Regl. 8937, art. XIV
Procedimientos para Aceptar, Recibir y Disponer de los Bienes
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Cite as Reglamento Núm. 8937, Art. XIV
Recibidos Conforme a la Ley
A.
Aceptación
1.
El Superintendente será la única persona en la PolicÃa de Puerto
Rico, quien podrá aceptar una donación, traspaso, aportación 0
cesión de bienes, fondos O servicios para los fines de mejorar y
ampliar sus programas de prevenir y combatir el crimen.
2.
De realizarse una oferta mediante cualquier empleado de la
PolicÃa de Puerto Rico o Unidad de Trabajo, el Supervisor
emitirá una comunicación O memo justificando tal acción. El
memo contendrá entre otros, información sobre la solicitud de
donación, uso y lugar de la donación, entre otros detalles que
justifiquen dicha donación.
3.
Para poder aceptar una oferta, el Superintendente recibirá una
comunicación escrita, donde detalle el ofrecimiento y sus
condiciones, si algunas.
4.
El Superintendente evaluará, analizará y determinará si acepta O
rechaza la donación. Para ello usará su sano juicio 0 valerse de
aquellos estudios técnicos que estime necesarios y procedentes
a los fines de evitar que lo donado pudiera convertirse en una
carga onerosa irrazonable para la Agencia.
5.
La oferta será legal, moral y cónsona con los fines que persiga
la Ley.
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6.
La donación se efectuará por escrito y en el documento de
aceptación se consignarán las condiciones del cedente, si
algunas. Será utilizado el formulario que para esos propósitos
ha sido diseñado o cualquier otro medio lÃcito y por escrito que
cumpla con lo anterior.
B.
Recibo de Bienes
1.
El Superintendente o su representante autorizado podrá recibir
directamente todo tipo de bienes de fuentes privadas 0 públicas
por vÃa de donación, cesión, traspaso O aportación O cualquier
otro medio legÃtimo para uso de la PolicÃa de Puerto Rico. Esos
bienes podrán incluir propiedad mueble o inmueble, servicios de
toda clase, fondos o valores.
2.
El Superintendente podrá recibir la propiedad:
a)
a nombre de la PolicÃa de Puerto Rico
b)
como administrador
3.
El Superintendente o su representante autorizado emitirá un
recibo por toda propiedad recibida.
4.
Si la oferta es en dinero:
a)
Si es a través de una letra de cambio, estará emitida a
favor del Secretario de Hacienda. Si fuere en efectivo, se
llevará a cabo el correspondiente informe de recaudación
y remesa.
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b)
El valor recibido será depositado por el Recaudador en la
cuenta corriente del Secretario de Hacienda.
c)
Junto con los documentos que envÃen a contabilizar los
fondos recibidos, enviarán copia del documento de
aceptación.
d)
El recibo de dinero será tramitado por conducto de la
División de Finanzas.
5.
AI recibo de cualquier bien, fondo O servicio, se procederá con la
emisión del documento.
a) Al recibir la propiedad la PolicÃa expedirá el recibo
pertinente acreditado el acto, utilizando el formulario
preparado para esos fines por la Agencia 0 cualquier otro
análogo. El original se entregará a la fuente privada 0
pública que lleva a cabo el acto contemplado por la ley y
la copia se remitirá al encargado de la propiedad de la
Agencia.
b)
La propiedad recibida se tasará para que la misma se
registre y contabilice por el valor tasado. El valor
estimado será, hasta donde sea posible, el costo de
reposición de la propiedad por otra nueva menos un
importe que cubra la pérdida sufrida en el valor a causa
de su condición actual.
