del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200, el

Departamento es la entidad delegatoria ("pass-through entity") que provee una subdelegación federal ("subaward") a un subrecipiente para llevar a cabo parte de un programa federal. La Sección 200.331 de la citada reglamentación requiere a las entidades delegatorias ("pass-through entities") que emitan decisiones gerenciales para los hallazgos de auditoria relacionadas a las delegaciones de fondos federales provistos a los subrecipientes conforme a lo establecido en la Sección 200.521. El proceso de resolución delineado está dirigido a lograr los siguientes objetivos específicos: 1. Asegurar que las Áreas Locales o los subrecipiendarios que gasten $750,000 O más en asistencia federal durante el año fiscal de dicho subrecipiendario, cumplan con los requisitos de auditoría establecidos en el 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200, para ese año fiscal. 2. Determinar la necesidad de acción correctiva para los hallazgos que impactan los programas y asegurar su implantación. 43 3. Permitir O determinar no permisibles los costos cuestionados y establecer los fundamentos para tal determinación. 4. Determinar sobre la aceptabilidad de costos sustitutos ("stand in costs") para sustituir costos no permisibles. 5. Determinar el curso de acción a seguir para la disposición de los costos cuando determinen costos no permisibles, específicamente, que se establezca la deuda y se gestione el recobro de los costos no permitidos. 6. Proveer a la parte auditada el derecho a apelar la decisión. A. Actividades Previas al Proceso de Resolución 1. Identificación de Áreas Locales y/o subrecipiendarios de fondos federales delegados por el Departamento: La identificación de las Áreas Locales y subrecipiendarios de fondos federales sujetos a auditoría sencilla, conforme a requisitos de la subparte F del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200, se realizará de la siguiente manera: a. Se le solicitará a la Oficina Legal del Departamento un listado de las áreas locales 44 y/o subrecipiendarios con contratos de delegación de fondos del año fiscal determinado sufragados por WIOA y por otras fuentes de fondos administrados por el Departamento. De la Oficina Legal del Departamento no contar con dicha información se accederá la página de la Oficina de Contralor de Puerto Rico (www.ocpr.gov.pr) y se revisará la información. b. Se solicitará, a la Oficina de Finanzas y Presupuesto del Departamento, los informes de gastos de cada subrecipiendario y se le enviará a las áreas locales y/o subrecipiendarios la solicitud de Informe de Auditoria Sencilla. C. Se identificarán aquellas entidades que hayan gastado menos de $750,000 de todas las fuentes de fondos federales recibidos, las cuales tendrán que presentar una certificación al respecto. Estas estarán exentas de realizar auditorías sencillas O de programas específicos conforme a los requisitos de dicha reglamentación. Sin embargo, dichas entidades deberán mantener documentación disponible para revisiones O auditorías por funcionarios del Gobierno Federal, del 45 Departamento como entidad delegataria de fondos federales ("pass-through entity") y de la Oficina de Contabilidad General del Gobierno Federal (GAO) d. Se preparará un informe de status de las Áreas Locales y subrecipiendarios de fondos delegados por el Departamento que identificará las entidades sujetas al requisito de auditoría sencilla y reflejará el seguimiento a la obtención del informe. 2. Seguimiento a Informes de Auditoría La Oficina de Monitoría ofrecerá seguimiento para asegurar que los subrecipiendarios de fondos WIOA u otros fondos federales que administre el Departamento remitan sus informes de auditoría sencilla dentro del periodo de treinta (30) días luego de la entrega del Informe por parte del auditor hasta un máximo de nueve (9) meses después de finalizado el periodo auditado, lo que ocurra primero, según requerido en la Sección 200.512 ("Report Submission") del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200. Se prepararán las siguientes comunicaciones como instrumentos de seguimiento: 46 a. Carta de Solicitud (Anejo 12) : Ésta notificará a la entidad sobre el requisito de auditoría y solicitará al Área Local o al subrecipiendario que informe la firma de Contadores Públicos Autorizados que realiza la intervención y el estatus de ésta. Además indicará los requisitos sobre la fecha límite para contratar los servicios de auditoría (tres (3) meses antes de finalizar el periodo a ser auditado) y la fecha de vencimiento para presentar el informe de auditoría sencilla. Esta carta se enviará al Presidente (a) de la Junta Local y al Director (a) Ejecutivo (a) no más tarde de cuarenta y cinco (45) días después de terminar el período auditado. En el caso de otros subrecipiendarios, se enviará la comunicación al funcionario de mayor jerarquía de la entidad privada O gubernamental, con copia a la persona contacto del programa O proyecto. b. Carta para notificar vencimiento: La misma comunicará el vencimiento de la fecha límite para presentar el informe y notificará al intervenido sobre el riesgo de imposición de sanciones, conforme a los requisitos dispuestos 47 en la Sección 200.505 del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200. Cuando la fecha límite ocurra sábado, domingo O día feriado se extenderá la fecha hasta el próximo día laborable. 3. Revisión de Informes de Auditoría Antes de iniciar la resolución de hallazgos, se revisará el informe para asegurar que la auditoría realizada cumple con los estándares requeridos para el tipo de organización. Se deberá considerar que los informes de auditoría constituyen recomendaciones a la gerencia y no necesariamente incluyen toda la información en la que se basará la acción de resolución. Por lo tanto, es de suma importancia asegurar que se utilicen los fundamentos correctos para la determinación sobre un hallazgo de auditoría con el propósito de garantizar la integridad del proceso de resolución. El Informe de Auditoría se revisará utilizando el formulario Guía para la Revisión de Informes de Auditoría Sencilla y Documentación Relacionada. En esta revisión se seguirán los siguientes pasos: a. Verificar que el conjunto de informes de la auditoría (audit reporting package) contenga la 48 información requerida por la Sección 200.515, Audit Reporting, del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200, la que se resume a continuación: i. Estados Financieros y la Lista de los Gastos de las Delegaciones de Fondos Federales. ii. Resumen de Hallazgos Previos. iii. Informes del Auditor Conforme a la Sección 200.515. iv. Plan de Acción Correctiva Si falta alguno O varios de estos documentos, se notificará a la entidad auditada, con copia a la firma de auditores, solicitando los mismos. b. Verificar que los fondos WIOA u otros fondos otorgados por el Departamento hayan sido incluidos en los estados financieros. Si estos no están incluidos, se solicitará al auditado la corrección de los mismos. Se concederá un plazo de veinte (20) días calendario para presentar el estado financiero corregido. C. Verificar que el detalle de hallazgos y costos cuestionados cumpla con los requisitos de la