RECOMENDACIÓN PARA LA ADJUDICACIÓN DE SUBASTA

A. La Junta discutirá el acta y las ofertas y recomendará la adjudicación considerando los siguientes factores: 1. Las ofertas de cada uno de los licitadores y como éstas cumplen con las necesidades de la Autoridad. 2. Cuando la oferta del licitador responsivo único, que cumpla con todas las especificaciones, términos y condiciones, exceda hasta un máximo de quince por ciento (15%), la cuantía presupuestada para la adquisición del equipo, material 0 servicio no profesional, la Junta de Subastas tendrá la discreción de recomendar la adjudicación de la misma, la cancelación de la misma o solicitar al peticionario que inicie los trámites para negociación directa. 3. Los términos y condiciones sujetos a negociación, bajo ningún concepto, podrán afectar significativamente el proyecto original. Si una vez finalizado el proceso de negociación con el licitador responsivo único, la oferta de éste continúa por encima de la cantidad presupuestada para el proyecto, como medida de excepción, la Junta de Subastas podrá recomendar la adjudicación del proyecto al licitador. Esta decisión estará sujeta a que el monto de la oferta no exceda un quince por ciento (15%) de la cantidad presupuestada ya que tanto el Director Ejecutivo como la Junta de Directores autoricen el desembolso adicional necesario. 4. Cuando las ofertas sometidas por los licitadores resulten inaceptables y cuando la Junta de Subastas entienda que los intereses de la Autoridad puedan verse afectados y cuando ello fuere necesario para proteger los mejores intereses de la Autoridad, la Junta de Subastas podrá recomendar que se cancele la subasta, que se tramite una segunda subasta, y de ésta no resultar aceptable para la Autoridad recomendar, que se proceda por mercado abierto. Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 27 B. Entre los criterios que podrían hacer inaceptable las ofertas sometidas por los licitadores se encuentran: 1. La oferta excede sobre un quince por ciento (15%) la cuantía presupuestada por la Autoridad para la adquisición del equipo, materiales o servicios no profesionales solicitados. 2. La oferta, ya sea por el costo por unidad O el costo total, excede significativamente el costo establecido por el mercado para artículos y servicios comparables. 3. La oferta no cumple a cabalidad con alguna de las disposiciones requeridas en los pliegos de especificaciones de la subasta. 4. La oferta no ofrece las garantías y servicios que son usuales para el servicio o equipo requerido en este tipo de contrato O no cuenta con la capacidad de cumplimiento exigida. 5. Cualquier otro factor que, a juicio de la Junta de Subastas, haga la oferta inaceptable o irreconciliable con los mejores intereses de la Autoridad. C. La Junta de Subastas podrá recomendar la cancelación de una subasta si: 1. La Junta de Subastas concluye que hubo vicio durante alguna de las etapas del procedimiento. 2. Cuando el Director Ejecutivo determine que la Autoridad no necesita el equipo, material o servicio no profesional solicitado. 3. Cuando la Junta de Subastas determine que la necesidad de la Autoridad puede ser suplida con un artículo o servicio análogo o con uno que sea tecnológicamente más avanzado. 4. Si el precio ofrecido por los licitadores sobrepasa el 15% por encima de la cantidad presupuestada. 5. Cuando medie cualquier otra justa causa que, a juicio de la Junta de Subastas, atente contra los mejores intereses de la Autoridad. D. Cuando la Junta de Subastas recomiende cancelar una subasta por que atenta contra los mejores intereses de la Autoridad, la Junta de Subastas podrá recomendar la celebración de una segunda subasta. Si por Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 28 segunda ocasión las ofertas sometidas no son aceptables, la Junta de Subastas procederá a relevar al peticionario del requisito de subasta y someterá la petición a la Oficina de Compras y Subastas para que procese la compra por mercado abierto. E. Cuando la Junta de Subastas declare una subasta desierta, la Junta de Subastas tendrá la facultad para recomendar la celebración una segunda subasta. Si la segunda subasta vuelve a declararse desierta, la Junta de Subastas recomendará se tramite a través de mercado abierto. F. Cuando las ofertas sometidas por los