REGLAMENTO DE COMPRAS DE LA ADMINISTRACION DE COMPENSACIONES POR ACCIDENTES DE AUTOMOVILES. Este Reglamento se promulga con el proposito de establecer las normas generales y procedimientos administrativos que regiran los tramites para la adquisicion de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electronico, suministros, contratacion de servicios no profesionales, equipos medicos, bandejas medicoquirurgicas e implantes ortopedicos, licencias, suscripciones y publicaciones en la Administracion de Compensaciones por Accidentes de Automoviles, en adelante ACAA.

3. Compra de Materiales y Equipo fuera de Puerto Rico Se podrá adquirir bienes, materiales, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, licencias, suscripciones y publicaciones fuera de Puerto Rico, luego de obtener la correspondiente dispensa de la ASG y cuando se den las siguientes circunstancias: a. Los materiales o equipo no están físicamente disponibles en Puerto Rico b. No existe localmente un representante o agente autorizado de la empresa que los provee C. El comprador o persona autorizada obtendrá cotizaciones de no menos de tres (3) suplidores y la compra se efectuará tomando en consideración la mejor oferta 4. Compra a Fuentes Exclusivas En estos casos, la compra podrá hacerse directamente a la firma que representa O distribuye en Puerto Rico el producto con carácter de exclusividad, indicándose en la hoja de Resumen de Oferta la razón de la acción tomada. El Departamento de Compras deberá obtener información escrita que corrobore la exclusividad. Cada expediente de compra deberá incluir la carta de exclusividad del suplidor. 5. Compra mediante la utilización de subasta por contratos que tengan otorgados con la Administración de Servicios Generales, Corporaciones Públicas, Municipios de Puerto Rico y entidades del Gobierno de Puerto Rico y Gobierno Federal Se podrá utilizar las subastas y contratos otorgados por la ASG, gobierno federal, corporaciones públicas, municipios y entidades del Gobierno de Puerto Rico, cuando resulte más económico y conveniente a los intereses de la Administración. Esta compra estará exenta de las disposiciones de este Reglamento excepto que deberá mediar una orden de compra. 6. Licencias, suscripciones y/o mantenimiento de aplicaciones de computadora ("software") Cuando por su naturaleza tenga que ser adquirido a un suplidor en particular por razón de exclusividad o derechos de autor, se cumplirá con las disposiciones del Articulo 4.5 (4) de este Reglamento relacionado con la compra de fuentes exclusivas. ACAA ADMINISTRACIÓN DE COMPENSACIONES ACCIDENTES DE AUTOMOVILE te protege Reglamento de Compras 22 7. Compras Mediante Fondo de Caja Menuda Las compras de materiales y servicios pagados con fondos de la caja menuda se regirán por las normas establecidas en las "Políticas y Procedimientos de Caja Menuda", bajo el control del Departamento de Finanzas. No se podrá utilizar el fondo de Caja Menuda para otro propósito que no sea para el cual fue previamente aprobado. 8. Requerimiento de Propuesta (Request for Proposal) Por la complejidad de un bien o servicio a adquirirse, debidamente fundamentada la necesidad, el Director Ejecutivo determinara seguir un proceso de selección a través de un Requerimiento de Propuesta. Dicho requerimiento incluirá lo siguiente: a. Una descripción del servicio requerido, el programa de entrega o rendimiento, requisitos de inspección y aceptación, si alguno, y los términos y condiciones propuestos por la ACAA. b. Una descripción o itinerario del proceso de selección. C. Instrucciones y formularios de preparación de la propuesta, si es necesario. d. Cualquier opción requerida u opción permitida, adiciones o alternativas. e. Criterios de evaluación de la propuesta. f. Si aplica, una declaración general de cómo se determinarán los límites competitivos. g. Cuándo y cómo se deben someter los precios. h. Si fuera necesario, una declaración sobre cualquier fondo u otras condiciones, contingencias, aprobaciones, autorizaciones o certificaciones que se requieren para otorgar O ejecutar el contrato, aviso para proceder o para pago. i. Fecha límite para recibir las propuestas, que provea a los licitadores un término razonable de tiempo que les permita la preparación de las mismas. j. Cualquier otra información requerida por Ley o se estime pertinente. 