DEFINICIONES

Para propósitos de este Reglamento, todo término tendrá el significado de uso común y corriente, excepto cuando en el texto se provea otro significado. Las palabras y frases en el género masculino en este Reglamento incluyen el femenino. 1. Administración Se entenderá la Administración de Compensaciones por Accidentes de Automóviles (ACAA). 2. Adquisición Medio de obtener bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, equipos médicos, bandejas médico quirúrgicas e implantes ortopédicos, licencias, suscripciones y publicaciones, mediante compra. 3. Aviso de Cambio (Forma ACAA 600-22) Documento oficial tramitado por el Departamento de Compras para hacer constar por escrito las modificaciones aprobadas por el Director de Compras, a las transacciones cubiertas por una orden de compra o un contrato. Se preparará para toda enmienda posterior a los términos y condiciones estipuladas en la orden de compra aprobada y contrato suscrito. 4. Certificado de Elegibilidad Certificación expedida por el Registro Único de Licitadores (RUL) de la Administración de Servicios Generales (ASG) acreditativa del cumplimiento por parte de un licitador con los requisitos necesarios para realizar compras en el gobierno conforme a la Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002, según enmendada, conocida como "Ley para Crear el Registro Único de Licitadores". 5. Compra Adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, equipos médicos, bandejas médico quirúrgicas e implantes ortopédicos, licencias, suscripciones y publicaciones que son necesarios para la operación y administración de la ACAA. ACAA ADMINISTRACIÓN DE COMPENSACIONS POR ACCIDENTES DE AUTOMÓVILE te protege Reglamento de Compras 3 6. Compras a Plazos Modo de adquirir bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones, cuyo pago se efectúa en períodos acordados. 7. Comprador Empleado de la ACAA autorizado según la descripción del puesto que ocupa, a adquirir bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, equipos médicos, bandejas médico quirúrgicas e implantes ortopédicos, licencias, suscripciones y publicaciones de acuerdo a lo establecido por el Reglamento de Compras. 8. Condiciones - Término bajo los cuales se interesa que se provean los bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones solicitados. 9. Conflicto de Intereses Es la incompatibilidad que se produce en todo acto 0 negociación entre el Estado, Empresa, Corporación y un tercero, cuando entre este último y quien tiene la autoridad y control para decidir, administrar, supervisar o manejar los procesos, tiene una relación de negocio, parentesco o afinidad, que en apariencia denota una falta de independencia, que hace presumir la posibilidad de que con sus acciones y/o omisiones benefician a una parte sobre otra. Incluye aquella situación en la que el interés personal o económico está o puede razonablemente pensarse que está en pugna con el interés público. 10. Contratista Toda persona a quien la ACAA otorgue una orden de compra o contrato para la adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, equipos médicos, bandejas médico quirúrgicas e implantes ortopédicos, licencias, suscripciones y publicaciones. 11. Cotización La oferta de precios y condiciones de venta de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones por parte de suplidores de acuerdo a la solicitud de precios de la ACAA. 12. Departamento de Compras Departamento de la ACAA responsable de la adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, equipos médicos, bandejas médico quirúrgicas e implantes ortopédicos, licencias, suscripciones y publicaciones. ACAA ADMINISTRACIÓN DER COMPENSACIONES POR ACCIDENTES DE AUTOMÓVILES te protege Reglamento de Compras 4 13. Emergencia Situación o suceso que ocasiona una necesidad inesperada, e imprevista, y que requiera una acción inmediata de parte de la ACAA por estar en peligro la vida, la salud O la seguridad de los ciudadanos O empleados de la ACAA; O por estar en peligro de suspenderse o afectarse el servicio a los participantes, la propiedad O fondos de la ACAA y que no pueda cumplirse el procedimiento ordinario de compras y adquisiciones de bienes y servicios, con prontitud debido a la urgencia de la acción que debe tomarse. Para efectos de las adquisiciones de equipos médicos y bandejas médico quirúrgicas (DMEPOS), una emergencia constituirá una situación donde la vida, salud O integridad personal de un lesionado esté gravemente en riesgo. 14. Equipo de Oficina (mobiliario y/o electrónico) - Comprende todos los bienes muebles de naturaleza permanente que tienen una vida útil normal de por lo menos dos (2) años, y que pueden utilizarse repetidamente sin cambiar de naturaleza o consumirse. 