REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADJUDICATIVOS Y DE SUBASTAS DE LA COMPAÑIA DE TURISMO DE PUERTO RICO. El proposito de este Reglamento es proveer un procedimiento adecuado para la solucion informal de las controversias administrativas y asegurar la solucion rapida y economica de los asuntos ante la consideracion de la Compañia de Turismo mediante un procedimiento uniforme de conformidad con la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme.

Responsabilidades del Secretario(a) A. El Secretario será responsable de las tareas administrativas, tales como: 1. Llevará un libro de actas, en orden cronológico, en el cual se harán constar todos los asuntos discutidos en cada reunión oficial que celebre o participe la Junta, las recomendaciones del peticionario o asesor y la acción del Director. 2. Enviará notificación escrita, a los miembros de la Junta, sobre las reuniones o asistencia requerida en los procesos de subasta. 3. Mantendrá y custodiará el expediente completo de cada subasta, el cual incluirá todos documentos, desde la primera etapa hasta la recomendación enviada al Director, incluyendo la respuesta de este último. 4. Revisará el contenido de los avisos o invitaciones de subastas y velará por que se cumplan los términos dispuestos para la publicación o envío de invitaciones. 5. Estará pendiente de que cada comunicación haya sido recibida por los licitadores, en el tiempo requerido. 6. Hará las diligencias para la aprobación y contratación de un traductor y/o taquígrafo, cuando fuere necesario. 7. Atenderá, en primera instancia, los requerimientos de los licitadores e informará al Presidente y Vicepresidente. 8. Enviará, toda addenda aprobada, a cada uno de los licitadores. 9. Velará que cada propuesta haya sido marcada electrónicamente con la fecha de llegada y que permanezca cerrada hasta el día y la hora del acto de apertura de la subasta. 10. Preparará, entre otras, las minutas de las reuniones, de las etapas de las subastas y distribuirá las mismas entre los miembros. 11. Custodiará el original de cada minuta y las mantendrá dentro del Libro de Minutas de la Junta de Subastas, el cual será utilizado para dilucidar Compañía de Turismo de Puerto Rico Reglamento de Procedimientos Adjudicativos, 43 toda controversia relacionada a las recomendaciones hechas por la Junta.