REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE 2016. El proposito de este Reglamento es establecer normas y guias administrativas dirigidas a promover la eficiencia, la uniformidad y un buen gobierno municipal.

Solicitud de Cotizaciones Se podrá hacer mediante solicitud de cotizaciones, toda adquisición anual de bienes, materiales, comestibles, suministros, medicinas, equipos 0 servicios que no excedan de cien mil ($100,000) dólares y toda construcción, obra o mejora pública cuyo costo total no exceda de doscientos mil ($200,000) dólares. Los municipios deberán reglamentar los procedimientos de solicitud y evaluación de cotizaciones y propuestas. Dicha reglamentación, debe ser aprobada por la Legislatura Municipal y se deben adoptar medidas para asegurar la corrección y exactitud del procedimiento. Las compras se efectuarán siguiendo las normas que se indican a continuación: (1) Los municipios solicitaran precios a no menos de tres (3) licitadores representativos en el mercado y adjudicará las órdenes al que ofrezca el precio y las condiciones más ventajosas para el municipio, siempre y cuando los artículos ofrecidos estén conformes a las especificaciones, términos y condiciones exigidos. En los casos de haberse realizado gestiones afirmativas para obtener un mínimo de tres (3) cotizaciones y no haberlas recibido o haber recibido menos de tres (3), podrán realizar la compra considerando las cotizaciones obtenidas. Las gestiones afirmativas deberán incluir solicitudes de cotizaciones escritas a las compañías 0 a los suplidores y visitas a los comercios en caso de ser necesario, entre otras. Estas gestiones deben ser documentadas en el expediente de la compra para futuras auditorias. 121 En los casos que los bienes se compren fuera de Puerto Rico, se solicitará cotización a dos (2) o más suplidores, excepto si se trata de compra de equipo pesado nuevo o usado, fuera de Puerto Rico, la cual se regirá por las disposiciones señaladas en este Reglamento. Los municipios podrán comparecer como licitadores en procesos de subasta en y fuera de Puerto Rico, previa autorización de la Legislatura Municipal y siempre que esté en cumplimiento con la Ley 14-2004. En estos casos deberá demostrar que la adquisición resulta más ventajosa a través del proceso de subasta del cual participó, que si se hiciera mediante la solicitud de cotizaciones a otros suplidores. (2) Las cotizaciones deben solicitarse por escrito y los documentos relacionados deben estar certificados como correctos por el funcionario o empleado encargado de solicitarlas. Se podrán aceptar cotizaciones por fax, correo electrónico y cualquier otro medio electrónico, siempre y cuando se imprima la misma y se certifique como correcta por el funcionario que la recibe. Sólo se aceptarán cotizaciones recibidas por teléfono, en los casos que por la urgencia del pedido no sea posible o conveniente esperar por la cotización escrita. En esos casos, el empleado o funcionario que la recibe, debe certificar por escrito la información brindada, identificar el nombre de la persona que ofreció la cotización y firmar la misma según el procedimiento establecido en la Ley. En todos los casos, debe incluirse la información requerida por Ley. (3) Debe hacerse una relación de los suplidores a los cuales se les ha pedido cotizaciones y mantener la información documentada en los expedientes de 122 toda adquisición. En caso de que no se decida por el postor que ofreció la cotización más baja o más alta, según sea el caso, debido a que han mediado otras condiciones y circunstancias, se hará la anotación pertinente en la referida relación. (4) Se considerarán cotizaciones las promociones de ventas de los comercios o proveedores de servicios, conocidos como "shoppers". También se consideran cotizaciones las promociones obtenidas a través del Internet, siempre y cuando se documente la evidencia de la promoción. Dentro del precio de venta, para efectos de la cotización, se debe considerar el costo del manejo, envío y cualesquiera otros cargos aplicables. Si los precios son ofrecidos por un periodo determinado de tiempo, es necesario que las promociones estén vigentes, al momento en que el municipio pronostica realizar la compra. Cada promoción será considerada como una cotización y será necesario siempre obtener un mínimo de tres (3) cotizaciones, previo a la adjudicación, excepto que surja la situación dispuesta en el acápite 1 de esta Sección. (5) Están exentas de este proceso, las adquisiciones, obras o servicios en casos de emergencia, compras a únicas fuentes de abasto y cualesquiera otras establecidas por Ley o Reglamento. PARTE IV OTRAS FORMAS DE ADQUISICION