PROCESO DE MONITORÍA

El Procedimiento que a continuación se describe provee las fases y/o pasos esenciales para satisfacer los requisitos del sistema de monitoría estipulados en WIOA u otros fondos federales que el Departamento administre. La Oficina de Monitoría del Departamento desarrollará anualmente su Plan de Trabajo enmarcado en este procedimiento. 8 A. Tipos de Monitoría 1. Monitoría Programática Pretende determinar si las actividades del programa que realizan las Áreas Locales cumplen con lo estipulado en el contrato y con las expectativas de los participantes y los resultados obtenidos conforme a los planes anuales, propuestas y contratos aprobados por el Departamento. Además, se determinará si las actividades del programa cumplen con las disposiciones de WIOA, su reglamentación y otras leyes y reglamentación federales y/o estatales aplicables. 2. Monitoría Administrativa y Financiera Tienen el propósito de evaluar el cumplimiento de las Áreas Locales con las disposiciones administrativas y financieras en la operación de los programas que administra el Departamento. Además, tiene el propósito de proveer asistencia técnica apropiada y necesaria para lograr prácticas que dirijan al funcionamiento óptimo en las actividades subvencionadas con fondos WIOA y con otros fondos delegados por el Departamento. 3. Investigaciones y/o Intervenciones Especiales 9 Se realizarán investigaciones y/o intervenciones especiales cuando se presente a la atención de la Oficina de Monitoría situaciones que afecten la ejecución de los programas O el cumplimiento con las disposiciones de Ley y su reglamentación. Estas podrán ser referidas por el Gobierno Federal, Gobierno Estatal, el Secretario y/o la Junta Estatal. B. Métodos de Monitoría 1. Revisión en el Sitio ("On site Review") Consistirá de visitas a las Áreas Locales u otros subrecipiendarios para la recopilación de datos que suplan la demanda informativa de la monitoría. Se realizará mediante entrevistas, revisión de expedientes y registros y la observación de las operaciones de los programas O sistemas administrativos y financieros, sin limitarse a estos. 2. Revisión de escritorio ("Desk Review") En casos que lo ameriten, la monitoría se llevará a cabo mediante este método que consiste de la evaluación de información y documentos suministrados por la Oficina de Planificación, Evaluación, Validación y Estadísticas, y la Oficina de Finanzas y Presupuesto, entre otros. Además, de la evaluación de 10 información relevante solicitada al Área Local para cumplir con el alcance y el objetivo de la monitoria. C. Plan de Trabajo La Oficina de Monitoría preparará anualmente el Plan de Trabajo antes del comienzo del año Programa, el cual deberá ser aprobado por el funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoria previo a su utilización. El Plan especificará los tipos de monitoría que se realizarán, las Áreas Locales y subrecipiendarios a intervenir, el enfoque de las monitorías y las prioridades a cubrir. Los monitores designados serán responsables de realizar las intervenciones conforme al Plan de Trabajo y a las disposiciones contenidas en este Procedimiento. De acuerdo al Plan de Trabajo se preparará un itinerario de visitas enmarcadas en tiempo dentro del cual los monitores designados tendrán que realizar las mismas. El itinerario puede estar sujeto a cambios durante el Año Programa por justa causa. Se notificará por escrito a los monitores (Anejo 1) la asignación de trabajo. La asignación especificará al monitor designado, el tipo de monitoría, el año programa, el Área Local O subrecipiendario a intervenir, fechas de inicio y terminación de la labor de campo, y la fecha 11 límite para la entrega de los Hallazgos Preliminares redactados en el Informe a la Gerencia. D. Fases de la Monitoría, Investigaciones e Intervenciones Especiales El proceso de monitoría se realizará en las siguientes fases: 1. Planificación Una vez se notifica la asignación de trabajo al monitor este iniciará la planificación de la monitoria para obtener un entendimiento claro y preciso de la encomienda de trabajo, específicamente, el alcance, los objetivos y la metodología de trabajo. Estudiará la Guía de Monitoría (Operacionales y Administrativas y Financieras, según apliquen), instrumentos de medición y