CONSTITUCIÓN, JURISDICCIÓN Y DEBERES DE LA JUNTA

DE SUBASTAS A. Constitución de la Junta 1. La Junta de Subastas quedará constituida por cinco (5) miembros designados por el Director Ejecutivo. Los mismos serán escogidos entre los empleados gerenciales de la Autoridad. 2. El Director Ejecutivo nombrará tres (3) miembros regulares y dos (2) miembros alternos. Éstos últimos sustituirán a los miembros regulares durante vacaciones, ausencias 0 enfermedad. Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 14 3. El Director Ejecutivo nombrará un Presidente y un Secretario de entre los miembros regulares que constituyen la Junta de Subastas. B. Jurisdicción de la Junta de Subastas 1. La Junta de Subastas tendrá jurisdicción sobre cualquier subasta que efectúe la Autoridad. C. Funciones y Prerrogativas de la Junta de Subastas La Junta de Subastas será la encargada de: 1. Dirigir los trabajos de apertura de subasta. 2. Decidir todos los asuntos relacionados con subastas que sean sometidas a la atención de la Junta de Subastas. Específicamente, la Junta de Subastas tendrá la responsabilidad de evaluar y recomendar al Director Ejecutivo la adjudicación de las subastas relacionadas con equipos, materiales, servicios no profesionales, y proyectos de construcción. 3. Nombrar comités técnicos cuando la Junta de Subastas lo estime necesario, con el propósito de asesorarse en la preparación o adjudicación de las subastas, así como de cualesquiera otros asuntos que lleguen a su atención. 4. Cuando se estime necesario, y previo a la adjudicación de una subasta, requerir del peticionario, asesor y del Comité Técnico Evaluaciones y recomendaciones sobre las ofertas sometidas por los licitadores. 5. Tanto el Presidente como el Secretario de la Junta de Subastas podrán convocar las reuniones que estimen necesarias para dilucidar los asuntos ante su consideración. Bastará con que se encuentren presentes tres (3) miembros de la Junta de Subastas para que constituya válidamente el quórum. Como parte de los miembros presentes deberán encontrarse el Presidente y el Secretario. Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 15 6. El Secretario será responsable de velar porque se tomen y se mantengan las minutas de los acuerdos y decisiones tomadas por la Junta de Subastas al adjudicar una subasta o al evaluar asuntos en sus reuniones incluyendo, sin limitarse a, cualquier voto disidente o explicativo que pueda ser emitido por cualquier miembro de la Junta de Subastas. Además, el Secretario será responsable de mantener al día el Libro de Actas y el Libro de Minutas. El Secretario también se asegurará de que las actas y minutas de las reuniones que se celebren sean iniciadas y firmadas por los miembros de la Junta de Subastas que participaron en las mismas. 7. La Junta de Subastas podrá, mediante comunicación debidamente fundamentada, recomendar al Director Ejecutivo la cancelación de una subasta. D. Actas Toda Acta de la Junta de Subastas deberá ser aprobada por la mayoría de los miembros presentes, siempre y cuando el quórum hubiere sido debidamente constituido. Si algún miembro de la Junta de Subastas disintiera del acuerdo de la mayoría, deberá hacer constar en la reunión y en el Acta el motivo específico de su disidencia. E. Recomendaciones Toda decisión de recomendación de la Junta de Subastas deberá mantenerse dentro de un marco de sana administración pública que proteja los intereses legítimos de la Autoridad y evite la prevaricación, favoritismo, preferencia o parcialidad indebida hacia cualquier licitador en la adjudicación de una subasta. La Junta de Subastas recomendará al Director Ejecutivo la adjudicación de cada subasta, correspondiendo a éste el aceptarla o rechazarla. F. Libro de Minutas de la Junta de Subastas El original de toda minuta aprobada por la Junta de Subastas deberá ser custodiado y conservado en un cuaderno independiente que se conocerá Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 16 como Libro de Minutas de la Junta de Subastas ("Libro de Minutas"). El Libro de Minutas será la fuente primaria para dilucidar cualquier controversia referente a las recomendaciones efectuadas por la Junta de Subastas. G. Libro de Actas La Junta de Subastas mantendrá el original de toda Acta aprobada en un Libro de Actas de la Junta de Subastas ("Libro de Actas") que contendrá los acuerdos tomados durante los procesos de subasta.