REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTOS ADJUDICATIVOS Y DE SUBASTAS DE LA COMPAÑIA DE TURISMO DE PUERTO RICO. El proposito de este Reglamento es proveer un procedimiento adecuado para la solucion informal de las controversias administrativas y asegurar la solucion rapida y economica de los asuntos ante la consideracion de la Compañia de Turismo mediante un procedimiento uniforme de conformidad con la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme.

Procedimiento Preliminar de Subastas A. Requisición 1. El peticionario de servicios, compra o disposición de bienes enviará por correo electrónico la requisición con las especificaciones al Gerente de Compras. 2. El (la) Gerente de Compras evaluará la requisición y, de estimar que los bienes o servicios sobrepasarán los ciento cincuenta mil dólares ($150,000), la referirá al (a la) Secretario (a) y al Presidente de la Junta y notificará al peticionario. 3. El Gerente de Compras enviará a la Junta un Informe de Requisición, o notificará mediante el formulario "Subasta Cerrada con Fecha Límite", e incluirá un memorando explicativo. El formulario formará parte de los pliegos. 4. Previo a la solicitud de compra por subasta, el peticionario reservará los fondos correspondientes. 5. La Junta podrá requerir, del peticionario asesoramiento interno o externo para mayor claridad en las instrucciones, condiciones y términos que surgen de los pliegos. B. Pliegos Los pliegos serán regidos por lo siguiente: 1. El peticionario será responsable de preparar los pliegos, los cuales serán revisados por el (la) Gerente de la Oficina de Compras y la Junta. 2. Para la preparación de las especificaciones se debe solicitar el asesoramiento de las unidades de apoyo de la Compañía y/o se podrán contratar los servicios profesionales necesarios, con la aprobación del Director. 3. Las especificaciones permitirán establecer competencia entre varios suplidores y marcas. Se incluirá el propósito y uso de los artículos, materiales, equipos 0 servicios no profesionales, así como cualquier otra característica especial o necesaria que requiera una evaluación a base de criterios específicos. 4. Cuando no se puedan someter especificaciones que permitan amplia competencia, se incluirá la justificación que señale las razones que hacen Compañía de Turismo de Puerto Rico Reglamento de Procedimientos Adjudicativos, 44 indispensable que la compra sea de determinada marca o característica en especial. De ser confirmada la justificación, la Oficina de Compras podrá efectuar la compra como única fuente de abasto. 5. Los términos y condiciones incluirán, entre otros, los métodos de entrega y disposición de bienes, las fianzas, las reuniones compulsorias, la prestación de servicios y garantías, la ejecución de obras y sus etapas, todas a base de reglamentos, procedimientos y necesidades que reúnan las adquisiciones y disposiciones de bienes, así como los servicios a la Compañía. 6. Incluirá el formulario denominado "Subasta Cerrada con Fecha Límite", el cual forma parte de los pliegos y deberá contener, entre otros: a. Número de la subasta con la cual se identificarán las propuestas. b. Fechas, horario y lugar para cada etapa. c. Descripción de los bienes y servicios o las etapas del proyecto de construcción. d. Dirección física dónde pueden entregarse las propuestas y la dirección postal dónde pueden enviarse, cuando así se autorice. e. Fianzas requeridas para cada subasta, las cuales serán evidenciadas en el acto de apertura. f. Copia de las licencias, certificaciones y permisos expedidos por las distintas instrumentalidades gubernamentales, cuando estas sean esenciales para la prestación del servicio u objeto de la subasta. g. Póliza de seguro que incluya a la Compañía como asegurado adicional, cuando así se requiera. h. Indicación que especifique que la Compañía no será responsable por propuestas abiertas previo al acto de apertura, cuando pueda demostrarse que no fueron identificadas o dirigidas correctamente. i. Notificación sobre el costo de los pliegos de subasta. j. El certificado de elegibilidad de la Administración de Servicios Generales o, en la alternativa, evidencia que acredite el cumplimiento del licitador con los requisitos establecidos por las agencias que correspondan del Gobierno de Puerto Rico. k. Requerimiento, si alguno, de la Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, según enmendada, conocida como la "Ley para la Inversión en la Industria Compañía de Turismo de Puerto Rico Reglamento de Procedimientos Adjudicativos, 45 Puertorriqueña" relativa a la política preferencial para las compras del gobierno de Puerto Rico, o su equivalente. 