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c)
Luego de determinado el valor de la propiedad, se
procederá a asignarle número de unidad y se marcará la
propiedad con dicho número.
d)
Para la contabilización de la propiedad en los récords de
la PolicÃa se preparará el Modelo SC-785, "Informe Sobre
Cambio en Inventario".
e)
El Modelo SC-785, se retendrá en la PolicÃa en la Sección
de Cuentas acompañado de una copia del documento de
aceptación de oferta.
f)
La propiedad será recibida oficialmente por la División de
Propiedad, excepto aquellas donaciones de activo
tangible que el Superintendente acepte para propósito de
adquirir un bien especÃfico, cuya contabilización de la
cuantÃa aceptada será depositada y contabilizada
mediante un Comprobante de Remesa a través de la
División de Finanzas. La aprobación de fondos para
adquirir el bien especÃfico será autorizada por la Oficina
de Presupuesto.
6.
Será responsabilidad de la División de Propiedad contabilizar o
registrar internamente el bien recibido y conservar copia del
documento mediante el cual se les hace la oferta y todos los
modelos mencionados que correspondan a la aceptación y
contabilización de la propiedad. Además, someterá al
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Departamento de Hacienda toda la documentación a tenor con
la reglamentación relativa a la contabilización de la propiedad,
promulgada por el Departamento de Hacienda. Igualmente
cuando se disponga de la propiedad donada también se
notificará al Departamento de Hacienda, a los fines que se
refleje la bajo en los récords de ese Departamento.
7.
La PolicÃa de Puerto Rico, además, tendrá la responsabilidad de
velar porque la propiedad sea utilizada para lograr los fines para
los cuales fue donada y preparar aquellos informes que le sean
requeridos por el donante, si alguno. Para lograr lo mencionado,
la PolicÃa de Puerto Rico está facultada por la Ley y la Orden
General "Reorganización de los Procedimientos Fiscales para el
Control y Contabilidad de la Propiedad en Uso por la Agencia",
de manera que se garantice un buen control de los mismos.
Este control de propiedad se llevará a cabo separadamente de
cualquier otro sistema, de manera que se facilite la auditorÃa de
la misma.
C.
Disposición de Bienes
1.
Se declarará excedente cualquier propiedad siguiendo los
procedimientos establecidos por Ley. El Encargado de la
Propiedad de la PolicÃa tendrá esta responsabilidad, como parte
de la cual mantendrá un inventario de toda la propiedad recibida
conforme a este Reglamento.
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2.
La propiedad excedente se podrá disponer mediante uno de los
siguientes métodos:
a)
Reasignación o transferencia
b) Venta
c) Destrucción
3.
Los Encargados de la Propiedad serán los encargados de dar
de baja la propiedad asignada a la Agencia.
4.
Cuando una unidad en la Agencia interese retirar de uso un bien
adquirido mediante las disposiciones de la Ley Núm. 16, lo
comunicará al Encargado de Propiedad, quien solicitará una
inspección del equipo para determinar si está completo O le
faltan piezas. El Inspector podrá aceptar 0 rechazar la
propiedad solicitando justificaciones al efecto.
5.
AI recibir la propiedad luego de ser inspeccionada por el
Encargado de la Propiedad se expedirá un recibo por los bienes
recibidos.
6.
El Encargado de la Propiedad podrá transferir la propiedad
declarada excedente a otras unidades, conforme a la orden de
preferencia establecido.
7.
En caso de que no exista ningún interés de parte de los
concesionarios con derecho, la propiedad podrá reasignarse 0
transferirse, cederse O venderse siguiendo este orden de
preferencia:
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a)
Reasignaciones a unidades con funciones similares a las
funciones para la cual fue entregada.
b)
Reasignación a cualquier otra unidad de la PolicÃa.
D.
Destrucción
1.
Cuando se comprobare que la propiedad excedente es
inservible, se procederá a su destrucción siguiendo el siguiente
procedimiento:
a)
Se levantará un acta en presencia de dos (2) testigos que
certifiquen la destrucción de la propiedad.
b)
El acta contendrá como mÃnimo la disposición de la
propiedad destruida, fecha, lugar, nombre de los testigos,
quienes deberán firmar el acta.