REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE 2016. El proposito de este Reglamento es establecer normas y guias administrativas dirigidas a promover la eficiencia, la uniformidad y un buen gobierno municipal.

Reclamaciones de Cheques (1) Mensualmente, una vez se efectúe la reconciliación de las cuentas de banco, se determinará la lista de cheques en circulación que tengan más de seis (6) meses de haber sido expedidos. a) Cancelación de cheques en el mismo año fiscal Al cancelar el cheque, se devuelve el crédito a la partida de gastos y el débito a la cuenta de caja. b) Cancelación de cheques de otro año fiscal Al cancelar el cheque, se acredita a la cuenta de gastos de años anteriores y débito a la cuenta de caja. El Encargado de la preparación de las Conciliaciones Bancarias preparará al Director de Finanzas un listado de los cheques con fecha de seis (6) meses o más emitidos. (2) Cuando se extravíe, sustraiga, destruya o no se reciba el original de un cheque expedido por un municipio, o se mutilara a tal extremo que no sea negociable, el dueño legítimo del mismo podrá solicitar al Director de Finanzas un nuevo cheque. 46 (3) Con la solicitud del nuevo cheque, deberá suministrarse, hasta donde sea posible, información en cuanto a: a) fecha, número y cantidad del cheque; b) a favor de quién se expidió; c) concepto por el cual se expidió; d) nombre del librador; e) endosatarios y naturaleza del endoso. (4) Los municipios cooperarán con los reclamantes, suministrándoles aquella información que ellos desconozcan y que sea indispensable para identificar los cheques reclamados. (5) En casos de mutilación o destrucción parcial del cheque, la solicitud de nuevo cheque debe estar acompañada del cheque mutilado. La orden de suspensión de pago no será necesaria cuando el cheque mutilado se acompañe con la solicitud. El Director de Finanzas o su representante autorizado llevarán el debido control para evitar que se tramiten indebidamente otras solicitudes en relación al mismo cheque. (6) En los casos que el Director de Finanzas, o su representante autorizado, reciba una solicitud para la expedición de un nuevo cheque, se cerciorará de la expedición del cheque original. Determinará, además, si la información incluida en la solicitud es prueba suficiente o si debe exigir justificación adicional. Iniciado este proceso, se le advertirá al solicitante que si luego de presentada la solicitud, apareciera el cheque original, éste no podrá cambiarlo y deberá entregarlo al municipio. 47 (7) El Director de Finanzas, o su representante autorizado, notificará al banco para que suspenda el pago del mismo en los casos de cheques que aún son válidos para cobro y a la vez verificará si el cheque reclamado ha sido pagado por el banco. Para estos propósitos utilizará una carta en original y copia firmada por el Director de Finanzas. El banco devolverá la copia como acuse de recibo y como constancia del status del cheque a la fecha indicada. El dueño legítimo del cheque, será responsable por el costo en que incurra el municipio, si surgiere la necesidad de solicitar una suspensión de pago ("stop payment") al banco correspondiente. (8) El Director de Finanzas procederá a expedir el nuevo cheque después de cotejar que el cheque original es válido por no haber sido anulado y que dicho cheque no ha sido pagado por el banco depositario, orden de suspensión está en vigor, no se ha expedido o pagado otro cheque y que el acreedor en los casos en que el reclamante sea el dueño original, no es a la vez deudor del gobierno o de los municipios. La transacción de expedir nuevo cheque no tiene efecto contable alguno, pero sí se harán las anotaciones en los libros y registros de contabilidad. (9) Se procederá a expedir un nuevo cheque después que el cheque original ha estado en circulación por más de seis (6) meses, ha sido automáticamente cancelado y su importe ingresado en caja, conforme a las disposiciones indicadas en este Capítulo. A diferencia del método anterior, la expedición de un nuevo cheque cuando el importe del cheque original se ha ingresado en caja, sí conlleva efecto contable en los egresos. Cuando el nuevo cheque se 48 emite en el mismo año fiscal de la emisión original, se pagará de la partida de gastos del año corriente. Si el nuevo cheque pertenece a una cancelación de años anteriores, se pagará de la partida de gastos de años anteriores. (10) Los cargos contra fondos federales se regirán por las disposiciones establecidas en la ley y reglamentación federal aplicables o por las disposiciones establecidas