hojas de trabajo que se utilizarán en la monitoría así como las leyes, reglamentaciones y procedimientos aplicables a los programas que serán evaluados. Examinará planes anuales de las Áreas Locales, especificaciones de trabajo y modificaciones del año programa, contratos de delegación de fondos, informes financieros y programáticos, informes de monitorías y auditorías previas, manuales de procedimientos, 12 registros de proveedores elegibles para actividades de adiestramiento disponibles en el PDL y cualquier otra demanda informativa especificada en las guías de monitoría. Además, verificará si hubo nueva emisión O enmiendas a la reglamentación federal aplicable. En esta etapa podrá identificar situaciones que potencialmente sean desviaciones, a las que deberá prestar énfasis durante la fase de campo. El monitor se reunirá con los empleados de las distintas áreas del Departamento que interaccionan con el Área Local que intervendrán, por ejemplo, la Oficina de Planificación, Evaluación, Validación y Estadísticas, y la Oficina de Finanzas y Presupuesto, entre otros. Esto con el propósito de discutir los documentos recibidos de estas oficinas y conocer aquellas situaciones que representen algún tipo de riesgo para la monitoría. En el caso que no existan guías e instrumentos, el monitor desarrollará éstas conforme al tipo de monitoría, objetivos de ésta y basado en áreas de cumplimiento especificadas en las leyes y reglamentaciones que rigen el programa. Las mismas 13 deberán ser aprobadas por el funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría. Se notificará mediante comunicación escrita (Anejo 2) al Área Local O subrecipiendario sobre la fecha de comienzo de la monitoría, los objetivos de la misma y la coordinación de recursos e información que sean necesarios para llevar a cabo la revisión. En el caso de monitorías a las Áreas Locales, toda correspondencia se dirigirá al principal funcionario electo (Alcalde (sa) O al Presidente (a) de la Junta de Alcaldes del Área Local. Se enviará una copia de la comunicación al Presidente (a) de la Junta Local y al Director (a) Ejecutivo (a) del Área Local. En el caso de otros subrecipiendarios, se enviará la comunicación al funcionario de mayor jerarquía de la entidad privada O gubernamental, con copia a la persona contacto del programa O proyecto. La carta de notificación de monitoría se enviará con un mínimo de diez (10) días laborables antes de la fecha de comienzo de la monitoría, independientemente de si se trata de una monitoria de escritorio O una monitoria en el sitio. Se adjuntará a la carta de notificación las guías principales que se utilizarán 14 en la intervención y la lista de documentos que el área local o subrecipiendario deberán someter a la Oficina de Monitoria por medios electrónicos, los que deberán estar accesibles al comienzo de la labor de campo. El monitor designado se comunicará con un representante del área local O entidad para verificar el recibo de la misma. 2. Recopilación Conferencia de Entrada El monitor iniciará la fase de campo con una reunión con el personal gerencial del Área Local y representantes de la junta de alcaldes y de la junta local, según lo determine el área local. En el caso de otros subrecipiendarios, se iniciará mediante reunión con el director O representante autorizado de la entidad a ser intervenida. Se tomará la asistencia (Anejo 3), explicarán los objetivos, el alcance y el itinerario de trabajo de la monitoría y se coordinará la recopilación de información con el personal de enlace designado por el subrecipiendario. El monitor documentará los asuntos discutidos y acuerdos en la conferencia de entrada en una 15 minuta (Anejo 4). Se entregará copia de la hoja de asistencia y de la minuta firmada por el personal concerniente, al Director (a) Ejecutivo (a) del Área Local y al representante de la Junta Local, O al Director (a) O Representante autorizado de la entidad objeto de monitoría. a. Labor de Campo En esta fase, el monitor obtendrá evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones del examen que realice. Recopilará los datos conforme a las guías de monitoría e instrumentos de medición diseñados para realizar la intervención. Las guías diseñadas por la Oficina de Monitoría no limitarán la labor investigativa a