PROCESO DE COMPRAS

4.1 Disposiciones Generales 1. El Director del Departamento de Compras será responsable de vigilar por el cumplimiento de las normas establecidas en este Reglamento y leyes aplicables a las compras gubernamentales. ACAA ADMINISTRACIÓN POR ACCIDENTES DE AUTOMOVILLE te protege Reglamento de Compras 12 2. Los funcionarios y empleados del Departamento de Compras deberán fomentar y velar que en todo proceso de compra de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones se lleve a cabo la libre y sana competencia entre los licitadores y suplidores, siempre teniendo como fin el mejor interés de la Administración y la transparencia de los procesos. 3. En los casos de adquisición de equipo médico duradero, prótesis, órtesis y suplidos (DMEPOS), el Director de Compras deberá velar que las adquisiciones se lleven de acuerdo a las "Políticas y Procedimientos para Adquisición de Equipo Médico Duradero, Prótesis, Órtesis y Suplidos" promulgadas por el Director Ejecutivo de conformidad con este Reglamento. 4. Antes de tramitar cualquier solicitud de compra de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones, el Departamento de Compras deberá asegurarse que no se inicie trámite alguno hasta tanto el Departamento de Finanzas haya certificado la asignación de fondos suficientes para cubrir el costo de la compra o adquisición. 5. No se realizarán transacciones en las cuales haya fraccionamiento de la compra con el propósito de lograr que la misma se efectúe bajo normas distintas a las que apliquen, o en una categoría de compra 0 subasta diferente a la que corresponda, conforme a su importe. 6. En toda adquisición, excepto en las que constituya servicios profesionales, o en casos exceptuados por ley O por dispensa, se utilizarán proveedores debidamente inscritos y actualizados en el RUL de la ASG. 7. Los suplidores de equipo médico duradero, prótesis, órtesis y suplidos (DMEPOS) deberán además cumplir con las condiciones de participación, credencialización y contratación de proveedores de cuidado de salud que establezca la ACAA. 8. Al evaluar una adquisición, se tomará en consideración todo factor pertinente incluyendo, pero no limitado a: a. Precios y descuentos b. Especificaciones C. Disponibilidad del bien, material, equipo o servicio ACAA ADMINISTRACIÓN DE COMPENSACIONES POR ACCIDENTES DE AUTOMÓTICS te protege Reglamento de Compras 13 d. Tiempo de entrega e. Historial del suplidor f. Experiencias con el bien, material, equipo o servicio g. Manufactura h. Garantías i. Exclusividad j. Recomendación o justificación médica en caso de que el médico, necesite algún equipo en específico de una de las compañías contratadas por la ACAA 9. Como norma general, se seleccionará al postor más bajo cualificado que ofrezca el precio más económico. No obstante, la Administración podrá decidir seleccionar al postor que mejor satisfaga los criterios de calidad, garantías, experiencia y tiempo de entrega (cuando aplique) que sea más conveniente a los intereses de la ACAA. En los casos en que no se escoja por criterio de costo, se deberá documentar en el expediente de la compra, los criterios tomados en consideración para escoger a dicho suplidor. 10. La Administración podrá negociar con el postor agraciado que mantenga el precio cotizado por treinta (30) días a partir de la última orden de compra en caso de que se tenga que realizar un segundo proceso de compra del mismo bien o servicio. Esto deberá quedar consignado por escrito en la orden de compra. 11. Al realizar una compra se dará cumplimiento, siempre que sea posible, a las disposiciones de la Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, según enmendada, conocida como la "Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña", Ley Núm. 62 de 11 de junio de 2014 conocida como la "Ley de Apoyo a la Microempresa, al Pequeño y Mediano Comerciante (PYMES)", Ley Núm. 2 de 4 de enero de 2018, "Código Anticorrupción para el Nuevo Puerto Rico", Título III, "Código de Ética para Contratistas, Suplidores y Solicitantes de Incentivos Económicos del Gobierno de Puerto Rico", entre otras que puedan aplicar a las compras de la ACAA. 12. El Director de Compras dará fiel cumplimiento a las disposiciones de la Ley Núm. 42 de 21 de enero de 2018, conocida como la "Ley de Preferencia para Contratistas y Proveedores Locales de Construcción", la cual dispone que se debe reservar al menos un veinte (20) porciento de preferencia a los negocios y proveedores locales de construcción, entre otras disposiciones. 