Funciones de la Secretaría Auxiliar de Administración

A. La Secretaría Auxiliar tendrá, sin que se entienda como una limitación, las siguientes funciones: 1. Abrir y mantener los expedientes necesarios para la administración y disposición de la propiedad. Todos los documentos que utilice la Junta y el Secretario para llegar a una determinación se mantendrán en el expediente correspondiente. 2. Realizar el análisis, a fin de determinar si conviene al interés público vender o arrendar la propiedad. 3. Recomendar al Secretario, para su aprobación, la propiedad que debe venderse en subasta 0 arrendarse, someter el expediente del asunto al Secretario y de éste dar visto bueno a la recomendación de la Secretaria Auxiliar, preparar los documentos necesarios para la solicitud por el Secretario, al Secretario de Justicia, de la consulta que dispone la Ley y este Reglamento. 4. Proponer para la aprobación del Secretario los acuerdos necesarios y convenientes con el Departamento de Transportación y Obras Públicas en relación al mantenimiento y administración de las propiedades que no se hayan vendido o arrendado y pagar el costo, según lo acordado. El Departamento anualmente hará un estimado de dicho costo y lo incluirá como parte de su petición presupuestaria. 5. Someter a la Junta, por conducto del Secretario, la propiedad que éste haya determinado vender y para la cual el Secretario de Justicia ha dado visto bueno; realizar las publicaciones de las subastas; y someter al Secretario para aprobación final la determinación de la Junta sobre la adjudicación de la subasta. 6. Preparar, en coordinación con la Oficina de Asuntos Legales e Inteligencia del Departamento, el proyecto de contrato de arrendamiento de la propiedad que el Secretario ha determinado arrendar, y para el que previamente el Secretario de Justicia ha dado visto bueno. 7. Enviar los dineros que se recauden por concepto de venta o arrendamiento de la propiedad al recaudador oficial del Area del Tesoro del Departamento. 54-00-04 8. Realizar las consultas necesarias y convenientes con los organismos gubernamentales correspondientes, para las determinaciones del Secretario referentes a la administración 0 disposición de la propiedad, tales como, la utilidad para fines públicos de la propiedad en cuestión, y el canon de arrendamiento razonable que procede en determinado caso. B. Consulta al Secretario de Justicia 1. Previamente a que se formalice el contrato de arrendamiento O la publicación de la subasta para vender alguna propiedad, la Secretaría Auxiliar de Administración preparará un expediente que contenga toda la información y documentos correspondientes a la propuesta venta 0 arrendamiento y lo enviará con su recomendación al Secretario de Hacienda, para que éste de estar conforme con la propuesta recomendada solicite al Secretario de Justicia la consulta que dispone la Ley. 2. La consulta deberá contener la siguiente información: a. Descripción completa de la propiedad. b. Certificación registral, incluyendo título, cargas y gravámenes. C. Informe de la Junta de Planificación en el que se certifique que la propiedad no tiene utilidad pública. d. Informe de tasación. e. Breve informe del Secretario exponiendo los fundamentos para su determinación de vender en subasta o arrendar la propiedad. f. Precio mínimo de adjudicación. g. Copia del proyecto de contrato cuando se trata de un arrendamiento. h. Proyecto de la publicación de la subasta. 3. El Secretario de Justicia examinará y evaluará la información y documentos suministrados por el Secretario para su consulta y remitirá a éste la opinión con las conclusiones y recomendaciones que procedan en derecho. C. Publicación de la Subasta 1. La Secretaría Auxiliar informará al público, respecto a la subasta a efectuarse, mediante un edicto que se publicará en dos (2) periódicos de circulación general en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico, una vez por semana durante dos (2) semanas consecutivas. 54-00-05 2. El edicto contendrá la siguiente información: a. Descripción de la propiedad a subastarse, cabida y localización. b. Fecha, lugar y hora de la subasta, la cual se celebrará pasados por lo menos veinte (20) días desde la publicación del último edicto. C. Modo de presentar las ofertas y especificaciones. d. Fecha, lugar y hora donde obtener información detallada sobre la subasta. e. El señalamiento de que si dentro del término de quince (15) días siguientes a la publicación del último edicto alguna entidad gubernamental notifica la utilidad para fines públicos de la propiedad, la subasta no se llevará a cabo. 3. Los términos de la subasta a efectuarse podrán notificarse al público, además, mediante anuncios de servicio público y fijando avisos en edificios públicos.