Pago de Gastos de Viajes y Dietas a Funcionarios y Empleados

55 Municipales (1) El Alcalde establecerá mediante reglamento las normas que deberán seguir los empleados y funcionarios municipales en relación a los gastos de viajes y las dietas y millaje que se pagarán por tales conceptos. (2) Para que un funcionario o empleado municipal pueda efectuar viajes dentro de Puerto Rico en asuntos oficiales, debe tener una orden de viaje debidamente autorizada por el director de su unidad administrativa. En el caso de directores de unidades administrativas, las órdenes de viaje las autorizará el Alcalde 0 su representante autorizado. Los viajes fuera de Puerto Rico deben estar aprobados por el Alcalde o su representante autorizado. (3) El Alcalde no necesita orden de viaje para viajar dentro y fuera de Puerto Rico; someterá una certificación al efecto de que realizó el viaje y el propósito del mismo. (4) El pago por concepto de gastos de viaje se realizará una vez el empleado o funcionario municipal solicita el reembolso según el reglamento establecido por el Alcalde. (5) Los funcionarios y empleados municipales que viajen fuera de Puerto Rico deberán rendir un informe detallado dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de su regreso junto a la evidencia necesaria que justifique el reembolso. 56 Sección 23: Pago de Servicios Profesionales y Consultivos (1) El Alcalde, o su representante autorizado, tomará las providencias necesarias para determinar que la persona contratada cumpla con los deberes y responsabilidades estipuladas en el contrato. (2) El Director de Finanzas ordenará los pagos por estos servicios de acuerdo con lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida certificación de las facturas que reflejen que los servicios se rindieron, y que se prestaron durante la vigencia del contrato, según los términos del mismo y en forma aceptable. Las enmiendas, la resolución y rescisión de los contratos se tramitarán, intervendrán y distribuirán en igual forma que los contratos originales. Sección 24: Pago de Gastos de Representación 0 de Relaciones Públicas (1) Los gastos de representación o relaciones públicas en y fuera de Puerto Rico estarán reglamentados por el Alcalde. Los gastos por este concepto solo deben ser incurridos cuando su propósito es de interés público. (2) El Director de Finanzas, antes de ordenar que se realice cualquier pago por este concepto, verificará que las facturas recibidas estén debidamente certificadas por los empleados o funcionarios municipales que estuvieron a cargo de llevar la actividad. (3) Cuando el Alcalde o a cualquier empleado o funcionario municipal se le autorice a realizar un viaje al exterior y a incurrir en gastos de representación, deberá someter a su regreso, una liquidación de los fondos anticipados según se indica en este Reglamento y dentro del término requerido. 57 (4) El Alcalde reglamentará el uso de tarjetas de crédito para el pago de gastos oficiales de representación y de relaciones públicas. El uso de tarjetas de crédito se regirá por lo siguiente: a) Estará limitado al Alcalde y Presidente de la Legislatura Municipal. b) Sólo las utilizarán para el pago de los gastos de representación y de relaciones públicas que estén relacionados directamente con las funciones específicas del municipio y que respondan al interés público. c) Está prohibido el uso de la tarjeta de crédito para gastos personales. Tampoco se podrá utilizar la tarjeta para obtener adelantos en efectivo, excepto cuando se trate de una emergencia o exista causa justificada debidamente documentada. d) El Alcalde o el Presidente de la Legislatura Municipal firmarán las facturas por el total consumido. El pago de propina no excederá del 15% de dicho total, salvo que la entidad que preste los servicios tenga un convenio con sus empleados que exija un por ciento mayor. Al recibir la factura, el Director de Finanzas verificará que los gastos incurridos estén justificados con los siguientes documentos: 1. Factura certificada y en duplicado del acreedor. 2. Relación de las personas a quienes se agasajó o a quienes oficialmente se autorizó a participar en la actividad. 58 3. Certificación del Alcalde 0 Presidente de la Legislatura Municipal, según sea el caso, explicando la naturaleza y necesidad de los gastos. Sección 25: Pago por Compra de Materiales, Equipo y de todo Contrato de Obra y Mejora Pública (1) Antes de realizar cualquier pago a los contratistas por obras de construcción terminadas, debe solicitar una certificación del inspector de la obra en la cual se hará constar que la misma está completa y que ha cumplido con lo estipulado en el contrato. (2) Cuando en el contrato se establezca que se pueden efectuar pagos parciales no se efectuarán los mismos sin obtener una certificación del inspector de la obra en la cual se indique que el valor del trabajo realizado a la fecha de pago no es menor que la cantidad a ser pagada en esa fecha. (3) Al efectuar los correspondientes pagos, cuando procedan, y si el contrato lo estipula, se harán las retenciones establecidas como garantía. (4) Los documentos de compra que envuelven la concesión de un descuento por pronto pago, serán marcados con un sello que lea "Descuento", para que se le dé al caso la prioridad necesaria y se evite la pérdida del mismo. En los casos que el comerciante reclame reembolso del descuento, se efectuará una investigación del caso. Si se amerita dicho reembolso, se determinarán las causas de la pérdida del descuento y si la demora se debió a descuido o negligencia de algún funcionario 0 empleado, se exigirán responsabilidades. 