15. Equipo Médico Duradero, Prótesis, Órtesis y Suplidos (DMEPOS, por sus siglas en inglés) Cualquier equipo médico que ofrece beneficios terapéuticos a un paciente que lo necesita para el tratamiento médico, cirugía o rehabilitación debido a ciertas condiciones médicas 0 enfermedades causadas por el accidente de vehículo de motor. El equipo puede ser duradero, no duradero (suplidos), un aparato artificial que se implanta en el cuerpo para sustituir un órgano 0 a un miembro (prótesis), un aparato que le ofrece apoyo al cuerpo para modificar los aspectos funcionales o estructurales del sistema neuromusculoesquelético (órtesis), una bandeja médico quirúrgica o cualquier otro suministro médico, conforme a las políticas y procedimientos médicos aprobados por la ACAA. a. Equipo Médico Duradero (DME, por sus siglas en inglés) Es el equipo que cumple con los siguientes criterios: 1) Puede resistir el uso repetido, es decir, normalmente podría ser alquilado y utilizado por otros pacientes sucesivamente; 2) Se utiliza para servir a un propósito médico; 3) Por lo general, solo es útil para una persona con una enfermedad O lesión, y: 4) Es apropiado para el uso en el hogar de la víctima. Ejemplos de éstos son: sillas de ruedas (manuales y eléctricas), camas de posición, bastones, muletas, andadores, ventiladores, oxígeno, colchones de presión y otros que reúnan los requisitos anteriores y cumplan con una necesidad médica determinada y ACAA DE POR ACCIDENTES DE AUTOMÓYILES te protege Reglamento de Compras 5 aprobada por la ACAA. El equipo médico duradero, incluye, además, los servicios de prótesis, órtesis y suministros médicos. b. Equipo Médico No Duradero (Suplidos) Consiste de equipo o material médico que: 1) Es desechable; 2) No puede usarse repetidamente por más de una persona; 3) Es para ser utilizado para un propósito médicamente justificado; 4) No es usualmente utilizado por una persona ante ausencia de enfermedad o condición médica; 5) Debe ser ordenado o prescrito por un médico. Ejemplos de éstos son: guantes, gasas, pañales desechables, catéteres. c. Bandeja Médico Quirúrgica Todos los instrumentos utilizados en las salas de operaciones, el cual incluye los instrumentos y/o equipos que se esperan sean requeridos para realizar un procedimiento quirúrgico. 16. Especificaciones - Conjunto de las características primordiales de los bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones, señalados como referencia para cada partida de una compra, tales como características físicas, funcionales, estéticas, de calidad, garantías, entre otras que claramente describan el artículo. También podrían incluir el conjunto de instrucciones de un producto sobre el método de instalación, ensamblaje O acoplamiento. 17. Guardalmacén Funcionario o empleado de la ACAA que tiene como función recibir y/o despachar los materiales, equipo y mantener un inventario de los mismos. 18. Ley de Preferencias Ley. Núm. 14 de 8 de enero de 2004, según enmendada, conocida como la "Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña", la cual establece una consideración especial a los efectos de proveer la estructura y mecanismos necesarios para que una mayor cantidad de productores locales puedan acceder el mercado del Gobierno, ya sea mediante subasta formal, informal, mercado abierto, contrato o procedimiento especial. La misma le ofrece una ventaja competitiva a las industrias locales en las compras realizadas por el Gobierno a quienes la Junta para la Inversión en la Industria Puertorriqueña le haya otorgado un certificado de preferencia en la manufactura, distribución, envase y ensamblaje. ACAA COMPENSACIONES POA ACCIDENTES DE AUTOMÓVIES te protege Reglamento de Compras 6 19. Licitador Persona natural O jurídica inscrita en el Registro Único de Licitadores del Gobierno de Puerto Rico, en virtud de la Ley Núm. 85 del 18 de junio de 2002, que formalmente someta una licitación O propuesta directamente 0 a través de un representante autorizado, que esté disponible e interesado en contratar y comparecer a la presentación de ofertas. 20. Materiales y Suministros Concepto que se utiliza para referirse en forma específica a materiales y efectos de oficina para referirse en forma general a todos los bienes muebles que no puede hacerse el uso adecuado a su naturaleza sin que se consuman. 21. Mercado Abierto Forma de adquisición mediante la compra cuando no es necesaria la celebración de una subasta pública, cuando son compras especiales según el 4.5 de este Reglamento O cuando la subasta pública ha sido declarada desierta por el Director Ejecutivo, en los casos de Subastas Formales y por el Director de Compras, en los casos de Subastas Informales. Es usado para adquirir aquellas compras hasta diez mil dólares ($10,000.00) para bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones. 22. Obligación de Fondos - Separación de una cantidad determinada dentro de la asignación presupuestaria para asegurar los fondos para la adquisición de un bien, material, obra, equipo mobiliario y/o electrónico, suministro, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones, entre otras. 