Custodia, Disposición, Almacenamiento y Conservación de las

Grabaciones La custodia y la disposición de las grabaciones digitales estarán a cargo del Administrador. Las grabaciones se archivarán y mantendrán en el servidor por un período razonable que no excederá de un (1) mes, para dar tiempo a que se reporten actos delictivos, accidentes o incidentes en las áreas cubiertas por el sistema de vigilancia y 10 cuyas imágenes pudieron haber sido grabadas por las cámaras de video. Una vez transcurra el plazo establecido (un mes) de grabación, el sistema automáticamente borrará el mes en memoria para continuar grabando el mes en curso. Se podrá mantener la grabación de una situación específica por un período mayor de un (1) mes, cuando en la misma haya información o imágenes que puedan servir a: la investigación de actos dirigidos o constitutivos de la comisión de un delito; la acusación de una persona por delito; y/o imponer una medida disciplinaria por la violación al Reglamento de Personal, en tanto y en cuanto el presente Reglamento lo permita. En estos casos la grabación será guardada en un archivo de seguridad en la oficina del Administrador y serán almacenadas hasta que éste, con la recomendación por escrito de la Oficina de Asuntos Legales, determine que las mismas han perdido su utilidad. La disposición de las grabaciones se realizará mensualmente, excepto en los casos en que se necesiten como evidencia de una investigación criminal o administrativa O que medie una solicitud de inspección, en cuyo caso se conservarán por el período que sea necesario para cumplir con el objetivo. Si la grabación forma parte de un expediente administrativo se conservará por el mismo periodo en que la agencia viene obligada a conservar el expediente. En el caso de aquellas grabaciones que puedan estar relacionadas o de las cuales puedan surgir demandas en contra de la Administración o de terceras personas, se conservará durante un año desde la fecha del evento. Sólo se podrá disponer de las grabaciones antes mencionadas, con la recomendación por escrito de la Oficina de Asuntos Legales y autorización escrita del Director de la División de Vigilancia. 11 En relación a las grabaciones obtenidas a través de las cámaras de seguridad que van a ser utilizadas en procedimientos criminales O administrativos, donde se alegue que algún empleado y/o visitante ha violado alguna disposición legal 0 reglamentación aplicable, se llevará un récord oficial en donde se detalle todo el proceso desde la obtención de la grabación digital hasta la disposición final de la misma. Toda grabación y duplicado se mantendrá bajo llave o en una caja de seguridad para asegurar la cadena de custodia. Los videos obtenidos cumplirán con la Orden General 2008-13, "Normas y Procedimientos para el Recibo, Custodia, Entrega y Disposición de Propiedad que Forma Parte de Evidencia". Toda grabación solicitada para fines administrativos será a través del formulario provisto a esos fines autorizado por el Director de la Oficina de Seguridad y Protección, o en quien éste delegue. Toda grabación solicitada para fines criminales o civiles será a través de orden judicial. Toda copia de grabación autorizada será provista a través de la División de Tecnología de la Policía de Puerto Rico previo al pago de los correspondientes derechos arancelarios.