9. Compras realizadas por los empleados En situaciones excepcionales, el Director Ejecutivo podrá autorizar a un empleado a comprar de su peculio algún bien o servicio que sea indispensable adquirir por la Administración de manera inmediata. Para el empleado recibir un reembolso, el Director del Departamento donde trabaja, preparará un memorando justificativo que explique porque se obvió el ACAA ADMINISTRACIÓN POR ACCIDENTES DE AUTOMÓVILES te protege Reglamento de Compras 23 proceso regular de compras. El Director Ejecutivo determinará si procede el reembolso si cumple con lo siguiente: a. En estas situaciones la compra nunca excederá de doscientos dólares ($200.00). b. El criterio a utilizarse será la necesidad de adquirir el bien 0 servicio de forma inmediata, para cumplir con un fin 0 una necesidad oficial. C. En ningún caso se usará este mecanismo para ilegalmente obviar el procedimiento ordinario de compras. d. Las compras deberán estar respaldadas por las facturas O cualquier otro documento oficial que evidencie el gasto incurrido. e. No se reembolsarán fondos por servicios, suministros o artículos que no estén directamente relacionadas con el empleo. 10. Compras no contempladas en otros incisos de este Reglamento Para la adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones no anticipados y que por su naturaleza no estén previstos en este Reglamento, se regirán las instrucciones del Director Ejecutivo de la ACAA. 4.6 Orden de Compra 1. Toda solicitud para la adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones se hará al Departamento de Compras mediante la Requisición de Materiales, Equipo, Servicios u Obra, excepto en aquellas en que se requiera contrato, se solicite por medio electrónico o memorando justificativo. 2. Toda requisición deberá tener la autorización del Director del Departamento u Oficina solicitante, o su representante autorizado y contar con la asignación presupuestaria necesaria para su aprobación, previo a que se emita la orden de compra. En caso de requisiciones por medios electrónicos, éstas se revisarán y serán actualizadas por el Oficial de Presupuesto a los fines de verificar la exactitud del cargo a un fondo 0 partida presupuestaria. 3. Las órdenes de compra se verificarán por el Departamento de Compras a los fines de asegurar la integridad de la información suministrada. Si luego de corroborar los precios finales, se excede de la cantidad ACAA ADMINISTRACIÓN DE COMPENSACIONS ACCIDENTES AUTOMOYUS te protege Reglamento de Compras 24 presupuestada se informará a la parte solicitante para que proceda con el ajuste requerido mediante el proceso aplicable. 4. En las compras de emergencia en que se obvió el requisito de procesar previamente una requisición de compra y establecer la reserva en los fondos o partidas correspondientes, se hará formar parte del expediente de compra u orden de emergencia, la justificación por escrito de la misma. En estos casos el Departamento de Compras lo notificará al Departamento de Finanzas, Planificación y Presupuesto y éste se asegurará de la existencia de fondos disponibles para cubrir la compra y a tenor con ello ordenará se tramite una transferencia de fondos con carácter de urgencia, luego de la aprobación del Director Ejecutivo y/o persona designada por este. 4.7 Aviso de Cambio En aquellos casos en que luego de emitida una orden de compra, surjan circunstancias no previstas que ameriten cambios, ya sea en precio, cantidad, especificaciones u otras condiciones, el comprador con la aprobación del Director del Departamento de Compras preparará un aviso de cambio a esa orden. Luego de recibir del Departamento u Oficina solicitante la justificación por escrito que motivó dicho aviso de cambio, esta quedará consignada en el expediente de la Orden de Compra. 4.8 Formularios Utilizados en el Proceso de Compras 1. En los formularios utilizados en el proceso de compras se indicará claramente y de forma legible el nombre del funcionario o empleado autorizado para firmar y el puesto que ocupa y se identificará debidamente a los funcionarios y personas que participan del proceso de compras. 2. El Director del Departamento de Compras estará facultado para crear o enmendar los formularios necesarios para llevar a cabo los procesos de Compras dispuestos en este Reglamento, después de cumplir con los procedimientos de la ACAA para la aprobación de formularios.