del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte

200, Audit Findings, en cuanto al tipo de 49 condiciones a informar y el contenido de los hallazgos. d. Evaluar el Plan de Acción Correctiva presentado por el auditado. Este Plan deberá incluir el nombre de la persona contacto responsable de la acción correctiva, la acción correctiva planificada para cada señalamiento y la fecha en que se anticipa completarse. Si el auditado no está de acuerdo con algún hallazgo O considera que el mismo no requiere acción correctiva, deberán especificar las razones. e. Revisar los hallazgos del informe, lo que se documentará en hojas de trabajo que incluyan un detalle de cada señalamiento, la acción correctiva sometida por el intervenido, la evidencia revisada y la determinación en cuanto a si el señalamiento se corrige O prevalece. f. Revisar el Resumen de Hallazgos de Intervenciones Previas incluido en la auditoría. En caso de estar incompleto, se emitirá una comunicación a la entidad solicitando la misma, para lo cual se concederá un máximo de veinte (20) días calendario a partir de la fecha de recibo del documento. 50 B. Resolución de Hallazgos Toda resolución estará presentada en un escrito de Determinación (Inicial y Final) que se emitirá mediante carta certificada. Se concederá un plazo que no excederá de veinte (20) días calendario para presentar un Plan de Acción Correctiva de la Determinación Inicial del Departamento. El funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría podrá conceder prórroga adicional al plazo de tiempo concedido a este Procedimiento mediante comunicación escrita. Esta no excederá de diez (10) días calendario cuando exista justa causa siempre y cuando se solicite por escrito con cinco (5) días antes de la fecha de vencimiento del plan de acción correctiva. 1. Contenido de la Determinación Cada Determinación Inicial y Determinación Final incluirá lo siguiente: a. Descripción del hallazgo: se redactará el hallazgo según está expresado en el texto del informe de auditoría. En caso de una traducción del idioma inglés deberá realizarse sin que ello tenga el efecto de alterar el texto original. 51 b. Criterio: se citará textualmente la información según se expresa en el informe de auditoría. En el caso de que el criterio aplicado por el auditor sea incorrecto, se expresará como incorrecto el del auditor y de seguido se indicará el criterio determinado correcto por el Departamento. C. Acción Correctiva: Se indicará la acción correctiva presentada y la evidencia más reciente suministrada por el intervenido. d. Evidencia revisada: Se indicará los documentos que fueron remitidos por el Área Local y revisados por el Monitor. e. Determinación: Se expresará la decisión y el tipo de acción requerida por el Departamento al Área Local O subrecipiendario para la corrección de cada hallazgo, incluyendo los costos cuestionados. 2. Análisis de Hallazgos Los informes de auditoría identifican dos (2) categorías de hallazgos: de costos y administrativos. Estos se analizarán aplicando los criterios que se describen a continuación. a. Hallazgos de Costos: 52 La Determinación Final sobre la permisibilidad de los costos estará basada en el análisis de la naturaleza del hallazgo y la base legal. Esta constituye el criterio que da origen al cuestionamiento con el propósito de determinar la permisibilidad del gasto, conforme a los parámetros de costos permisibles definidos en WIOA y su reglamentación. Así también la Sección E del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200, sobre Cost Principles, aplicables a otras fuentes de fondos federales, establece los factores que afectan la permisibilidad de un costo. Ambas referencias definen los principios básicos para que un costo sea permisible, que serán los criterios a aplicar al evaluar costos cuestionados. Entre los criterios que se considerarán al evaluar la permisibilidad de costos: i. Los costos deberán ser necesarios, razonables y atribuibles para la ejecución de los fondos delegados. ii. En la mayoría de los casos un costo no será permitido si la base para el cuestionamiento es una clara violación de 53 ley, reglamentación y términos y condiciones de la concesión federal. iii. El gasto incurrido deberá estar apoyado por documentos. La inhabilidad del área local O del subrecipiendario para producir documentación serán en sí la base para sustentar la determinación de no permitir los costos. b. Aplicación de Costos Sustitutos Los costos sustitutos ("stand-in costs") constituyen costos desembolsados O contabilizados de fuentes de fondos que no son federales en sustitución de costos no permisibles identificados en un informe de auditoría. Si un área