REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE 2016. El proposito de este Reglamento es establecer normas y guias administrativas dirigidas a promover la eficiencia, la uniformidad y un buen gobierno municipal.

Definiciones A los fines de este Reglamento, los siguientes términos y frases tendrán los significados que a continuación se expresan: (1) Actividad Es un segmento de un programa o subprograma, que comprende operaciones relacionadas que no tienen la magnitud de un programa o 2 subprograma. (2) Alcalde Primer Ejecutivo del Gobierno Municipal. (3) Año Económico o Fiscal - Período comprendido entre el primero de julio de cualquier año natural y el 30 de junio del año natural siguiente, ambos inclusive. (4) Asignación Crédito autorizado por la Legislatura Municipal, por la Asamblea Legislativa de Puerto Rico o por el Gobierno Estatal y Federal, con el propósito de llevar a cabo una actividad específica o lograr ciertos objetivos. (5) Auditor Externo Contador Público Autorizado o sociedad con licencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, [de aquí en adelante ambos denominados firma]. (6) Auditor Interno Funcionario Municipal encargado de asesorar al Alcalde en materia de procedimientos fiscales y operacionales. Asiste en el mantenimiento de controles efectivos, mediante la evaluación de la eficacia y eficiencia de los mismos y en cumplimiento con las leyes, ordenanzas, resoluciones y reglamentos aplicables. (7) Caja Menuda Suma de dinero en efectivo que se separa con el propósito de pagar obligaciones mínimas que ocurren con cierta frecuencia, para las cuales preparar una orden, comprobante y cheque resultaría impráctico desde el punto de vista de tiempo y costo. (8) Certificado de Elegibilidad Certificación expedida por la Administración de Servicios Generales a favor de un licitador, en la cual se acredita su cumplimiento con los requisitos necesarios para pertenecer al Registro Único 3 de Licitadores de dicha agencia. (9) Comisionado Comisionado de Asuntos Municipales. (10) Contrato Pacto otorgado, mediante un negocio jurídico en el que las partes se obligan por escrito a dar alguna cosa, en hacer 0 dejar de hacer determinado acto, en relación a un objeto cierto, materia del contrato y en virtud de la causa que se establezca. (11) Cuenta Combinación de códigos, según el Esquema de Cuentas de la OCAM, utilizados para registrar el presupuesto y las entradas contables del Sistema de Contabilidad Financiero. Incluye el fondo, departamento, programa, subprograma, actividad y cuenta. (12) Emergencia Situación, suceso o combinación de circunstancias que ocasione necesidades públicas inesperadas e imprevistas y requiera la acción inmediata del Gobierno Municipal, por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de los ciudadanos 0 por estar en peligro de suspenderse o afectarse el servicio público o la propiedad municipal y que no pueda cumplirse el procedimiento ordinario de compras y adquisiciones de bienes y servicios, con prontitud debido a la urgencia de la acción que deba tomarse. La emergencia puede ser causada por un caso fortuito o de fuerza mayor como un desastre natural, accidente catastrófico o cualquier otra situación o suceso que por razón de sus ocurrencia inesperada e imprevista, impacto y magnitud, ponga en inminente peligro la vida, salud, seguridad, tranquilidad o el bienestar de los ciudadanos, o se afecten en forma notoria los servicios a la comunidad, proyectos o programas municipales con fin público. 4 (13) Empleado Municipal Persona que ocupe un puesto y empleo en el gobierno municipal que no esté investido de parte de la soberanía del gobierno municipal y comprende los empleados regulares, irregulares, de confianza, empleados con nombramientos transitorios y los que están en período probatorio. (14) Encargado de la Propiedad Municipal Será el encargado de recibir, custodiar y entregar la propiedad mueble e inmueble del municipio. (15) Entidades Incluye la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales, los municipios, la Junta de Subastas Municipal, las firmas de auditoría y/o auditores individuales externos. (16) Fianza de Ejecución ("Performance Bond") Garantía prestada por el licitador en una Subasta, para asegurar el cumplimento de la obligación que pudiera contraer, mediante dinero o a través de compañías fiadoras autorizadas legalmente a hacer negocios en Puerto Rico. (17) Fianza de Licitación ("Bid Bond") - Garantía provisional prestada por el licitador en una Subasta, mediante dinero o a través de compañías fiadoras autorizadas legalmente a hacer negocios en Puerto Rico, con el propósito de asegurar que habrá de sostener la oferta establecida en su pliego de proposición, durante todo el proceso de la subasta y la posible contratación. (18) Firma Comprende los auditores externos individuales así como compañías de auditores externos con licencia para ejercer la contabilidad pública en Puerto Rico, que cumplan con los requisitos de este Reglamento y la legislación aplicable. 