REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE 2016. El proposito de este Reglamento es establecer normas y guias administrativas dirigidas a promover la eficiencia, la uniformidad y un buen gobierno municipal.

Control, Recibo y Custodia de Materiales, Suministros y Piezas de Almacén (1) Las operaciones del almacén de materiales, suministros y piezas del municipio 89 se regirán por los siguientes principios de control interno: a) Las decisiones que se tomen para mantener determinados artículos en almacén, estarán fundamentadas por estudios que demuestren su conveniencia, en términos de economía, necesidad y eficiencia. b) Se llevará un récord de inventario perpetuo que controle los materiales recibidos, custodiados y despachados en el almacén. Este documento debe estar disponible para inspección por las autoridades competentes. c) En el Almacén sólo se recibirán aquellos materiales que estén respaldados por una orden previa, emitida por una unidad administrativa ajena al Almacén. d) Los despachos de almacén sólo se harán mediante requisiciones firmadas por la persona autorizada de la unidad que vaya a usar los materiales y aprobadas por el Director de Finanzas o su representante autorizado. Cualquier alteración aumentando las cantidades solicitadas deberá ser firmada por la persona que aprobó el documento originalmente. Por el contrario, cualquier alteración reduciendo las mismas deberá ser refrendada por el Encargado del Almacén. e) El Director de Finanzas o su representante autorizado, hará inspecciones periódicas a base de muestras, de las existencias físicas de los materiales con miras al inventario perpetuo. El Encargado del Almacén estará presente durante la toma de inventario. f) El Encargado del Almacén mantendrá en un archivo los originales de las requisiciones del almacén debidamente firmadas por la persona 90 que recibió la mercancía. g) El Encargado del Almacén y el Director de Finanzas 0 su representante autorizado, serán las únicas personas que mantendrán en su poder copias de las llaves de dicho almacén. h) El Director de Finanzas o su representante autorizado, fijará las cantidades máximas y mínimas que deberán haber en existencia de cada artículo. Dichas cantidades se determinarán de acuerdo a la naturaleza del artículo y a las necesidades de las unidades que hacen uso de los mismos. La persona a cargo de los récords de inventario perpetuo deberá informar al Director de Finanzas o a su representante autorizado, cuando la existencia de un artículo alcance la cantidad mínima requerida, según reflejen los récords de inventario perpetuo. Asimismo, deberá informar sobre aquellos artículos que sea más conveniente no mantener en el almacén. (2) Los informes de recibo de los artículos recibidos en el almacén deberán tramitarse cuanto antes y se le dará prioridad a aquellos que comprendan descuentos en las condiciones de pago. (3) Al momento de recibir la mercancía, el Encargado del Almacén contará la misma y comparará con el conduce del suplidor. Además, efectuará un examen físico de la mercancía para determinar su condición antes de aceptar la misma. (4) El Encargado del Almacén mantendrá un control físico de todos los materiales a su cargo y no permitirá que ningún empleado o funcionario ajeno al almacén 91 entre en contacto directo con los mismos, a menos que él esté presente. (5) Se efectuará un inventario físico anualmente, durante el mes de junio antes de finalizar el año fiscal, de todos los materiales que se mantengan en el almacén. Como medida de control interno y según la necesidad del municipio, podrá realizar inventarios físicos adicionales trimestral 0 semestralmente. Dicho inventario será realizado por el Encargado del Almacén y como cuestión de control interno, el control físico será supervisado por un empleado ajeno al control de los materiales. Finalizado el inventario físico, se cotejará el mismo contra el tarjetero de inventario perpetuo. Se investigará cualquier diferencia que surja y corresponderá al Director de Finanzas 0 su representante autorizado, tomar las medidas necesarias para fijar responsabilidades. (6) El Auditor Interno será responsable de auditar los controles sobre el recibo y la custodia de materiales, suministros y piezas.