local O subrecipiendario acepta los costos cuestionados como no permisibles, podrá proponer la aplicación de costos incurridos en sustitución de los costos no permitidos. Deberá incluir una propuesta de costos sustitutos en la contestación a la auditoría O durante el proceso de resolución. En la evaluación de estos costos se deberá tener precaución en dos aspectos: (1) la fuente de procedencia de los costos estará limitada a la misma entidad que 54 incurrió en los costos no permisibles. Por consiguiente, agregar O fusionar costos dentro de la concesión total del estado, como un tipo de póliza para eliminar O reducir costos, sin considerar donde fueron dichos costos identificados, no será una opción aceptada por el Departamento del Trabajo Federal; y (2) si la causa que dio origen a los costos no permisibles fue el fraude, tampoco serán aceptables los costos sustitutos. C. Hallazgos Administrativos Estos hallazgos serán analizados conforme al plan de acción correctiva y evidencia presentada por el área local O subrecipiendario. Los siguientes criterios se considerarán en la evaluación y la determinación sobre los hallazgos administrativos: i. El costo/efectividad, entiéndase asegurar que la implantación de las acciones recomendadas será efectiva en términos de costos en relación al beneficio que se recibirá y/o en la reducción de posibles riesgos en la administración de fondos. ii. La determinación respecto a si el hallazgo se fundamenta en un requisito estatutario O 55 reglamentario (leyes federales, estatales u otra reglamentación) iii. La ponderación sobre si la condición debía ser incluida en el informe se realizará basado en el Statement on Auditing Standards (SAS) No. 115, Communication of Internal Control Related Matters Identified in an Audit. Este establece que para propósitos de informar sobre control interno relacionado a cumplimiento con programas federales, las definiciones de una condición a informar y una debilidad material son las siguientes: "A material weakness is a deficiency, or combination of deficiencies, in internal control, such that there is a reasonable possibility that a material misstatement of the entity's financial statements will not be prevented, or detected and corrected on a timely basis. // "A significant deficiency is a deficiency, or a combination of deficiencies, in internal control that is less severe than a material weakness, yet important enough to merit attention by those charged with governance." 56 Por lo tanto, si al hallazgo administrativo presentado en el informe de auditoría no le aplican los criterios enumerados anteriormente, se determinará que no es una condición para la que se requerirá acción correctiva al área local O subrecipiendario. iv. El hallazgo está basado en errores u omisiones aisladas y no constituye una condición representativa del todo. En tal caso, no se requerirá acción correctiva al área local O al subrecipiendario. V. La recurrencia de las condiciones, lo que puede ser indicativo de prácticas incorrectas que impactan el sistema de administración financiera. Condiciones de entidades que no tienen contrato de delegación de fondos con el Departamento, que en su naturaleza no tienen efecto material O significativo, en cuyo caso no se requerirá a éstas acciones correctivas compulsorias. d. Estrategias de Trabajo Las intervenciones reflejan en ocasiones condiciones de incumplimiento que son indicativas de debilidades 57 en los sistemas administrativos y financieros de las Áreas Locales y los subrecipiendarios de fondos federales. Reconociendo este hecho, se incorpora al proceso de resolución una estrategia de trabajo proactiva dirigida a lograr acción correctiva permanente y el funcionamiento óptimo de los sistemas administrativos. Esta estrategia se focaliza en la revisión de acción correctiva específica implantada sobre condiciones prevalecientes a través de los procesos de monitorías anuales a los sistemas administrativos y financieros que realice el Departamento. Los resultados de las monitorías serán insumo para determinar el progreso en la resolución de las condiciones y el estado actual de los sistemas administrativos y financieros. Se incorpora al alcance de esta monitoría el seguimiento a hallazgos administrativos prevalecientes de auditorías para constatar la acción correctiva implantada. 