13. Cuando un bien, material, equipo o servicio tenga descuento así se expresará en la orden de compra. ACAA ADMINISTRACIÓN COMPENSACIONES POR ACCIDENTES DE AUTOMOVILES te protege Reglamento de Compras 14 14. El incumplimiento con la fecha de entrega estipulada conlleva una penalidad equivalente al cinco por ciento (5%) del total de la orden si esta se realiza dentro de los próximos treinta (30) días calendarios siguientes al término propuesto por el licitador. Transcurrido este término y la entrega no se ha realizado, la ACAA podrá imponer una penalidad adicional equivalente al diez por ciento (10%) del total de la compra. Esta penalidad podrá realizarse a través de los siguientes mecanismos: a. Descuento en la factura entregada b. Descuentos de pagos futuros C. Cobro de dinero de manera judicial o extrajudicial d. Otra forma que proteja los mejores intereses de la ACAA 15. Si el licitador a quien se le adjudique una subasta (Contrato u Orden de Compra) no cumpliese con la fecha de entrega, o entregare un bien (equipo o material) de inferior calidad al cotizado y adjudicado, la ACAA podrá adquirir el bien mediante compra en mercado abierto; y cuando el precio obtenido en mercado abierto sea mayor al precio cotizado por el licitador agraciado, éste se obliga a pagarle a la ACAA la diferencia entre el precio cotizado y el precio pagado por el bien en mercado abierto. Esta diferencia podrá ser cobrada a través de los siguientes mecanismos: a. Descuentos de pagos futuros b. Cobro de dinero de manera judicial O extrajudicial C. Otra forma que proteja los mejores intereses de la ACAA 16. El Director del Departamento de Compras, siempre que sea posible, efectuará un Plan de Compras anual, considerando las necesidades estimadas de los departamentos u oficinas, para obtener precios más atractivos y convenientes para la ACAA, y será la guía para que el Área de Almacén provea un abasto suficiente de materiales y suministros, tomando en consideración la capacidad de almacenamiento y la cantidad presupuestada para dicha transacción. 17. El Director del Departamento de Compras será responsable de notificar a la ASG del incumplimiento de contratistas o licitadores, conforme al Artículo 5.3 del Reglamento Núm. 8182 de 20 de abril de 2012, según enmendado, conocido como el "Reglamento del Registro Único de Licitadores del Gobierno de Puerto Rico". 18. Los licitadores deberán participar utilizando una sola capacidad jurídica ACAA ADMINISTRACIÓN COMPENSACIONES POA ACCIDENTES AUTOMOVILE te protege Reglamento de Compras 15 debidamente constituida. Se prohibe la utilización de distintas capacidades jurídicas para una misma compra, las mismas serán rechazadas y se le penalizará prohibiendo su participación en las compras de la ACAA por un período no menor de un (1) año. El Departamento de Compras informará de la decisión al licitador por correo certificado con acuse de recibo. 19. Cuando se compruebe mediante investigación que una propuesta es maliciosamente irrazonable o que dos (2) O más licitadores han acordado defraudar o perjudicar los intereses de la ACAA, el Director de Compras rechazará las propuestas de dichos licitadores y referirá a las entidades gubernamentales correspondientes, si aplica. El Departamento de Compras impedirá que los mismos participen en las compras futuras de la ACAA por lo menos por un (1) año. 20. En las adquisiciones de equipo médico duradero (DME) se le traspasará la titularidad de dicho equipo al lesionado, una vez sea autorizado por el Departamento de Asuntos Médicos y Relaciones con Proveedores y de conformidad a la política y procedimiento aplicable. 21. Ningún funcionario o empleado podrá intervenir directa O indirectamente con los licitadores en la preparación y entrega de las cotizaciones, excepto los empleados que así estén autorizados por el Director del Departamento de Compras. 22. Según lo establecido en la Ley de Ética Gubernamental, ningún funcionario o empleado de la ACAA, solicitará ni aceptará, ya sea directa o indirectamente, ninguna regalía, ventaja, utilidad, préstamos, promesas ni beneficio de ninguna firma comercial o persona que provea servicios o productos a la ACAA. Los funcionarios que incurran en esta práctica, serán sometidos a los procedimientos disciplinarios aplicables y serán referidos mediante querella a la Oficina de Ética Gubernamental. 