PROCESO DE EVALUACION DE PROPUESTAS

1. Las propuestas se entregarán en la Autoridad en o antes de la fecha límite para la entrega de propuestas de conformidad con las instrucciones contenidas en la solicitud de propuestas. Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 39 a. Las propuestas no se leerán en público. Al momento de abrir las propuestas solamente se anunciará la identidad de los proponentes anotados en el registro de participantes. Toda propuesta, evaluación, discusión y negociación, así como los documentos relacionados, se mantendrá confidencial durante el proceso de evaluación y negociación hasta la firma del contrato. Durante ese período solamente los miembros del Comité de Evaluación y otras personas designadas por el Director tendrán acceso a las propuestas y a los resultados de la evaluación. b. El Comité de Evaluación evaluará las propuestas y someterá su recomendación al Director. El Director, con la ayuda y recomendación del Comité de Evaluación, podrá seleccionar una 0 más de las propuestas que considere que mejor sirve(n) los intereses de la Autoridad. c. Cuando no se lleve a cabo un proceso de precalificación, el Comité de Evaluación evaluará las propuestas a base de las calificaciones mínimas establecidas en la solicitud de propuestas. Una vez hecha esta determinación, y a discreción del Director, el Comité de Evaluación podrá completar sus evaluaciones y hacer sus recomendaciones. Antes de dar por concluida su evaluación, el Comité de Evaluación podrá sostener discusiones y negociaciones con los proponentes cuyas propuestas cumplan con las calificaciones mínimas establecidas en la solicitud de propuestas, conforme se indica en la sección 2 de este Artículo. d. Se notificará por escrito a los proponentes cuyas propuestas no cumplan con las calificaciones mínimas establecidas en la solicitud de propuestas. e. Los proponentes cuyas propuestas cumplan con las calificaciones mínimas establecidas en la solicitud de propuestas recibirán notificación escrita. Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 40 f. Cuando se reciba una sola propuesta, el Director, con la ayuda y recomendación del Comité de Evaluación, seguirá los procedimientos descritos en la sección 6 de este Artículo, a continuación. 2. Si el Comité de Evaluaciones ha decidido sostener discusiones y negociaciones, éstas se conducirán siguiendo los procedimientos que se indican a continuación: a. Ninguna declaración o acción del Comité de Evaluación, ni de ningún empleado и oficial de la Autoridad durante las discusiones y negociaciones obligará a la Autoridad de forma alguna. b. Según el Comité entienda necesario, se invitarán los proponentes cuyas propuestas cumplan con las calificaciones mínimas establecidas en la solicitud de propuestas a una o más reuniones privadas con el Comité de Evaluación u otro personal designado por el Director para tratar cualquier aspecto de su propuesta y contestar preguntas. El Comité de Evaluación determinará el contenido y el alcance de las reuniones entre el Comité de Evaluación u otro personal designado y los proponentes, a base del contenido y las circunstancias de la propuesta. El propósito de las reuniones será aclarar cualquier duda sobre los requisitos de la solicitud de propuestas y confirmar que los términos del contrato están claros; mejorar los aspectos técnicos u otros aspectos de la propuesta para garantizar que se cumpla con los requisitos de especificaciones y desempeño y reducir el precio; tratar la base del precio propuesto; y discutir cualquier otro detalle pertinente de la propuesta de forma que se obtenga una mejor propuesta. C. El Comité de Evaluación, a su discreción, brindará a todos los proponentes cuyas propuestas cumplan con las calificaciones mínimas establecidas en la solicitud de propuestas una oportunidad justa y equitativa para discutir su propuesta. De entenderlo Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 41 procedente, el Comité de Evaluación podrá brindar la oportunidad de revisar la propuesta, conforme los criterios provistos en la solicitud de propuestas correspondiente. No obstante, las discusiones se basaran en los datos y circunstancias de cada propuesta, conforme se describen en el párrafo (b) que precede; por lo tanto, la información a tratarse en esas reuniones podría variar para cada proponente. d. Después de cada entrevista o reunión con un proponente, el Comité de Evaluación podrá requerir al proponente que someta, por escrito, una confirmación de aclaración de una propuesta discutida en reunión. e. Las discusiones y negociaciones podrán llevarse a cabo, en su totalidad o en parte, mediante comunicaciones escritas, sin que medien reuniones o entrevistas personales, a discreción del Comité de Evaluación. f. No se requerirán discusiones orales O escritas en aquellos casos en que se determine, a base de la existencia de una competencia completa y abierta, o a base de experiencia previa en torno al costo del producto o servicio, que la aceptación sin discusión de la propuesta inicial más favorable resultará en el costo total más bajo para la Autoridad a un precio justo y razonable; siempre que la solicitud de propuesta haya notificado a todos los proponentes sobre la posibilidad de que el contrato se adjudicara sin discusiones. 3. Después de tales discusiones y negociaciones, el Comité de Evaluación podrá solicitar o permitir que los proponentes restantes cumplan con las calificaciones mínimas establecidas en la solicitud de propuestas sometan propuestas revisadas 0 enmiendas o aclaraciones a las propuesta, en respuesta a las discusiones y negociaciones celebradas. Si las propuestas iniciales no incluyeron propuestas de precio, el Comité de Evaluación podrá solicitar propuestas de precio en cualquier momento, ya sea a través de una propuesta revisada 0 por separado. Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 42 4. Una vez el Comité de Evaluación reciba las propuestas revisadas, podrán llevarse a cabo discusiones y negociaciones adicionales, siempre y cuando se determine que dichas discusiones O negociaciones adicionales sirven los mejores intereses de la Autoridad. 5. La Autoridad mantendrá la confidencialidad de todas las discusiones y negociaciones. Con anterioridad a la adjudicación del contrato, no se discutirá la información relacionada con una propuesta o su evaluación con persona alguna, excepto con el proponente que la sometió y el personal involucrado en el proceso de evaluación y selección. 6. Cuando se reciba solamente una propuesta, y el Comité de Evaluación la considere aceptable, se llevará a cabo un análisis del precio de la oferta, O del costo de los productos o servicios ofrecidos, o ambos. Se considerará que, al someter su propuesta, todo proponente ha aceptado que se lleve a cabo este análisis. Dicho análisis de precio se basará en una comparación con los precios establecidos en compras similares. En la medida de lo posible, la comparación deberá hacerse con una compra o transacción de naturaleza similar, involucrando especificaciones similares y un lapso de tiempo similar. Si no puede hacerse una comparación válida de precios, el Comité de Evaluación podrá realizar un análisis de costo del precio propuesto. Estos análisis y los resultados del Comité de Evaluación no obligarán al Director ni a la Junta de Directores a aceptar la propuesta, y tanto el Director como la Junta de Directores, podrán rechazar la propuesta. Si se rechazare la propuesta, el Director y la Junta de Directores proveerán las razones y establecerán las directrices correspondientes. 7. El Comité de Evaluación seleccionará la propuesta que considere beneficiosa para la Autoridad, considerando los criterios de evaluación, y someterá su recomendación al Director. Luego de evaluar la recomendación del Comité de Evaluación, si el Director decide endosar la misma, someterá su recomendación a la Junta de Directores. En caso de ausencia 0 inhibición del Director, el Comité de Evaluación o un Reglamento de Subastas y Solicitud de Propuesta Página: 43 representante designado someterá su recomendación a la Junta de Directores. 8. La Autoridad le notificará a los proponentes no agraciados el resultado de la adjudicación de la propuesta y los fundamentos para la decisión, advirtiéndoles del derecho que tienen de solicitar reconsideración a instar una revisión judicial, de no estar conformes con la adjudicación de la propuesta.