realizarse en la Monitoría. De ser necesario, el monitor desarrollará guías e instrumentos adicionales para aquellas actividades, funciones O proyectos para los cuales no se ha diseñado previamente una guía. El monitor preparará un plan de muestreo, considerando el alcance y criterios evaluativos definidos para la monitoría. Este deberá asegurar 16 que la muestra sea representativa del universo determinado. El monitor utilizará el muestreo aleatorio o por atributos según establecido por el funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría. El plan de muestreo se documentará y especificará el tipo y método de muestreo, el universo y la muestra seleccionada. Las guías, instrumentos, hojas de trabajo, plan de muestreo y evidencias obtenidas formarán parte del expediente de la Monitoría. El expediente será organizado y actualizado conforme al Índice de Monitoría. El tiempo máximo promedio para realizar la labor de campo no excederá de quince (15) días laborables, el cual podrá ser extendido por cinco (5) días laborales por el funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría. Cuando el Área Local O subrecipiendario se niegue a proveer O no facilite el acceso a la información y/o documentación que le fuera requerida por escrito por el monitor (Anejo 5) durante la Labor de Campo, el monitor notificará la situación al 17 funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría. El funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría procederá a notificar por escrito al Alcalde (sa) O al Presidente de la Junta de Alcaldes o, en el caso de otros subrecipiendarios, al funcionario de mayor jerarquía de la entidad privada o gubernamental, sobre la situación que impide la continuación de la Labor de Campo en el Área Local O en el Proyecto. Advirtiéndole que, dentro de un término no mayor de cinco (5) días laborables, el Área Local O el subrecipiendario deberá haber provisto el acceso a la información y/o documentación solicitada para continuar y completar la Labor de Campo. Además, la comunicación apercibirá sobre los remedios y sanciones aplicables, conforme a la Sección 200.207 y 200.338 del 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200, por el incumplimiento con los términos y condiciones del contrato dela delegación de fondos. Si dentro del término concedido al Área Local O subrecipiendario no se provee O facilita el acceso 18 a la información y/o documentación requerida por el monitor, se dará por terminada la monitoria, lo cual deberá ser notificado por el monitor mediante comunicación escrita dirigida al funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría. El funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría procederá a informar la situación por escrito al Secretario, con copia al Presidente de la Junta Estatal y al Director (a) del Programa de PDL, y recomendará las posibles acciones que podrían imponerse al Alcalde (sa) O a la Junta de Alcaldes O al subrecipiendario por no cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias que cobijan los fondos delegados al Área Local O al subrecipiendario. En primera instancia, conforme a la citada Sección 200.207, se podrán imponer condiciones adicionales tales como: requerir información financiera adicional más detallada; requerir una monitoría adicional; requerir asistencia técnica O administrativa; establecer intervenciones adicionales; entre otros. 19 No obstante, al amparo de la citada Sección 200.338, de entenderse que la situación no es remediable con la imposición de dichas condiciones adicionales, el Secretario, en coordinación con la Junta Estatal y el Director (a) del Programa de PDL, podrá tomar una o más de las siguientes acciones restrictivas, según se estimen apropiadas, de acuerdo a las circunstancias de la situación de que se trate, sin que se entienda limitativo: Temporeramente retener el desembolso de efectivo hasta tanto no se corrija la deficiencia; i. Rechazar (esto es, denegar tanto el uso de los fondos y de cualquier crédito de pareo aplicable) todo O parte del costo de la actividad O de la acción que está en incumplimiento; ii. Suspender parcial O totalmente O terminar la delegación de fondos; iii. Recomendar al Departamento de Trabajo Federal el inicio del proceso de suspensión y exclusión ("debarment and