3. Determinación Inicial La Determinación Inicial constituye la decisión preliminar del Departamento respecto a los hallazgos prevalecientes del Informe Auditoría. En la 58 elaboración de la Determinación Inicial se seguirán los siguientes pasos: a. Se identificará en el informe e incluirá en la Determinación Inicial solamente los hallazgos relacionados a los fondos delegados por el Departamento. No se incluirán hallazgos cuya jurisdicción no corresponde al Departamento. b. Se evaluarán los hallazgos utilizando los criterios descritos anteriormente en la Sección sobre "Análisis de Hallazgos". C. Basado en el análisis del Plan de Acción Correctiva y evidencias presentadas, se determinará sobre la aceptabilidad de las medidas implantadas para subsanar la condición existente y eliminar O prevenir su recurrencia. Esta evaluación se realizará en el contexto de requisitos de ley y reglamentación y la acción requerida en el informe final para subsanar la misma. d. La carta de trámite de la Determinación Inicial, que se le remitirá al Alcalde (sa) O Presidente (a) de la Junta de Alcaldes con copia electrónica al Presidente (a) de la Junta Local y al Director (a) Ejecutivo (a), o en el caso de otros 59 subrecipiendarios, se enviará la comunicación al funcionario de mayor jerarquía de la entidad privada O gubernamental, con copia a la persona contacto del programa, y se concederá un plazo de veinte (20) días calendario para presentar un Plan de Acción Correctiva, para los hallazgos prevaleciente. 4. Determinación Final La Determinación Final establece la decisión del Departamento sobre la permisibilidad de cada uno de los costos e indica la razón de cada costo; establece una deuda, requiere la devolución de los costos no permisibles y las sanciones que el Departamento podría aplicar si el área local O el subrecipiendario no restituye los fondos. Confirma, además, el estatus de hallazgos administrativos e informa al área local O al subrecipiendario sobre su derecho a solicitar una Vista Informal. Esta indicará, además, que la determinación está basada en información disponible a la fecha de emisión del escrito de terminación. El Departamento asegurará que todo escrito de Determinación Final sea tramitado dentro del máximo de 180 días (6 meses) a partir del Informe 60 Final auditoría, conforme a la Sección 200.521 (d) del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200. Se emitirá una Determinación Final en cualquiera de las siguientes situaciones: a. El análisis de evidencia demuestra que se corrigen todos los hallazgos contenidos en el informe. En este caso no se requerirá preparar una Determinación Inicial y se hará constar en el escrito la razón por la que no se emite una Determinación Inicial. b. El Área Local O el subrecipiendario no presentó evidencia O contestación en el plazo de veinte (20) días calendario establecido en la Determinación Inicial. C. El Área Local O el subrecipiendario contestó la Determinación Inicial y el Departamento evaluó la contestación y evidencia y determinó sobre la misma. La carta de trámite de la Determinación Final, la cual será remitida al Alcalde (sa) O Presidente (a) de la Junta de Alcaldes por correo certificado con acuse de recibo, con copia electrónica al Presidente (a) de la Junta Local y al Director (a) Ejecutivo (a), O 61 en el caso de otros subrecipiendarios, por correo certificado con acuse de recibo al funcionario de mayor jerarquía de la entidad privada O gubernamental, con copia a la persona contacto del programa O proyecto, concederá un plazo de veinte (20) días calendario para solicitar una Vista Informal, donde se podrá considerar evidencia adicional que sea presentada en el plazo fijado en la misma, solamente para los hallazgos de costos no permitidos. No se considerarán peticiones que no estén acompañadas de nueva evidencia. Es el mérito de la decisión lo que estará sujeto a revisión mediante Vista Informal. La solicitud de Vista Informal por parte del área local o del subrecipiendario detiene toda gestión de cobro hasta tanto se emita una decisión como resultado de la celebración de la misma. C. Querellas y Apelaciones En el caso de querellas O controversias que surjan en el proceso de monitoría O resolución de hallazgos en donde se alegue violaciones a los requisitos del Título I de WIOA, la entidad intervenida podrá querellarse formalmente al Departamento. Dicha querella se ventilará 62 y resolverá en un término de sesenta (60) días calendario, conforme a los requisitos de la Sección 181 (c) de WIOA y su reglamentación. Todo escrito de Determinación Final incluirá información sobre el proceso de solicitud de Vista Informal. D. Acción de Cobro La Oficina de Monitoría referirá a la Oficina de Finanzas y Presupuesto del Departamento para que realice el cobro de los costos no permisibles al ocurrir cualquiera de las siguientes situaciones: 1. Expiró el periodo de tiempo para presentar planteamientos y evidencia adicional O presentar una querella ante el gobierno estatal O federal; 2. La contestación provista