5 (19) Fondo Suma de dinero u otros recursos, separados con el propósito de llevar a cabo una actividad específica o lograr objetivos de acuerdo con leyes, reglamentos, restricciones o limitaciones especiales y que constituyen una entidad fiscal y de contabilidad independiente. (20) Fondo Especial Es aquel ingreso que tiene un propósito específico, y no forma parte del presupuesto funcional. En este fondo se contabiliza el producto de fuentes específicas de ingresos, los cuales son legalmente restringidos para gastarse en un propósito específico. Incluye los Fondos Federales y las Resoluciones Conjuntas de la Asamblea Legislativa. (21) Fondo General Se compone de aquellos ingresos que dan base para la preparación del presupuesto operacional de los municipios. Se utiliza para contabilizar todos los recursos financieros, excepto aquellos fondos especiales. (22) Fondos Públicos Municipales Dineros o cualquier valor recibido que deban ser depositados en la cuenta corriente o cualquier cuenta de banco de un municipio y por los cuales el Director de Finanzas o su representante autorizado, tiene que responder incluyendo los fondos en fideicomiso y depósitos especiales. (23) Funcionario Municipal Persona que ocupe un cargo público electivo a nivel municipal (Alcalde y Legisladores Municipales), el Secretario de la Legislatura Municipal, los directores de las unidades administrativas de la Rama Ejecutiva Municipal, entre otros. (24) GAAP "Generally Accepted Accounting Principles" (Principios de 6 Contabilidad Generalmente Aceptados) (25) GASB "Governmental Accounting Standard Board" (Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental) (26) Gasto Excesivo Gasto por artículos, suministros 0 servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición o compra de los mismos o cuando exista un producto sustituto más barato e igualmente durable, que pueda servir para el mismo fin con igual resultado o efectividad. (27) Gasto Extravagante Gastos fuera de orden y de lo común, contra razón, ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento. (28) Gasto Innecesario Gasto por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que el municipio pueda desempeñar las funciones que por ley se le han encomendado. (29) IVU Impuesto sobre Ventas y Usos. (30) Junta de Subastas (Junta) Junta constituida en cada municipio, con la responsabilidad principal de adjudicar las subastas de compras de bienes y servicios del municipio. (31) Legislatura Municipal Cuerpo con funciones legislativas sobre los asuntos municipales. (32) Ley Significará la Ley Núm. 81-1991, según enmendada, conocida como "Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991". 7 (33) Licitador Persona natural o jurídica que presenta una oferta en una Subasta. (34) Mayoría más de la mitad de los votos del número total de miembros. (35) Mayoría absoluta la mitad más uno del número total de los miembros que componen la Legislatura Municipal. De existir vacantes, éstas no se consideran para efectos del cómputo. (36) Municipio Demarcación geográfica con todos sus barrios que tiene nombre particular y está regida por un gobierno local compuesto de un Poder Legislativo y un Poder Ejecutivo. (37) Número total de miembros (Miembros activos) número total de legisladores que componen la Legislatura, menos las plazas vacantes, de existir. (38) Obligación Un compromiso que esté representado por orden de compra, contrato o documento similar pendiente de pago, que deberá estar firmado por el funcionario autorizado para gravar las asignaciones en el municipio y que puede convertirse en el futuro en deuda exigible. (39) Obra Incluye cualquier trabajo de construcción, instalación, alteración, ampliación, mejora, reparación, excavación, conservación o mantenimiento de cualquier estructura o superficie. (40) Oficial Pagador Especial Funcionario 0 empleado municipal al cual se le han delegado las funciones de efectuar aquellos desembolsos municipales que se le autoricen. (41) Oficina significará la Oficina del Comisionado de Asuntos Municipales. (42) Orden de Cambio - Documento oficial que autoriza las modificaciones en las adquisiciones, obras o servicios acordados en órdenes de compra o contratos. 