suspension"), 20 conforme al procedimiento dispuesto en el 2 C.F.R. Parte 180. iv. Retener delegaciones futuras para el programa O el proyecto; V. Tomar cualquier otra acción que este legalmente disponible. La notificación sobre la acción requerida al Área Local O al subrecipiendario deberá contener la siguiente información: i. La naturaleza de la (s) condición (es) O requisito (s) adicional (es) ; ii. La (s) razón (es) por la (s) cual (es) se le impone (n) la(s) condición (es) o requisito (s) adicional (es) i iii. La naturaleza de la acción requerida para remover la (s) condición (es) O requisito (s) adicional (es) i iv. El tiempo concedido para completar la (s) acción (es) requerida (s) ; V. El método para presentar una reconsideración de la (s) condición (es) O requisito (s) adicional (es) impuestos. 21 Cuando un Área Local no cumpla con la (s) condición (es) adicional (es) O restrictiva (s) impuesta (s) en el término requerido, se entenderá que se ha cometido una violación sustancial a los requisitos administrativos uniformes al amparo de la Sección 184 de WIOA, por lo que se atenderá conforme a lo dispuesto en el inciso I de la Sección V sobre "Proceso para la Resolución de Informes de Auditoría". El monitor analizará los datos recopilados en la intervención de monitoría. El análisis consistirá en interrelacionar los resultados obtenidos para establecer discrepancias O congruencias entre lo recopilado y los criterios evaluativos. Basado en este análisis, determinará si la data O información recopilada describe y verifica los objetivos de la monitoría por cada área examinada. b. Reunión de Salida Una vez se complete la labor de campo, se coordinará una Reunión de Salida con los representantes del Área Local O del subrecipiendario para discutir condiciones y observaciones preliminares y otros resultados de 22 la monitoría. Esto será una oportunidad para discutir asuntos que hayan afectado el proceso de monitoría, eliminar hallazgos potenciales y aclarar dudas sobre la información recopilada. Se preparará una hoja de asistencia (Anejo 6) y una minuta (Anejo 7) de lo discutido y se entregará copia firmada para los representantes del área local O del subrecipiendario. Además, se discutirá los próximos pasos del proceso de monitoría, a saber, la presentación del Informe a la Gerencia y la oportunidad de solicitar una Conferencia de Salida para la discusión formal de dicho Informe. Esta reunión establecerá la fecha de terminación de la labor de campo. 3. Análisis de Información y Redacción del Informe a la Gerencia Luego de finalizada la labor de campo y tras el análisis de la información recopilada, el monitor determinará si las situaciones encontradas representan un hallazgo. Se asegurará que los hallazgos estén sustentados por evidencia suficiente, pertinente y relevante. El monitor 23 procederá a redactar el Borrador de Informe a la Gerencia estableciendo los hallazgos en un narrativo claro y preciso de los hechos. Una vez redactado el Borrador del Informe a la Gerencia se lo entregará a su supervisor dentro de un máximo de siete (7) días laborables. El Hallazgo tendrá la siguiente estructura: a. Condición los hechos encontrados en la monitoría indicativos de que no se cumplió con uno O más criterios. b. Criterio es el marco de referencia para evaluar la condición. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto O juicio del Monitor. C. Causa - es la razón fundamental por la cual ocurrió la situación. d. Efecto es lo que significa, real O potencialmente, no cumplir con el criterio. e. Recomendación son el remedio O las medidas que sugiere el monitor para corregir las 24 deficiencias determinadas. La efectividad del trabajo depende sustancialmente de que el nivel administrativo o ejecutivo cumpla adecuadamente con las mismas. Esta estructura facilita al funcionario del Área Local una mejor comprensión de la información ofrecida. De no haber hallazgos, se redactará el borrador del Informe de Monitoría del Área Local O del subrecipiendario el cual se acompañará con la Carta de trámite del Informe en donde se le notificará el cierre de la monitoría. El supervisor tramitará el Borrador del Informe a la Gerencia revisado al funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría para su revisión y aprobación. El mismo