O evidencia presentada no elimina el costo cuestionado; O 3. El caso ha ido a vista informal y se ha tomado una decisión justificando el recobro de los costos. La Oficina de Monitoría del Departamento preparará una comunicación escrita a la Oficina de Finanzas y Presupuesto solicitando la creación de una cuenta a cobrar por concepto de costos no permisibles, la que incluirá copia de las decisiones iniciales y finales en torno a los costos cuestionados, las contestaciones, evidencia y documentos 63 presentados por el intervenido que sean relevantes para la Oficina de Finanzas y Presupuesto. La comunicación requerirá contestación por escrito de la Oficina de Finanzas y Presupuesto del Departamento respecto a la acción de cobro de costos y cualquier solicitud de información del estatus del cobro de la deuda. La Oficina de Finanzas y Presupuesto del Departamento utilizará en estos casos su procedimiento de cobro de deudas. Las comunicaciones del Departamento, relacionadas con los costos no permisibles y gestiones de cobro de deudas, especificarán que la fuente utilizada para la devolución de los costos deberá proceder de fondos estatales. La Oficina de Finanzas y Presupuesto no podrá iniciar gestión de cobro en los casos en que se haya apelado la decisión del Departamento en torno a la resolución de los fondos. En estos casos, se esperará por la decisión del gobierno estatal O federal en torno a la querella y se acatará la decisión respecto a los costos. E. Métodos de Repago 64 Una vez se determinen costos no permisibles luego del proceso de resolución de hallazgos de auditorías y monitorías la Oficina de Finanzas y Presupuesto deberá fijar responsabilidad respecto al pago de dichos costos y aplicar las opciones O métodos para lograr la restitución de los fondos gastados indebidamente. A continuación, se describen las opciones de repago de la deuda que el Departamento podrá aplicar: 1. Restitución de Fondos Esta constituye el remedio primario por la utilización inadecuada de los fondos WIOA. El dinero para cubrir la deuda establecida procederá de fondos que no sean federales. Se podrá recobrar mediante el pago global O plazos. Si la utilización inadecuada se debió a una omisión deliberada de los requisitos de WIOA u otros fondos federales, negligencia manifiesta por incurrir en omisiones a los estándares de administración aceptados, incidentes de fraude, uso indebido, malversación O acto ilícito, Sección 184 de WIOA, se reembolsarán los costos no permisibles a la Administración de Adiestramiento y Empleo Federal (ETA) 2. Reprogramación 65 Cuando no haya expirado el periodo de disponibilidad de fondos y no sean aplicables ninguno de los criterios que requieren devolución de los fondos a ETA enumerados en la opción anterior, la agencia que delegue fondos, en este caso el Departamento, podrá reprogramar los fondos. Se deberá mantener evidencia de las transacciones de cobro de los costos y de la reprogramación de éstos. 3. Deducción de Asignaciones de Fondos Subsiguientes Si como resultado de la determinación del gobierno federal el estado debe devolver fondos por costos no permisibles, el Departamento podrá reducir de los fondos asignados a un área local en años subsiguientes las cantidades adeudadas por costos no permisibles. Antes de tomar dicha acción, el Departamento solicitará formalmente la aprobación de la Administración de Adiestramiento y Empleo Federal (ETA), conforme a los requisitos de la Sección 184 (c) de WIOA y su reglamentación. Estas cantidades se reducirán de los fondos presupuestados en la categoría de administración. El Departamento no podrá realizar la deducción hasta tanto demuestre a la ETA, con evidencia, que ha tomado acción apropiada para asegurar cumplimiento cabal 66 respecto al uso de fondos por parte del área local O subrecipiendario. F. Dispensa para Liberar de Responsabilidad al Recipiendario El Departamento solicitará una dispensa al ETA (Grant Officer) para el relevo de responsabilidad en aquellas situaciones en que no es responsable de la deuda incurrida. Dicha petición estará acompañada de documentación que demuestre el cumplimiento del Estado con los requisitos de la Sección 184 (d) (2) de WIOA, a saber: 1. Ha establecido un sistema apropiado para la delegación de fondos y monitorías a las Áreas Locales, subrecipiendarios y contratistas que contiene estándares aceptables para asegurar el buen uso de los fondos; 2. Formalizó un contrato O delegación de fondos con el contratista, el área local O el subrecipiendario que establecía metas y obligaciones claramente definidas; 3. Actuó con la diligencia debida para proveer monitoría a la implantación del contrato O delegación de fondos, incluyendo la realización de las actividades de monitoría y auditoría en intervalos razonables; 67 4. Tomó acción correctiva adecuada y a tiempo al detectar cualquier violación a WIOA O su reglamentación por parte del área local O el subrecipiendario O contratista. G. Control de Documentos del Proceso de Resolución La Oficina de Monitoría mantendrá registros y expedientes para documentar el estatus de la resolución de auditoría, la disposición de los costos cuestionados y las acciones correctivas implantadas para los hallazgos. 