FUNCIONES Y DEBERES DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS 3.1 Funciones y deberes del Departamento Compras 1. Recibir las solicitudes de adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, equipos médicos, bandejas médico quirúrgicas e implantes ortopédicos, licencias, suscripciones y publicaciones que requieran departamentos u oficinas de la ACAA. ACAA ADMINISTRACIÓN COMPUNACIONES ACCIDENTES AUTOMOVELES te protege Reglamento de Compras 9 2. Asegurar que el Departamento u Oficina solicitante de una adquisición tenga la debida obligación de fondos para dicha adquisición. 3. Mantener un libro de Registro de Asistencia de los licitadores y/o visitantes al Departamento, incluyendo fecha, hora de entrada, nombre del visitante, nombre de la compañía, persona a visitar, propósito, firma y hora de salida. 4. Mantener un Registro Electrónico de Órdenes de Compras Administrativas donde se hará constar fecha de recibo de requisición, número de requisición, comprador asignado, Departamento u Oficina solicitante, descripción de lo adquirido, licitador agraciado, número de Orden de Compra, fecha de la Orden de Compra, fecha en que fue firmada por el Director de Compras, total de la Orden de Compra, total del Aviso de Cambio (si aplica), ajuste a la cantidad de la Orden de Compra (si aplica), penalidad aplicada (si aplica), fecha en que fue firmado el Aviso de Cambio (si aplica), si es PYMES, si tiene Ley de Preferencia y cualquier otra información relevante. 5. Mantener un Registro Electrónico de Órdenes de Compras Médicas donde se hará constar Oficina que origina la requisición, fecha de recibo de requisición, número de requisición, número del lesionado, nombre del lesionado, nombre del equipo médico O bandeja médico quirúrgica (DMEPOS), suplidor y/o proveedor, fecha de la cirugía (si aplica), comprador asignado, fecha de la Orden de Compra, fecha en que fue firmada por el Director de Compras, número de Orden de Compra, total de la Orden de Compra, total del Aviso de Cambio (si aplica), ajuste a la cantidad de la Orden de Compra (si aplica), fecha en que fue firmado el Aviso de Cambio (si aplica), si es PYMES, si tiene Ley de Preferencia, cualquier otra información relevante, fecha en que fue entregado y penalidad (si aplica). 6. Preparar la Orden de Compra y enviarla al licitador, luego de asegurarse de haber recibido de este la Certificación de Cumplimiento con el Código de Ética (Recibo de Leyes). 7. Dar seguimiento a las Órdenes de Compras enviadas para asegurar que el licitador la recibió, aceptó las cantidades, precios y fechas de entregas. 8. Evaluar y cotejar los documentos enviados y recibidos a los licitadores o proveedores. ACAA ADMINISTRACIÓN COMPUNACIONES ACCIDENTES DE AUTOMÓVILES te protege Reglamento de Compras 10 9. Traer a la atención del Supervisor de Compras cualquier retraso en la tramitación. 10. Recomendar la descalificación de cualquier licitador que no cumpla con lo establecido en la cotización O por incumplimientos pasados con la ACAA. 11. Verificar que los proveedores y/o suplidores estén al día en el RUL. 12. Mantener un expediente de los proveedores y/o suplidores que han incumplido en su desempeño, obligaciones y servicios con la ACAA, 13. Requerir a los licitadores las garantías que estime necesarias a fin de asegurar el cumplimiento del contrato u órdenes de compra. Fijar los demás términos de tales contratos y órdenes de compra, que a su juicio, considere necesarios, convenientes O útiles. 14. Preparar, mantener, custodiar y clasificar un expediente de cada compra administrativa y médica que se genere, con los documentos requeridos por las Políticas y Procedimientos aplicables de la ACAA. 3.2 Funciones y deberes del Director de Compras 1. Asegurar que las solicitudes de los departamentos cumplan con este Reglamento. 2. Administrar y coordinar los recursos y personal del Departamento de Compras, a los fines de cumplir con la Ley y este Reglamento. 3. Desarrollar y redactar los procedimientos operacionales y documentos internos que sean necesarios para la planificación adecuada de las compras. 4. Asegurar que las compras se realicen con premura y eficiencia. 5. Evitar que ocurran situaciones de falta o escasez de materiales en coordinación con el Área de Almacén. 6. Asegurar que toda compra en exceso de diez mil dólares ($10,000.00), se rija por el Reglamento de Subastas de la ACAA. 7. Revisar todas las cotizaciones recibidas, especificaciones, precio cotizado, descuentos aplicables, calidad de los bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios ACAA ADMINISTRACIÓN COMPENSACIONES FOR ACCIDENTES AUTOMÓVILES te protege Reglamento de Compras 11 no profesionales, equipos médicos, las garantías y servicios de mantenimiento ofrecidos, antes de adjudicar la compra. 8. Asegurar que el Departamento Compras verifique que los suplidores interesados en proveer bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, equipos médicos, bandejas médico quirúrgicas e implantes ortopédicos, licencias, suscripciones y publicaciones a la ACAA, estén inscritos en el RUL de la ASG. 9. Preparar estadísticas que reflejen la labor mensual realizada por sus compradores. 10. Asegurar que la cantidad total de la adquisición no exceda la cantidad de fondos aprobados. 11. Mantener un seguimiento de la adquisición hasta su adjudicación O cancelación, según sea el caso. 12. Asegurar que todos los funcionarios y empleados responsables de realizar las compras en su Departamento conozcan el Reglamento de Compras, el Reglamento de Subastas, las Políticas y Procedimientos aplicables a cada compra y las leyes que rigen las compras con fondos públicos. 13. Asegurar que toda solicitud de adquisición presentada al personal de su Departamento cumple con este Reglamento. 14. Asegurar que se apliquen las penalidades correspondientes a los suplidores y/o licitadores, por falta de entrega o entrega tardía de la mercancía comprada, según aparece en la Orden de Compra 0 en los pliegos de subasta. 15. Llevar a cabo cualquier otro trámite por instrucción del Director Ejecutivo para cumplir con los fines aquí establecidos.