en el "Notice of Grant Award" del Programa o el documento donde se aprueban los fondos que solicitó el municipio. (11) Si se determina que el banco ha pagado indebidamente un cheque objeto de reclamación, el Director de Finanzas, o su representante autorizado, requerirá del banco un crédito a su cuenta por el importe del mismo. Una vez el importe del cheque esté en la cuenta de caja se emitirá un nuevo cheque. (12) Cuando se expida un nuevo cheque el Director de Finanzas, o su representante autorizado, anotará en el original de la solicitud de reemplazo de cheque el número del comprobante de pago, fecha y descripción del nuevo cheque y archivará el expediente de la reclamación en orden numérico dentro del año fiscal a que corresponda. Si el dueño legítimo del nuevo cheque no fuere el dueño original del cheque, el Director de Finanzas lo endosará a favor del dueño legítimo del mismo. El cheque será enviado al reclamante, junto con copia de la solicitud de reemplazo. (13) Si el cheque original fuere recuperado después que el dueño hubiese requerido que se solicitara la suspensión del pago del mismo, pero antes de haber recibido el nuevo cheque, y no hubiese transcurrido seis (6) meses desde la fecha de expedición del cheque original, el dueño deberá notificar 49 inmediatamente al Director de Finanzas para que en coordinación con el banco deje sin efecto la suspensión del pago. Si ya hubiese transcurrido seis (6) meses, el reclamante deberá enviar el cheque original inmediatamente al Director de Finanzas, toda vez que el mismo ha quedado automáticamente anulado. Sección 14: Archivo de Documentos Los comprobantes, cheques cancelados y cualquier otro documento que justifique un pago, deben ser archivados por el Director de Finanzas para ser intervenidos por la Oficina del Contralor de Puerto Rico, según los requerimientos sobre conservación de documentos fiscales del Departamento de Hacienda y las demás agencias fiscalizadoras. Sección 15: Requisito de Factura El Director de Finanzas no aprobará pagos que no estén acompañadas de una factura debidamente firmada y certificada por el acreedor que hubiera prestado los servicios o servido los suministros. Las facturas deben incluir la siguiente certificación: "Bajo pena de nulidad absoluta certifico que ningún servidor público de entidad gubernamental es parte o tiene algún interés en las ganancias 0 beneficios producto del contrato objeto de esta factura y de ser parte 0 tener interés en las ganancias o beneficios del contrato, ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los bienes o servicios objeto del contrato ha sido el pago acordado con el representante autorizado del municipio. El importe de esta factura es justo y correcto. Los servicios han sido prestados y no han sido pagados". 50 Sección 16: Pago a Personas con Deudas Vencidas No se efectuarán pagos a ninguna persona natural 0 jurídica que tenga deudas vencidas por cualquier concepto con cualquier municipio o deudas con el Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico sobre las que el municipio tenga conocimiento. Las cantidades de dicho pago que retenga el municipio, serán aplicadas a la deuda de la persona natural o jurídica a la cual se le haga la retención. El Director de Finanzas será responsable de gestionar el cobro de deudas con el municipio, y notificar al Alcalde o su representante autorizado, siempre que sus gestiones para cobrar dichas deudas hayan resultado infructuosas, para que se tomen las medidas de rigor. Cuando la deuda sea con el municipio, el Alcalde podrá autorizar y conceder a la persona un plan de pagos parciales que facilite el saldo de la deuda, si la situación del deudor así lo justificase. Se deberá cobrar intereses sobre la deuda acumulada a base de la tasa de interés prevaleciente en el mercado de préstamos de consumo, al momento de convenirse el plan de pagos. Con el propósito de asegurar el cobro de las deudas municipales que se refiere esta Sección y "Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico", el municipio deberá preparar al 30 de junio de cada año, una lista de todas las personas naturales o jurídicas con su respectivo número de seguro social personal o patronal, que por cualquier concepto tengan deudas vencidas por dos (2) años o más con el municipio. Este deberá someter dicha lista al Comisionado, no más tarde del 15 de julio del próximo año fiscal. El Secretario de Hacienda circulará el listado entre todas las 51 agencias, instrumentalidades y entidades corporativas, y el Comisionado entre los demás municipios.