licitadores sean iguales en cuanto a precio, términos y condiciones, la subasta se adjudicará en la forma que la Junta de Subastas estime más conveniente para los intereses de la Autoridad. Sin embargo, previo a ello, la Junta de Subastas deberá reunirse con todos los licitadores, de manera que éstos puedan establecer distinciones entre las diferentes ofertas sometidas. G. Cuando la Junta de Subastas no pueda establecer distinciones, actuará a base de: 1. La reputación comercial, experiencia, solvencia económica del licitador y cualquier otro criterio que garantice el fiel cumplimiento de los términos y condiciones establecidos en los pliegos de especificaciones. 2. La subasta se adjudicará mediante sorteo, el cual se deberá realizar en presencia de los licitadores. Esto es una opción de último recurso cuando se han agotado todas las alternativas para establecer el licitador recomendado. H. Cuando el Director Ejecutivo adjudique la subasta a favor de un licitador cuya oferta no es la más económica, la Junta de Subastas deberá documentar y justificar por escrito los fundamentos por los cuales recomendó esta determinación. Esta determinación podrá estar fundamentada por alguna de las siguientes razones: Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 29 1. La oferta más económica no cumple con las especificaciones, términos y condiciones de la subasta. 2. La oferta favorecida presenta elementos que, a juicio de la Junta de Subastas, le otorgan una calidad superior. 3. Cuando exista evidencia de que el licitador que presentó la oferta más económica no ha sido responsable en el cumplimiento de las relaciones contractuales que ha sostenido con la Autoridad. 4. Cuando el licitador con la oferta más económica haya sido convicto por fraude. 5. Cuando el licitador con la oferta más económica se encuentre bajo investigación criminal o administrativa, por delitos contra el erario público, fe pública, autoridad pública, función y orden público, tanto en el foro estatal como en el federal. 6. Cuando exista evidencia de que el licitador con la oferta más económica ha sido convicto de delitos graves o menos graves que implique depravación moral en Puerto Rico o en cualquier jurisdicción fuera de Puerto Rico. 7. Cuando el licitador con la oferta más económica, provea información falsa a la Autoridad y se niegue a proveer información requerida por la Junta de Subastas. 8. Cuando el licitador con la oferta más económica impida de alguna manera que la Junta de Subastas realice cualquier investigación pertinente e indispensable para completar el proceso de subasta. 9. La Junta de Subastas podrá recomendar el rechazo de la oferta más económica por cualquier otra razón que estime conveniente en protección de los mejores intereses de la Autoridad. I. Una vez la Junta de Subastas concluya su análisis, deberá someter al Director Ejecutivo un acta que contenga su recomendación en cuanto a la adjudicación o cancelación de la subasta. La recomendación de la Junta de Subastas, en cuanto a la adjudicación 0 cancelación, deberá estar endosada por la mayoría de sus Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 30 miembros. La Junta de Subastas tendrá quince (15) días laborables para someter su recomendación. La Junta de Subastas podrá solicitar al Director Ejecutivo un término mayor, cuando así lo entienda necesario en beneficio de la Autoridad y en protección del interés público. J. Las decisiones de la Junta de Subastas deberán estar fundamentadas en principios de una sana administración pública. Los procedimientos de subasta deberán conducirse libre de favoritismo, influencia, preferencia 0 parcialidad indebida hacia cualquier licitador. K. Una vez sometida al Director Ejecutivo la recomendación de la Junta de Subastas, para la adjudicación será el Director Ejecutivo quien adjudique la subasta conforme con las recomendaciones sometidas por la Junta de Subastas. El Director Ejecutivo adjudicará fundamentándose en dicho informe, en la minuta de la Junta de Subastas, en los pliegos de especificaciones, en la oferta y de ser necesario, en cualquier otro documento pertinente que se someta a su consideración. En la eventualidad de que el Director Ejecutivo no acoja las recomendaciones de la Junta, éste deberá documentar las razones en que fundamentó su decisión.