1. Registros control de resolución de informes de auditoría, que incluirá: a. Subrecipiendario b. Fecha de recibo del informe en el Departamento C. Fecha de vencimiento del plazo de 180 días para completar la resolución d. Número de hallazgos administrativos e. Fechas de la Determinación Inicial y Determinación Final f. Desglose de costos cuestionados, permisibles y no permisibles g. Costos no permisibles recobrados y no recobrados h. Fecha de vista administrativa i. Fecha de cierre del caso 68 2. Mantenimiento de Expedientes de Resolución Se mantendrá un expediente de cada informe de monitoría y auditoría para documentar la resolución de los hallazgos y la disposición de costos no permitidos, que incluirá lo siguiente: a. Cartas de solicitud de informe b. Informe de Monitoría y Auditoría C. Formulario de Revisión de Informe d. Hojas de trabajo/documentos de apoyo a las hojas de trabajo, si aplica e. Evidencias presentadas por el intervenido y plan de acción correctiva f. Evidencia recopilada internamente en el Departamento g. Correspondencia interna y externa que se genere en el proceso de resolución h. Minutas de entrevistas y reuniones con funcionarios O empleados del Departamento O del área local O del subrecipiendario intervenido i. Documentos sobre el proceso de apelación j. Documentos relacionados con el reclamo y reembolso de costos k. Carta de cierre del caso 69 H. Sanciones por Violaciones a la Ley de Auditoría Sencilla y el 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200 En el caso de que el Área Local O subrecipiendario no realice la auditoría conforme al Single Audit Act of 1984, las agencias Federales y la entidad que delega fondos (Pass-through entity), aplicará los remedios establecidos en la Sección 200.338 del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200, a saber: a. Retener temporeramente los pagos en efectivo, sujeto (s) a la (s) corrección (es) de la (s) deficiencia (s) del ALDL O cualquier otra acción más severa; b. Desautorizar (denegar el uso de fondos y el pareo de créditos), en todo O en parte, de los costos de las actividades que no estén en cumplimiento. C. Suspender o terminar, total O parcialmente, la asignación corriente para el programa del Área Local de que se trate. d. Retener asignaciones futuras para dicho programa. e. Tomar cualquier otra acción remedial legalmente disponible. 70 Las acciones a seguir cuando un subrecipiendario no realice la auditoría serán las siguientes: a. Se enviará notificación escrita de la acción que determine el Departamento para asegurar la realización de la auditoría. Se especificará la razón por la cual se aplica la sanción, el plazo en que se aplicará la misma y su naturaleza. b. El Departamento determinará, mediante cualquier tipo de acción que estime conveniente, si los fondos fueron gastados conforme a las leyes y la reglamentación aplicables y asegurará la acción correctiva relacionada a condiciones de incumplimiento. C. Asegurará el recobro de costos de auditorías que no se realizaron, conforme a los requisitos de la subparte F del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200. Específicamente, el Departamento tiene la facultad de realizar la auditoría cuando el área local O subrecipiendario demuestre continua inhabilidad O renuencia para realizar la auditoría sencilla. 71 La Oficina de Monitoría informará mediante un memorando al Secretario sobre aquellas entidades que muestren una continua inhabilidad O renuencia a realizar sus auditorías. Este resumen, acompañado de evidencia, indicará las situaciones de incumplimiento, de manera que permita determinar la aplicación de sanciones. Se enviará copia de esta comunicación a las Oficinas de Planificación, Administración, Presupuesto y Finanzas y UETDP/Proyectos Especiales. Se notificará a la entidad la sanción, la razón de la misma, su derecho a apelar la determinación y la decisión del Departamento respecto a la realización de la auditoría. I. Sanciones de la Sección 184 de WIOA El funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría podrá recomendar, mediante un memorando al Secretario, la aplicación de sanciones conforme a la