será emitido al Área Local en un plazo que no excederá de quince (15) días laborables después de finalizada la labor de campo. La Carta de Trámite del Informe a la Gerencia (Anejo 8) se le remitirá al Alcalde (sa) O Presidente (a) de la Junta Alcaldes por correo certificado con acuse de recibo, con copia en formato electrónico al Presidente de la Junta Local y al Director (a) 25 Ejecutivo (a) del Área Local. En el caso de un subrecipiendario se enviará por correo certificado con acuse de recibo, al funcionario de mayor jerarquía de la entidad privada O gubernamental, con copia en formato electrónico a la persona contacto del programa O proyecto. En la Carta de Tramite del Informe a la Gerencia se le informará que de interesar llevar a cabo una Conferencia de Salida con los funcionarios a cargo de la Oficina de Monitoría, deberá realizar una solicitud por escrito al Director (a) de la Oficina de Monitoría no más tarde de diez (10) días laborables luego del recibo del Informe a la Gerencia. En la misma se podrá discutir y aclarar algún asunto relacionado con los hallazgos presentados en el Informe a la Gerencia. De no solicitar la Conferencia de Salida deberá enviar una carta con sus comentarios al informe en un plazo no mayor de diez (10) días laborables luego del recibo del Informe a la Gerencia. De no recibirse una solicitud de Conferencia de Salida O los comentarios al Informe a la Gerencia en el término establecido, 26 la Oficina de Monitoría procederá a redactar y enviar el Informe de Monitoría. 4. Conferencia de Salida La Conferencia de Salida se realizará a petición de la Gerencia y deberá ser solicitada no más tarde de diez (10) días laborables luego del recibo del Informe a la Gerencia. Esta solicitud deberá ser por escrito y enviada al Director (a) de Monitoría. El monitor a cargo de llevar a cabo la monitoría se comunicará con los representantes del Área Local O del subrecipendario para coordinar la fecha de la Conferencia de Salida. En la Conferencia de Salida se discutirán los hallazgos identificados, se estipularán los compromisos de acción correctiva y la oportunidad de presentar información adicional que modifique los hallazgos O resuelva los mismos. Cabe señalar que la realización de la Conferencia de Salida no prorroga la fecha de entrega de los comentarios al Informe a la Gerencia. El monitor documentará todos los asuntos discutidos en la Minuta de la Conferencia de Salida (Anejo 9) y registrará la asistencia de los representantes 27 del Área Local O subrecipiendario y de la Oficina de Monitoria. Luego de ser firmada se les entregará una copia de ambos documentos. 5. Redacción de Informe de Monitoria y Análisis de la información presentada en la Conferencia de Salida El monitor iniciará la redacción del Informe de Monitoria una vez se realice la Conferencia de Salida O venza el termino dado para que la Gerencia solicitara la misma O envíe su contestación al Informe a la Gerencia. De haberse efectuado la Conferencia de Salida O el Área Local haya enviado en la contestación información relacionada a los hallazgos presentados en el Informe a la Gerencia. El monitor en un término de siete (7) días laborables realizará el análisis de la documentación entregada para determinar si ésta constituye una acción remedial O para eliminar la condición de manera permanente O parcial y completar la redacción del borrador del Informe de Monitoría. Cualquier extensión a este proceso deberá solicitarse al funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría para 28 su aprobación, la que deberá estar debidamente justificada. El contenido del Informe de Monitoría será completo, objetivo, preciso, claro y conciso. Este incluirá las siguientes secciones: a. Introducción b. Objetivos C. Alcance d. Base Legal e. Metodología f. Descripción del sistema O proyecto evaluado g. Condiciones significativas para acción correctiva h. Condición actual de hallazgos de intervenciones previas i. Áreas recomendadas para mejoramiento En el Informe de Monitoria se establecerán los hallazgos que se corrigen y los que prevalecen. El monitor determinará la necesidad de requerir al Área Local O al subrecipiendario un plan de acción correctiva para los hallazgos identificados. Esta 29 determinación se hará utilizando como guía los siguientes criterios: a. Si el hallazgo es un error u omisión aislada O la condición es sintomática de un conjunto de deficiencias en los sistemas evaluados. b. Si el Área Local O subrecipendario no ha iniciado acción correctiva para eliminar la condición. C. Si la recurrencia del hallazgo denota que el Área Local O el subrecipiendario no ha implantado acción correctiva permanente. Se asegurará que los hallazgos estén sustentados por evidencia suficiente, pertinente y relevante. Los hallazgos se expresarán en un narrativo claro y preciso de los hechos que permita formular la acción correctiva necesaria. Las recomendaciones expresarán medidas específicas remediables que orienten al área local O subrecipiendario para eliminar el origen de la condición. Si la monitoría no reveló hallazgos o la información presentada como parte de la contestación del Informe a la Gerencia demuestra la 30 corrección de los hallazgos presentados, la Carta de Trámite del Informe de Monitoría notificará al Área Local O al Subrecipiendario el cierre de la monitoría. La Carta de Trámite del Informe de Monitoria (Anejo 10) se remitirá por correo certificado con acuse de recibo al Alcalde (sa) O al Presidente (a) de la Junta Alcaldes, con copia en formato electrónico al Presidente de la Junta Local. En el caso de otros subrecipiendarios, se enviará la comunicación al funcionario de mayor jerarquía de la entidad privada O gubernamental, con copia a la persona contacto del programa o proyecto. Esta carta acompañará el Informe de Monitoría y establecerá el término de veinte días (20) calendarios para presentar el Plan de Acción correctiva por parte del Área Local O Subrecipiendario. 6. Plan de Acción Correctiva Una vez el Área Local O Subrecipiendario reciba el Informe de Monitoría tendrá un término de veite (20) días calendarios para preparar y enviar el Plan de Acción Correctiva. 31 El Plan de Acción Correctiva que se solicitará al área local o al subrecipiendario deberá incluir, como mínimo: a. Nombre de la persona contacto encargada de la acción correctiva. b. Descripción de la acción correctiva establecida O planificada. C. Fecha en que se anticipa corregir la deficiencia si ésta está en proceso. d. Evidencia que sustente la acción correctiva para cada hallazgo. e. Para hallazgos de monitorías previas, la acción correctiva correspondiente. Podrá expresarse, además, las razones por las cuales el Área Local O subrecipiendario considera que los hallazgos previos ya no tienen validez O no ameritan acción adicional. 7. Determinación de Hallazgos Administrativos Cuando en el Informe de Monitoria prevalezcan hallazgos administrativos que no conllevan costos cuestionados, el Director (a) de Monitoría tendrá discreción de ofrecer seguimiento a las acciones correctivas presentadas en el Plan de Acción 32 Correctiva en la próxima monitoria programada para el Área Local. 8. Determinación sobre Costos Cuestionados Si en el Informe de Monitoria prevalecen hallazgos sobre la permisibilidad de costos, se debe indicar la razón y la cantidad de cada uno de los costos cuestionados, se le comunicará al Departamento de Finanzas del Departamento para el establecimiento de una deuda por cobrar. Se le requerirá la devolución delos costos no permisibles, siguiendo el proceso de acción de cobro establecido en la Sección B III. Se le advertirá de las sanciones que el Departamento podría aplicar si el área local O el subrecipiendario no restituye los fondos y de su derecho a apelar la decisión ante el Secretario del Departamento del Trabajo Federal. Además, se indicará que la determinación está basada en información disponible a la fecha de emisión del escrito de terminación. 9. Visita de Seguimiento En los casos que amerite y basado en el análisis del Plan de Acción Correctiva presentado por un área local O subrecipiendario, la Oficina de 33 Monitoría determinará la necesidad de realizar una visita de seguimiento. Las siguientes razones serán motivo para que se ofrezca seguimiento: a. Existen violaciones sustanciales a disposiciones del Título I de WIOA, los Requisitos Administrativos Uniformes O los Principios de Costos que afectan las operaciones del área local O proyecto. b. El Plan de Acción Correctiva presentado no satisface las recomendaciones ofrecidas en el Informe a la Gerencia. C. La contestación a los hallazgos es parcial O incompleta para condiciones recurrentes que tienen un impacto significativo en el funcionamiento del programa O sistema evaluado. Fundamentado en dichos criterios, el monitor discutirá el análisis del Plan de Acción Correctiva con su supervisor para establecer una estrategia de seguimiento a los hallazgos significativos. El monitor procederá a contactar al Director (a) Ejecutivo (a) del Área Local O subrecipiendario para coordinar y acordar la fecha del seguimiento. 