23. Obra Toda construcción, reconstrucción, mejora, alteración, ampliación, reparación, conservación y/o mantenimiento de una estructura. 24. Oficina Solicitante Cualquier Departamento u Oficina de la ACAA que requiera formalmente la adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones, para la ACAA. 25. Orden de Compra (Forma ACAA 600-31) - Documento que justifica, sustenta y autoriza la necesidad, corrección, propiedad y conveniencia de realizar una compra 0 adquisición de un bien, material, obra, equipo mobiliario y/o electrónico, suministro, contratación de servicios no profesionales, licencia, suscripción o publicación, y que conlleva un desembolso de fondos públicos. Este documento es un compromiso de ACAA ADMINISTRACIÓN COMPUSACIONES POR ACCIDENTES DE AUTOMOVILE te protege Reglamento de Compras 7 pago requerido por los suplidores 0 licitadores, y se emite para autorizar una compra de conformidad con las disposiciones de este Reglamento. 26. Penalidad Cargo en el monto total de la partida de una orden de compra cuando se incurre en demora en el cumplimiento del término acordado para la entrega. 27. Permuta (Intercambio) Modalidad de compra que permite se entregue un bien a cambio de otro igual o distinta naturaleza con valor similar, sin que medie ninguna otra consideración para el pago. 28. PYMES Ley Núm. 62 de 11 de junio de 2014, "Ley de Apoyo a la Microempresa y al Pequeño y Mediano Comerciante", la cual tiene el propósito de promulgar el bienestar y crecimiento de las micro, pequeñas y medianas empresas de Puerto Rico, junto con la Ley Núm. 129 de 7 de octubre de 2005, según enmendada, "Ley de Reservas en las Compras del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico", se reserva un porcentaje para las PYMES en las partidas de compras del gobierno. 29. Registro Único de Licitadores (RUL) Registro en el cual constan inscritas las personas naturales o jurídicas cualificadas para contratar con el Gobierno de Puerto Rico por haber cumplido con los requisitos establecidos por la Administración de Servicios Generales para ingresar al Registro Único de Licitadores, creado en virtud de la Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002. 30. Requisición (Forma 600-11) Documento oficial de la ACAA, manual 0 computadorizado, mediante el cual cualquier Departamento u Oficina solicita una compra. 31. Resumen de Oferta (Forma 600-12) - Formulario interno utilizado por el Departamento de Compras, para desglosar las ofertas recibidas luego de recibir las cotizaciones. 32. Solicitud de Propuesta (Request for Proposals) El proceso formal de competencia llevado a cabo por la ACAA para la adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones. El criterio principal para la adjudicación de la solicitud de propuestas no será necesariamente el precio ofrecido y otros factores relacionados con el precio, sino que podrán establecerse otros criterios de evaluación y/o adjudicación de igual o mayor importancia para ser analizado en conjunto. Existe la posibilidad de llevar a cabo un proceso ACAA ADMINISTRACIÓN DE COMPENSACIONS ACCIDENTES AUTOMÓVIES te protege Reglamento de Compras 8 de negociación posterior a la adjudicación con el proponente agraciado, sujeto a que no se alteren los requisitos establecidos y/o las condiciones esenciales de la solicitud de propuestas, y ello no será causa de desventaja ni perjuicio indebido para los demás proponentes participantes, y tampoco menoscaba los criterios de evaluación para la adjudicación. 33. Suplidor Persona natural o jurídica autorizada por las leyes del Gobierno de Puerto Rico a realizar negocios, actos de comercio o prestar servicios en Puerto Rico, debidamente registrado en el RUL y que haya cumplido con todos los requisitos exigidos por el Departamento de Estado o por cualquier otra entidad gubernamental que mediante reglamentación le requiera el registrar su profesión u oficio para expedirle una licencia autorizándolo a ejercer la misma. 34. Trade-In Modalidad de compra mediante la cual se cambia un material O equipo usado previamente tasado, por un material O equipo nuevo. El valor de la tasación del material O equipo usado se acreditara al valor del material 0 equipo nuevo, y la diferencia restante se satisface en pagos parciales por cantidades determinadas por un período específico O en un pago global. 35. Única Fuente de Abasto - Cuando una sola persona natural o jurídica tiene la representación, distribución y mercadeo de un bien, material, equipo mobiliario y/o electrónico, suministro, contratación de servicios no profesionales, equipos médicos, bandejas médico quirúrgicas e implantes ortopédicos, licencias, suscripciones y publicaciones, y que está disponible para ejecutar, proveer 0 prestar lo antes mencionado. 36. Urgencia Evento que ocurra que requiera atención inmediata de la ACAA, ya sea para prevenir o resolver una emergencia.