7. Se incluirá copia de la Notificación de Subasta, sea esta por publicación o invitación de la Compañía. 8. Los pliegos incluirán las siguientes instrucciones: a. Generales i. Indican las condiciones típicas de toda subasta. b. Especiales i. Proveen las guías y las advertencias sobre circunstancias particulares y específicas de la subasta. c. Suplementarias i. Indican las instrucciones inherentes al tipo de subasta y posterior contrato. 9. La requisición de artículos, equipos, materiales, servicios no profesionales 0 la realización de obras aprobadas por el director del área responsable de supervisar la división u oficina que la origina 0 su representante autorizado. 10. Los pliegos serán recogidos en la Oficina de Compras de la Compañía durante el periodo que surge de la Notificación, el cual no será menor de tres (3) días laborables. C. Notificación 1. Por invitación La Junta enviará invitaciones para la subasta cuando: a. La Oficina de Compras certifique que existe un número limitado de posibles licitadores y resultará más económico para la Compañía. b. La Oficina de Compras certifique que no hay fuentes locales de suministro. c. No existan licitadores calificados en el mercado local o las condiciones en el mercado externo son más ventajosas. d. A juicio de la Junta y con la debida justificación escrita, el interés de la Compañía estará mejor protegido. Compañía de Turismo de Puerto Rico Reglamento de Procedimientos Adjudicativos, 46 e. Se utilicen los siguientes métodos y términos para la notificación: i. Al menos quince (15) días antes de la fecha del acto de apertura se enviará la invitación a los posibles licitadores calificados, por correo certificado con acuse de recibo. ii. A manera de excepción, el término podrá ser menor siempre que el Director así lo autorice y se proteja el interés público. iii. Errores en la invitación serán notificados al menos cinco (5) días antes del acto de apertura. 2. Por Aviso a. Se publicará la subasta durante dos (2) días consecutivos en un periódico de circulación general en Puerto Rico, con al menos quince (15) días de anticipación a la fecha del acto de apertura. b. De existir algún error en el aviso por causa de la impresión, la Junta notificará al periódico y le requerirá la publicación de una nota aclaratoria. c. Si la subasta trata de obras mayores o es considerablemente técnica o es una publicación nueva, de ser necesario, la Junta podrá solicitar una asignación presupuestaria para la notificación en publicaciones reconocidas y especializadas, cuya utilización constituye la norma dentro de la disciplina requerida. d. Cualquier error posterior a la publicación y entrega de los pliegos se notificará de inmediato, no más tarde de cinco (5) días laborables previo al acto de apertura. La notificación será por cualquier medio, salvo que la verbal será confirmada por escrito. e. Las invitaciones o avisos de subasta llevarán la firma de la Secretaria de la Junta y del Director. 3. Reuniones a. Para salvaguardar los mejores intereses de la Compañía, la Junta podrá requerir visitas oculares de inspección, reuniones de pre subasta y otras. b. Las reuniones compulsorias se notificarán en la invitación o aviso de subasta, así como en los pliegos de especificaciones. La Compañía de Turismo de Puerto Rico Reglamento de Procedimientos Adjudicativos, 47 incomparecencia del licitador será razón suficiente para su descalificación. c. Las visitas de inspección y la pre subasta se celebrarán dentro de un término razonable, no menor de cinco (5) días laborables previo al acto de apertura. 4. Entrega de Propuestas a. Las propuestas podrán ser entregadas personalmente o, si así se autoriza, podrán ser enviadas por correo certificado a la dirección física que se indique en los pliegos de subasta. b. Será de estricto cumplimiento el someter las propuestas en sobres o paquetes cerrados, debidamente identificados con el nombre y dirección del licitador, así como el número, descripción, fecha y hora de la apertura de la subasta. c. No se tomarán en consideración las propuestas recibidas después del día u hora del acto de apertura de la subasta. Tampoco serán consideradas las propuestas recibidas por correo electrónico o facsímil. d. La Oficina de Correo interno será responsable de mantener el sobre o paquete cerrado, de registrar la fecha y hora de recibo y de entregarlo a la Secretaria de la Junta, quien revisará el fiel cumplimiento con la reglamentación y custodiará el envío hasta el día de la apertura de la Subasta. e. No serán aceptadas las propuestas recibidas después de la fecha y hora establecida para la apertura de subasta.