34 No requerirán seguimiento aquellas intervenciones en que se haya evidenciado las medidas adoptadas O en proceso para corregir cada uno de los señalamientos en el Plan de Acción Correctiva. 10. Informes de Cumplimiento con el Plan de Acción Correctiva Una vez emitido el Plan de Acción Correctiva, se le requerirá al funcionario principal de las Áreas Locales O subrecipiente monitoriada, remitan a la Oficina de Monitoría informes periódicos sobre el cumplimiento de las recomendaciones establecidas en los informes de monitoria. Estos informes comenzarán a los sesenta (60) días calendarios contados a partir del envío del Plan de Acción Correctiva y subsiguientemente a partir del primer día del mes siguiente al informe anterior, hasta que todas las recomendaciones queden cumplimentadas. E. Determinación de Necesidad de Asistencia Técnica Las monitorías realizadas servirán de insumo para promover la asistencia técnica a la medida de la necesidad del área local O subrecipiendario. 35 En los casos en que las medidas correctivas indicadas en el Plan de Acción Correctiva, presentado en respuesta al Informe de Monitoría no corrigen los hallazgos, el supervisor realizará un análisis de la necesidad de asistencia técnica al área local O subrecipiendario y presentarán su recomendación al funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría, el cual acogerá O no la misma. La asistencia técnica tendrá el propósito de que el área local O el subrecipiendario mejoren sus sistemas, procedimientos y ejecución del Título I de WIOA. Los siguientes indicadores se considerarán en dicho análisis: 1. ausencia de procedimientos escritos y de controles internos necesarios para cumplir con los requisitos estatutarios y reglamentarios, 2. la recurrencia de hallazgos de monitorías y auditorías previas que demuestren la inhabilidad O renuencia para implantar acción correctiva permanente, 3. la dificultad en alcanzar las medidas de ejecución establecidas por WIOA O por el programa de que se trate y falta de estrategias efectivas para lograr las mismas O 36 4. la petición de asistencia técnica por parte de la gerencia del área local o subrecipiendario a los monitores durante visita. Si del análisis de estos elementos se determinara la necesidad de asistencia técnica en un área local O subrecipiendario, el funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría presentará un informe al Secretario, especificando la necesidad de asistencia técnica y las alternativas O estrategias para su prestación. A través de procesos de evaluación de cumplimiento con el Plan de Acción Correctiva O mediante monitorías subsiguientes, la Oficina de Monitoría evaluará si el área local O subrecipiendario ha mejorado sus sistemas y programas como resultado de dicha asistencia técnica. F. Disposiciones Generales del Proceso de Monitoria 1. Prórrogas Cualquier petición de extensión de tiempo para la entrega de la contestación al Informe a la Gerencia, al Plan de Acción Correctiva O Informe de Cumplimiento con el Plan de Acción Correctiva deberá estar justificada y radicada, por escrito, cinco (5) días laborables antes de la fecha de vencimiento. Ésta se 37 deberá presentar por escrito al Secretario con copia al Director (a) de Monitoria, para la aprobación, denegación O condición de la petición. En los casos que se conceda prórroga, ésta no excederá de diez (10) días calendario. Se podrá extender este tiempo por razones extraordinarias, incluyendo, pero sin limitarse a: cambios en el personal a cargo de los programas y de la Junta Local, mudanzas, desastres naturales y cambios significativos al horario de trabajo. El funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría aprobará las prórrogas mediante comunicación escrita. Enviará copia de la misma al monitor para conocimiento y archivo en el expediente de la monitoría. De concederse una prórroga, los términos establecidos para la entrega, revisión y aprobación del Informe de Monitoria O Informe de Cumplimiento con el Plan de Acción Correctiva se aplicarán a la fecha de vencimiento de la misma. 