59 Sección 26: Fondo de Caja Menuda (1) El Director de Finanzas podrá, con la aprobación de la Legislatura Municipal, establecer Fondos de Caja Menuda para efectuar aquellos pagos que por su naturaleza envuelven una cantidad mínima y que ocurren con cierta frecuencia y para lo cual resultaría impráctico el preparar documentos de compras y pagos según el procedimiento corriente establecido. (2) El Director de Finanzas, luego de determinar la necesidad de establecer un Fondo de Caja Menuda para determinada unidad administrativa municipal, solicitará, por escrito a través del Alcalde, a la Legislatura Municipal la autorización para su establecimiento. En dicha solicitud deberá indicar la cantidad máxima del fondo a establecerse, así como las partidas a cargarse contra dicho fondo. Indicará además, el monto de cada pago, la frecuencia de los mismos y las justificaciones que ameriten su establecimiento. La Legislatura Municipal, luego de pasar juicio sobre la solicitud y de creerlo necesario y beneficioso para la buena marcha de la unidad administrativa municipal, autorizará dicho fondo por la cantidad total, que de acuerdo con el estudio efectuado por dicha Legislatura, considere suficiente e indicando el importe máximo de cada pago que se pueda efectuar. (3) En los casos de solicitudes para establecer un Fondo de Caja Menuda para la compra de artículos o materiales misceláneos, no se aprobará el mismo cuando las necesidades por dichos artículos y materiales puedan prevenirse ante una adecuada planificación, de manera que se mantengan en existencia las cantidades necesarias de dichos artículos; cuando en los casos en que la naturaleza de los artículos sean de carácter perecedero que no se puedan 60 almacenar, se podrán adquirir los mismos en el momento deseado utilizando el crédito municipal establecido. En adición, se considerará que, en los casos de compras de emergencia, de conformidad con este Reglamento el municipio puede comprar los artículos sin necesidad de preparar una orden y siempre y cuando exista crédito disponible en la partida y luego de certificar la correspondiente orden dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha en que se ordenó el gasto. (4) El municipio deberá seguir las siguientes normas para establecer y operar un Fondo de Caja Menuda: a) El Fondo de Caja Menuda estará bajo la custodia del Director de Finanzas o su representante autorizado, y se usará exclusivamente para facilitar el efectivo según el propósito para el cual fue autorizado. b) El fondo se creará y mantendrá por la cantidad autorizada y solo podrá ser alterada previa autorización de la Legislatura Municipal. c) Se extenderá el nombramiento de pagador especial a la persona encargada de manejar el fondo y se incluirá a dicho funcionario en el contrato de fianza global para los empleados y funcionarios municipales. d) Para crear dicho fondo, el Director de Finanzas o su representante autorizado, preparará un comprobante de desembolso por la cantidad autorizada a favor de la persona a cargo de manejar el Fondo de Caja Menuda. El comprobante se contabilizará y se cargará directamente contra la cuenta de Transferencia de Efectivo. Al emitir el cheque se 61 cargará a la Cuenta Corriente. Se preparará un Comprobante de Jornal en el Módulo de Contabilidad que tiene el efecto de disminuir la cuenta de Transferencia de Efectivo y registrar este dinero en la cuenta de Caja Menuda. e) Al librarse el cheque por este concepto se observará que el mismo no constituye un desembolso propiamente para el municipio y sí una separación de fondos contra su cuenta corriente, por lo cual no se cargará partida alguna. En el talonario del cheque se insertará una observación explicando el propósito para el cual fue expedido el cheque. Esta observación se hace necesaria, ya que mediante esta operación no se incurre en desembolso alguno. f) La persona encargada de manejar el Fondo de Caja Menuda, una vez reciba el cheque con la copia del comprobante, hará el cheque efectivo y guardará dicho importe en una caja de seguridad. g) Todo desembolso que efectúe el encargado de este Fondo de Caja Menuda deberá estar evidenciado por un recibo 0 factura firmada por la persona que recibió el pago en efectivo. Los recibos 0 facturas serán los justificantes para que el encargado del fondo pueda reponer su Fondo de Caja Menuda. h) El Fondo de Caja Menuda se repondrá cuantas veces sea necesario por el importe total de los gastos incurridos y evidenciados por los documentos justificantes. Al registrar el gasto incurrido con este 62 dinero se utiliza un Comprobante de Jornal contra la cuenta de Caja Menuda. i) Bajo ninguna circunstancia el Fondo de Caja Menuda podrá utilizarse para otro propósito que no sea para el cual fue creado. De este fondo no se cambiarán cheques personales, no se dará dinero a préstamo, ni se llevará a cabo transacción alguna que no sea la estipulada para la operación del mismo. j) El fondo deberá utilizarse exclusivamente para efectuar desembolsos por el importe máximo autorizado en cada pago. No deben fraccionarse los mismos con el propósito de no excederse del límite autorizado toda vez que esa acción constituye una violación a la autorización impartida. k) Cuando se cancele 0 elimine el fondo, se preparará un Comprobante de Jornal en el Módulo de Contabilidad que tiene el efecto de disminuir la cuenta de Caja Menuda y aumentar la cuenta de Transferencia de Efectivo. Luego, la persona encargada de manejar el Fondo de Caja Menuda le entregará el importe del fondo al recaudador. El recaudador expedirá el correspondiente recibo, e ingresará dicho importe en la cuenta corriente del municipio, ya que esta devolución no constituye un ingreso para el municipio. 1) El Director de Finanzas, su representante autorizado 0 la persona que designe el Alcalde, efectuará intervenciones periódicas por sorpresa, para determinar el uso y operación del fondo. 63 CAPÍTULO V INVERSIONES MUNICIPALES