REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE 2016. El proposito de este Reglamento es establecer normas y guias administrativas dirigidas a promover la eficiencia, la uniformidad y un buen gobierno municipal.

Registro de Cheques y Transferencias Electrónicas No podrá efectuarse ningún pago sino está respaldado por los comprobantes de pago correspondientes. Se llevará un registro de cheques en el que se anotarán en orden numérico correlativo todos los cheques emitidos diariamente. En el caso de cheques entregados personalmente, el pagador debe identificar a la persona a quien le hace la entrega y hacer constar en el registro la fecha, el nombre y la firma de la persona que lo recibe. Los municipios podrán adoptar otras formas de pago, tales como depósitos directos a cuentas bancarias, tarjetas de débito y cualesquiera otras transferencias electrónicas. No se harán pagos en efectivo, excepto el uso del fondo de caja menuda, autorizado por este Reglamento. Deberán establecer las medidas de control y seguridad para garantizar la exactitud y corrección de los desembolsos, manteniendo 39 un registro de estos pagos con la misma información requerida para el registro de los cheques. Sección 10: Procedimiento para Desembolsos (1) El Director de Finanzas no emitirá pago alguno, hasta que el servicio que origina el desembolso haya sido prestado o los materiales suministrados. Los comprobantes de pago se expedirán a favor de las personas que sean acreedores directos del municipio por prestar un servicio o suministrar materiales. Se podrán efectuar pagos parciales, cuando expresamente se autorice. (2) El Director de Finanzas efectuará el pago de compromisos municipales solamente cuando exista crédito, no agotado o comprometido, en presupuesto o transferido legalmente y cuando dicho gasto esté debidamente comprobado o justificado por los documentos que presente la parte interesada. (3) No se efectuará pago de nómina u otro servicio de cualquier persona contratada hasta tanto la Unidad de Recursos Humanos certifique debidamente este desembolso. (4) Los municipios no tendrán que pagar contribuciones de clase alguna, incluyendo el Impuesto sobre Ventas y Usos (IVU), al Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, conforme las disposiciones de la Ley y los Reglamentos emitidos por el Departamento de Hacienda para regular el IVU. Para acogerse a la exención, los Municipios deben seguir el procedimiento dispuesto por dicha reglamentación y cualquier otra que pueda surgir. 40 (5) Todos los desembolsos que efectúe el municipio se harán directamente a las personas o entidades que hayan prestado los servicios o suplido los suministros o materiales. El Director de Finanzas será responsable de realizar las gestiones para que el suplidor cobre el cheque. (6) Todos los desembolsos municipales se efectuarán mediante cheques girados o transferencias electrónicas contra la cuenta de banco correspondiente y debidamente firmados por el Director de Finanzas 0 su representante autorizado. Podrán digitalizar los documentos oficiales, incluyendo los cheques emitidos para pago por cualquier concepto. El Director de Finanzas deberá establecer un procedimiento escrito, incluyendo controles internos, para el procesamiento de los pagos mediante transferencias electrónicas y la digitalización de éstos. (7) En caso de que se expida un cheque a un acreedor o se expida o adeude un pago por concepto de nómina, vacaciones, entre otros, a un empleado o funcionario municipal que haya fallecido dentro del mismo año económico en que se expidió el cheque sin haberlo hecho efectivo, se procederá de la siguiente forma: a) Los herederos deberán presentar su petición de pago al Director de Finanzas, acompañado del Acta de Defunción del acreedor, empleado o funcionario municipal fallecido, la Declaratoria de Herederos o en su defecto copia de testamento certificado por un notario. El municipio emitirá el pago correspondiente a favor de todos los miembros de la Sucesión y no desembolsará fondos algunos, hasta 41 tanto comparezcan y firmen cada uno de los herederos que consten en la Declaratoria. b) En caso de quiebra o insolvencia de la persona a quien se expidió el cheque, podrá endosarse a favor del síndico nombrado 0 conforme la orden emitida por el Tribunal. c) De haber una declaración de incapacidad mental del heredero, se podrá hacer el endoso a favor del tutor o administrador nombrado judicialmente. d) Si la persona a favor de quien se debe endosar el cheque, se hallase fuera de Puerto Rico, se podrá endosar a favor de su agente 0 apoderado mediante presentación de un poder debidamente notariado. e) Si el cheque expedido es de un año económico anterior, el Director de Finanzas procederá a expedir un nuevo cheque a favor del acreedor siguiendo el procedimiento establecido en esta Sección. (8) Se exceptúa de expedir comprobantes de pago a favor de personas acreedores directos, solo cuando las sumas a pagarse por el municipio sean cedidas o traspasadas mediante un contrato otorgado ante un notario público u otro funcionario autorizado para efectuar o reconocer escrituras y certificados. El procedimiento a seguir en estos casos será el siguiente: a) Todo contrato de cesión de créditos deberá contener la siguiente información: 1. Nombre completo y dirección exacta del cedente y el cesionario; 42 2. Fecha de efectividad del contrato de cesión; 3. Número e importe de la orden de compra o contrato de servicios que da origen a la cesión; 4. Indicará si la cesión es total o parcial. Si es parcial, indicará la cantidad objeto de cesión. Antes de aceptar para registro el contrato, el Director de Finanzas, o su representante autorizado, deberá cotejar que el crédito que se ha cedido corresponde a una obligación legalmente contraída y que la cantidad cedida se encuentra pendiente de pago. b) La copia fiel de la escritura o documento auténtico traspasando el crédito, deberá archivarse junto al comprobante de pago que se expida. Los municipios, no obstante la cesión 0 traspaso, podrán retener de cualquiera de los pagos a efectuarse, la cantidad que sea necesaria para cubrir cualquier deuda que el cedente tuviera con el municipio al momento de la cesión 0 que haya contraído con posterioridad a la misma. c) Cuando se formalice un contrato de cesión de créditos, copia certificada como fiel y exacta del mismo, será archivado en el municipio para la futura intervención del pago o pagos a efectuarse. En estos casos se emitirán los comprobantes de pago a nombre del cesionario, haciendo referencia al nombre y dirección del cedente. El Director de Finanzas llevará un control adecuado para evitar pagos en exceso de la cantidad objeto de cesión. Cuando un pago corresponda 43 al cesionario deberán emitir comprobantes separados por la cantidad que corresponda al cesionario y por la cantidad que corresponde al acreedor original. d) Deben hacerse contratos de cesión de créditos separados para cada orden de compra o contrato de servicios.