para cubrir necesidades permanentes que se puedan cubrir por el procedimiento ordinario ni para que el empleado pruebe suerte en otras oportunidades de empleo. 9. Las Autoridades Nominadoras se asegurarán de la legalidad de todos los nombramientos transitorios que efectúen y de que a los empleados transitorios se les asignen los deberes de los puestos para los cuales fueron nombrados. G. Trámite de Nombramientos Transitorios 1. Los nombramientos transitorios se efectuarán mediante el formulario Notificación de Nombramiento y Juramento, acompañado de todos los formularios y documentos requeridos para esta acción de recursos humanos. 2. Antes de expedir el nombramiento, las agencias verificarán los documentos originales que el candidato reúne los requisitos mínimos de preparación académica y experiencia de trabajo, incluyendo los requisitos especiales, del puesto establecidos en las convocatorias a examen o en leyes especiales. En ausencia de convocatorias se utilizarán las normas de reclutamiento o las especificaciones de clases. De existir más de uno de los referidos documentos se utilizará el de fecha más reciente. La agencia certificará la verificación de dichos requisitos. 3. Al momento de su nombramiento, las agencias entregarán al empleado copia de su nombramiento, del formulario descripción del puesto y de las normas sobre 19 Reglamento para la Administración de Empleados Transitorios licencias y asistencia, normas de conducta, medidas disciplinarias y otra normativa aplicable vigente. 4. Las prórrogas autorizadas de nombramientos transitorios se efectuarán mediante el formulario Informe de Cambio y se le entregará al empleado copia de éste. H. Disposiciones Transitorias 1. Por disposiciones expresas del Artículo 15 de la Ley Núm. 89, se derogó la Ley Núm. 110 que regula el empleo irregular en la Rama Ejecutiva. Esto implica que no se podrán hacer nuevos nombramientos irregulares luego de la vigencia de la Ley Núm. 89. 2. Todo empleado que al 25 de julio de 2016, fecha de vigencia de la Ley Núm. 89, tenga estatus irregular, por contrato, o algún otro nombre para referirse a un empleado que brinda servicios por un término fijo, dejará de tener tal clasificación, según se venza su nombramiento. 3. Al vencimiento del nombramiento, si la agencia va a requerir sus servicios por un término fijo nuevamente, el empleado deberá ser nombrado como empleado transitorio, sujeto a lo dispuesto en la Ley Núm. 89 y en la Ley Núm. 184. En aquellas áreas que la la Ley Núm. 184 sea incompatible con la Ley Núm. 89, prevalecerán las disposiciones de la segunda, siempre que se trate de empleados transitorios en el servicio público. 4. Esto no debe ser interpretado como que crea derechos a los empleados con estatus irregular, por contrato, o algún otro nombre para referirse a un empleado que brinda servicios por un término fijo, de tener un nombramiento transitorio.