- LIBROS, REGISTROS Y EXÁMENES

A. Todo proveedor deberá mantener cuentas, libros y registros exactos sobre las transacciones de contratos de servicios reglamentadas bajo el Código de Seguros, por un periodo no menor de tres (3) años luego de la expiración del 13 término de cada cubierta, según los requisitos dispuestos en el Artículo 21.300 del referido Código. B. Las cuentas, libros y registros de un proveedor deberán incluir por lo menos lo siguiente: (1) Copias de cada tipo de contrato de servicios emitido; (2) El nombre y la dirección de cada tenedor de contrato en la medida en que esta información haya sido provista por el tenedor de contrato; (3) Una lista de los lugares en los cuales el proveedor promociona, vende y ofrece para la venta, contratos de servicio; (4) Los archivos de reclamaciones deberán contener al menos la fecha, cantidad y descripción de cada recibo, reclamaciones y gastos incurridos con relación a los contratos de servicio; e (5) Incluir, por tipo de contrato, al menos la duración del contrato y la porción no devengada, prorrateada, de los honorarios recibidos. C. Los proveedores podrán mantener sus registros requeridos bajo este Artículo en forma electrónica. En tal caso, los registros deberán estar prontamente accesibles al Comisionado desde un terminal u equipo lector y deberán tener la capacidad de ser impresos en forma legible. D. Para comprobar el cumplimiento con sus obligaciones y facilitar a la OCS la supervisión de la discontinuación de sus negocios, el Comisionado podrá examinar las operaciones, transacciones, cuentas y el registro de todo proveedor autorizado. E. Todo proveedor deberá presentar estados financieros auditados, O en su defecto, estados o información financiera certificada a satisfacción de la OCS, en o antes del 1 de junio de cada año con respecto al año de operaciones terminado al 31 de diciembre del año anterior, que reflejen separadamente los resultados de su operación como proveedor, en caso de que se dedique a otros negocios, incluyendo: honorarios, primas pagadas por pólizas de 14 reembolso, honorarios no devengados, situación económica de la reserva, costos de servicios, costos de adquisición y reclamaciones.