REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE 2016. El proposito de este Reglamento es establecer normas y guias administrativas dirigidas a promover la eficiencia, la uniformidad y un buen gobierno municipal.

Contratación de Servicios de Auditoría Externa (1) Calificaciones de los Auditores Externos Los auditores externos deben cumplir con los siguientes requisitos y condiciones: a) Poseer los requisitos establecidos por la reglamentación federal y estatal vigente, aplicable al servicio solicitado. b) Pertenecer a uno de los programas de control de calidad (Peer Review Program), auspiciados por el Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico. 136 c) Cumple con los requisitos de educación continuada requeridos por el Colegio de Contadores Públicos Autorizados de Puerto Rico y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (GAGAS), aplicables a Entidades Gubernamentales, programas, actividades y funciones "Yellow Book". d) Experiencia en auditoría de entidades, programas, actividades y funciones gubernamentales. (Firm's Profile) e) Deben cumplir con las siguientes directrices y leyes federales: 1. Ley Pública Número 98-502, conocida como "Single Audit Act", según enmendada por la Ley Pública Número 104-156 de julio de 1996; 2. 2 CFR Part 200 y cualquier circular 0 directriz emitida por la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Gobierno Federal (OMB por sus siglas en inglés); 3. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (GAGAS) en los Estados Unidos de América, emitidas por el Instituto Americano de Contadores Públicos Autorizados (AICPA); 4. Normas de Auditoría Gubernamental Generalmente Aceptadas (GAGAS), emitidas por el Contralor General de los Estados Unidos de América. f) El Auditor entregará al Municipio un Informe detallado de ingresos y gastos, según el Esquema de Cuentas para los municipios establecido por la OCAM. El objetivo de este Informe es permitirle al municipio 137 cumplir con la información requerida por la Ley para confeccionar su presupuesto; g) El Auditor entregará al municipio el Trial Balance (Balance de Comprobación) detallado final Auditado. (2) Solicitud de Propuesta La solicitud de propuesta deberá indicar una descripción clara y precisa de los servicios solicitados y las fechas límites para recibir las propuestas. Cuando el municipio estime el costo de un servicio que no exceda de $35,000.00, obtendrá propuestas de por lo menos tres (3) firmas con experiencia y capacidad probada en la materia. Si los honorarios estimados exceden de $35,000.00, el Municipio publicará en por lo menos dos periódicos de circulación general en la isla, una Solicitud de Propuesta "Request for Proposals". Deberá recibir la participación de por lo menos dos (2) licitadores para poder adjudicar el servicio a ser contratado. Se seleccionará la firma, que habiendo cumplido con todas las condiciones de la propuesta, sea más ventajosa para el municipio, considerando el precio y otros factores. El municipio terminará el procedimiento para contratar los servicios de auditoría, por lo menos noventa (90) días antes de finalizar el período a ser auditado. (3) Contratación años posteriores: Luego del primer año en que el municipio contrate una firma, tendrá 138 la opción de volver a contratar la misma por dos (2) años adicionales, sin pasar por el procedimiento descrito anteriormente, si se dan las siguientes circunstancias: a) El municipio está satisfecho con el servicio prestado por la firma. b) Los honorarios no exceden los del año anterior en un diez (10%) por ciento. c) Los honorarios del año corriente exceden los del año anterior en un diez (10%) por ciento o más, pero el municipio justifica adecuadamente ante la Oficina dicho incremento, para su aprobación. (4) Documentos a proveer a las firmas de Auditoría El municipio tendrá disponible, para inspección de las firmas que han de someter propuesta, como mínimo, los siguientes documentos: a) último informe de auditoría realizado conforme al "Single Audit Act"; b) último informe de intervención al municipio emitido por la Oficina del Contralor; c) presupuesto operacional; d) estado financiero correspondiente al año fiscal anterior al año a ser auditado; e) contratos formalizados con el Gobierno Federal o Agencias delegadas "Grant Agreement". Además, permitirá que las firmas que coticen entrevisten al Director de Finanzas y al personal de su departamento e inspeccionen los libros de contabilidad. 139 (5) Contrato de Servicios de Auditoría Documentos de los Auditores: Los documentos requeridos para efectuar una contratación de servicios de Auditoría Externa en el municipio son los siguientes: a) Licencia de la Junta Examinadora de Contadores Públicos Autorizados; b) Evidencia de ser miembro del Programa de Revisión para Contadores Públicos Autorizados; c) Resolución Corporativa o Certificación y/o Declaración Jurada, autorizando a firmar contratos al representante de la compañía o firma; d) Estado financiero actualizado; e) Perfil profesional de cada uno de los asociados; (Los socios que estarán prestando servicios al municipio, deben tener no menos de tres (3) años de experiencia en el campo de la contabilidad de gobierno municipal); f) Desglose de los honorarios por clasificación del personal a utilizarse donde se detalle las horas hombre estimadas, tarifas por hora y honorarios totales ("estimated fees"). El estimado deberá incluir los gastos incidentales "out-of-pocket"; g) Detalle de los servicios profesionales a ofrecer para realizar la auditoría sencilla del año correspondiente; h) Lista de servicios prestados a municipios. 140 En adición a éstos, deben entregarse los documentos generales requeridos para todos los demás contratos otorgados por los municipios y mencionados en este Capítulo. Cláusulas Las cláusulas contractuales deben contener, como mínimo, la siguiente información: a) la fecha de entrega del Informe Preliminar y Final; b) fecha de entrega de los Estados Financieros Auditados y el "Single Audit"; c) cláusula que indique que el Auditor Externo contratante participa en un Programa de Control de Calidad (Peer Review Program); d) cláusula que indique que la firma contratada cumplirá con lo establecido en las Cartas Circulares emitidas por la Oficina de Gerencia y Presupuesto del Gobierno Federal y con la regulación federal contenida en el 2 CFR Part 200; e) cláusula que requiera que la firma contratada, opine sobre el cumplimiento con las recomendaciones del Contralor y la corrección de las fallas señaladas en sus informes previos, si alguno f) las sanciones por incumplimiento; g) cláusulas resolutorias. h) cláusula que indique que el Auditor entregará al Municipio un Informe detallado de ingresos y gastos, según el Esquema de Cuentas para los municipios establecido por la OCAM. El objetivo de este Informe es 141 permitirle al Municipio cumplir con la información requerida por la Ley para confeccionar su presupuesto; i) cláusula que indique que el Auditor entregará al Municipio el Trial Balance (Balance de Comprobación) detallado final Auditado. Copia de este contrato se radicará en la Oficina del Contralor de Puerto Rico y se enviará copia a la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales. (6) Envío de "Single Audit" Los municipios deberán enviar el "Single Audit" a las agencias concernientes, no más tarde de nueve (9) meses después de finalizado el periodo auditado.