2. Resumen Ejecutivo Una vez finalizado el periodo cubierto en el Itinerario de Monitoría, el funcionario de mayor jerarquía a cargo de la Oficina de Monitoría preparará 38 el Resumen Ejecutivo de las monitorías realizadas, el cual será enviado al Director del Programa de Desarrollo Laboral. Este informe incluirá un resumen de los objetivos, alcance y metodología aplicada en las intervenciones, las condiciones significativas observadas en cada subrecipiendario y aquellas condiciones comunes que son recurrentes. Incluirá el progreso alcanzado en la corrección de las condiciones encontradas. Además, presentará recomendaciones y estrategias específicas de asistencia técnica a la medida de las necesidades particulares de los subrecipiendarios. Específicamente, el Resumen Ejecutivo de la Monitoría indicará el cumplimiento de las Áreas Locales y subrecipiendario con los estándares administrativos y financieros contenidos en el 2 C.F.R. Capítulo II, Parte 200, y en la reglamentación WIOA. 3. Control de Calidad La Oficina de Monitoría tendrá un sistema interno de control de calidad para asegurar que la monitoría y los correspondientes informes se han ejecutado de acuerdo a este Procedimiento. 39 La Oficina de Monitoría mantendrá un sistema de archivo físico y digital de los expedientes de las monitorías. El monitor creará, organizará y mantendrá un expediente de cada intervención, de acuerdo al Índice de Expediente establecido. Incluirá, como mínimo, y sin limitarse a estos, la asignación de monitoría, certificación de independencia, notificación de la monitoría, hojas de trabajo, correspondencia relacionada y evidencias recopiladas que sustenten el trabajo realizado. El monitor se asegurará que el expediente de la Monitoría contenga los documentos y/o evidencias para sustentar el trabajo realizado. El monitor revisará los informes de monitoría, hojas de trabajo y otros documentos relacionados para constatar que los trabajos se realizaron según planificado y están conforme a los procedimientos vigentes. (Anejo 11) Mantendrá actualizado el expediente, de manera que éste provea la información O gestión más reciente sobre la Monitoría. El expediente deberá estar debidamente organizado y completado para la fecha en la que se presenta el borrador del Informe de Monitoria. 40 Los expedientes de monitoría se retendrán conforme al periodo establecido en la reglamentación federal y estatal aplicable y la Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico, Ley Núm. 5 de 8 de Diciembre de 1955, según enmendada, que establecen un periodo de conservación no menor de seis (6) años. 4. Registros sobre el Status de las Monitorias La Oficina de Monitoria mantendrá un informe de status de monitoria por año programa, que incluirá: a. Área Local O Subrecipiendario b. Monitor a cargo C. Fecha de inicio d. Fecha Labor de campo e. Informe a la Gerencia f. Informe de Monitoria 5. Contratación de Servicios Profesionales El Departamento podrá contratar servicios profesionales para realizar las Monitorias Programáticas y/o Administrativas y Financieras, ya sea cuando la falta de recursos humanos en la Oficina de Monitoría afecte el desarrollo del plan anual de trabajo O cuando el tipo de monitoria que se vaya a 41 realizar requiera la contratación de recurso especializado, en cumplimiento con las disposiciones contenidas en el Convenio Colectivo. Se deberá identificar las actividades dentro del plan anual que requieren el uso de servicios profesionales y de ser necesario se preparará una invitación para presentar propuestas (RFP, por sus siglas en inglés) por cada actividad, la que se divulgará en medios de comunicación y se distribuirá a las entidades interesadas. La entidad contratada llevará a cabo las intervenciones conforme al alcance y a la metodología detallada en la invitación para someter propuestas y el itinerario de trabajo aprobado por la Oficina de Monitoría. Estas deberán llevar a cabo sus monitorías conforme a la metodología establecida en este procedimiento.