8 (43) Orden de Compra Documento oficial emitido por el Municipio para solicitar cualquier equipo, materiales, artículos, suministros, servicios u obra. (44) Orden Ejecutiva Orden, directriz o mandato, emitida por el Alcalde, sobre asuntos que la Ley le ha facultado a ejercer su discreción, sin necesitar la autorización de la Legislatura Municipal. También es conocida como una Resolución del Alcalde. (45) Ordenanza Es una medida de la Legislatura Municipal, debidamente aprobada por el Alcalde, cuyo asunto es de carácter general o específico con vigencia indefinida. (46) Plan de Acción Correctiva Plan de trabajo que debe presentar el municipio objeto de una auditoria y/o monitoria, donde especificará las medidas correctivas que ha tomado o tomará a fin de cumplir con las recomendaciones hechas. (47) Pliego de Especificaciones Conjunto de características físicas, funcionales y de calidad de los artículos, materiales y equipo que se interesa adquirir o de las obras, mejoras y servicios requeridos por el Municipio en una Subasta. (48) Pliego de Proposiciones Oferta presentada por escrito, por un licitador en respuesta a las especificaciones solicitadas por el Municipio en una Subasta, acompañada de los documentos y certificaciones requeridas. (49) Precio Razonable Precio regulado por el Departamento de Asuntos del Consumidor 0 de no estar regulado, es el precio que de ordinario se paga por un bien o servicio en el mercado. (50) Presidente de la Legislatura Municipal Ejerce las funciones propias de jefe 9 administrativo de la Legislatura Municipal y en tal capacidad dirige y supervisa las actividades y transacciones del cuerpo legislativo y de la secretaría de ésta. (51) Presupuesto El plan de las operaciones de los distintos programas, el cual comprende un estimado de los gastos propuestos para un período de tiempo determinado y los recursos e ingresos estimados para financiarlos. (52) Presupuesto por Programas Es un presupuesto en el cual los gastos están basados primordialmente en metas y programas de trabajo. (53) Proceso Presupuestario Es el proceso que se sigue en la formulación, justificación, aprobación, ejecución y fiscalización del presupuesto de las unidades administrativas y programas municipales con sujeción a las directrices del Alcalde, a las leyes y reglamentos vigentes y a la Legislatura Municipal. (54) Programa Unidad de servicio dentro del municipio encargada de desarrollar actividades y operaciones encaminadas a determinado objetivo. (55) Propiedad Inmueble - Comprende la tierra, los edificios y otras construcciones y mejoras adheridas al suelo, así como todo lo que esté unido a un inmueble de una manera fija, de suerte que no pueda separarse de él sin quebrantamiento de la materia o deterioro del objeto. (56) Propiedad Mueble Es aquella de relativa permanencia y valor que se puede desprender del inmueble a que estuviere unida, sin menoscabo de su identidad y que puede ser usada sin quebrantamiento de la materia o deterioro del objeto. (57) Propiedad Municipal Cualquier bien mueble 0 inmueble perteneciente al, 0 10 de valor al municipio adquirido mediante compra, donación, permuta, traspaso, cesión o por cualquier otro medio legal. (58) Quórum lo constituye la mayoría del número total de los miembros que componen la entidad o Junta. (59) Recaudador Auxiliar Todo funcionario o empleado municipal designado para actuar como ayudante o sustituto de un Recaudador Oficial. (60) Recaudador Oficial Todo funcionario o empleado de un municipio al cual se le han delegado funciones para cobrar y depositar los fondos públicos que se reciban y expedir y firmar los recibos correspondientes. (61) Renglón Desglose de cada bien, servicio u obra que se solicita en una subasta. (62) Resolución Toda legislación aprobada por la Legislatura Municipal, que haya de perder su vigencia al realizarse la obra o cumplirse la finalidad que se persigue con la misma. (63) "Single Audit" (Auditoría Sencilla) Auditoría de los estados financieros de las entidades recipientes de subvenciones federales. (64) "Single Audit Act" Ley Federal Núm. 98-502, según enmendada, aprobada el 4 de octubre de 1984. (65) Subasta Pública Municipal (Subasta) Procedimiento formal de competencia, para la adquisición de bienes, obras y servicios, adjudicada por la Junta de Subastas Municipal, cuyas cuantías estén establecidas por Ley. (66) Subprograma Es una subdivisión de un programa. Tiene que ver básicamente con objetivos menores, los que a su vez están orientados hacia el logro de los objetivos más amplios de los programas. 11 (67) SCF --- Sistema de Contabilidad Financiero.