23. Ningún funcionario o empleado de la ACAA podrá, en su carácter privado, representar o asesorar, directa o indirectamente, a una persona privada O negocio ante la ACAA, en caso o asunto que involucre un conflicto de intereses 0 de política pública entre el Gobierno y los intereses de esa persona privada O negocio. 24. La ACAA exigirá a los licitadores el fiel cumplimiento de las disposiciones de la Ley Núm. 2 de 4 de enero de 2018, "Código Anticorrupción para el Nuevo Puerto Rico", Título III, "Código de Ética para Contratistas, Suplidores y Solicitantes de Incentivos Económicos del Gobierno de ACAA ADMINISTRACIÓN DE COMPENSACIONE POR ACCIDENTS DE AUTOMÓVILES te protege Reglamento de Compras 16 Puerto Rico". El Departamento de Compras le entregará copia de la referida Ley a cada licitador, el cual acusará recibo de la misma. 25. Aplicabilidad de toda Orden Ejecutiva emitida por el Gobernador de Puerto Rico y Cartas Circulares del Departamento de Hacienda, de la Oficina del Contralor o de cualquier otra instrumentalidad pública con jurisdicción para ello, que establezcan política en cuanto a las compras del Gobierno de Puerto Rico serán de estricto cumplimiento. 4.2 Solicitud de Compras (Requisición) 1. Solicitud - Todo funcionario de la ACAA autorizado a solicitar O aprobar la adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones se guiará por los criterios de necesidad, utilidad, austeridad, presupuesto asignado y fines para los que está creada la ACAA. Las requisiciones deberán incluir especificaciones claras y precisas que permitan establecer una sana competencia entre los suplidores y/o licitadores. En aquellas situaciones en que no se pueden someter con la solicitud de compra especificaciones que permitan la sana competencia, se acompañara la solicitud de compra con una justificación señalando las razones que hacen indispensable que la compra se efectué de determinada marca o con determinada característica en especial, de manera que si el planteamiento así lo justifica se pueda efectuar la compra como única fuente de abasto. En los casos de equipo médico duradero, prótesis, órtesis y suplidos (DMEPOS), se guiará por las "Políticas y Procedimientos para Adquisición de Equipo Médico Duradero, Prótesis, Órtesis y Suplidos" promulgadas por el Director Ejecutivo de conformidad con este Reglamento. 2. Revisión de Solicitud de Compra Las requisiciones serán aprobadas por el Director del Departamento u Oficina solicitante. El Director del Departamento de Compras se asegurará que las requisiciones tengan la debida autorización de fondos, incluyan la debida descripción o especificaciones y que están autorizadas por el Director del Departamento u Oficina solicitante. Antes de rechazar una requisición el Director del Departamento de Compras, le solicitará al Supervisor de Compras, que se comunique con el peticionario para así subsanar cualquier diferencia. Las requisiciones se podrán procesar y aprobar por medios electrónicos. ACAA ADMINISTRACIÓN COMPENSACIONES ACCOUNTS DE AUTOMÓVIES te protege Reglamento de Compras 17 3. Procesamiento de la Solicitud de Compra Cuando la preparación de las especificaciones de una compra requiera un conocimiento especializado, se consultará al personal de la ACAA que posea tal conocimiento O a un consultor externo. Se les solicitarán las cotizaciones a licitadores inscritos en el RUL de la ASG. La adjudicación del mejor postor se hará conforme a los criterios establecidos y de la forma dispuesta en el Artículo 4.1 de este Reglamento. Se llevará un expediente de cada compra donde se incluirá la evidencia de las ofertas recibidas. Cuando el precio de las ofertas recibidas exceda la cantidad presupuestada, el Director de Compras se comunicará con el Director del Departamento u Oficina solicitante para discutir las alternativas para realizar la compra o cancelar la misma. 4.3 Tipos de Compra 1. Compra de Materiales y Suministros - Adquisición de materiales que se utilizan 0 se consumen en las operaciones de la Administración y que por su demanda continua deben mantenerse y suplirse desde el almacén. Estos materiales se reemplazan periódicamente de acuerdo a la demanda para mantener un inventario aceptable. Incluye, además, aquellos materiales de uso ocasional que por su baja demanda o alto costo se compran cuando ocurre la necesidad de los mismos, aunque se sirven a través del almacén. 2. Compra de Equipos La compra de equipo mobiliario y/o electrónico son aquellas que tienen una vida útil de uso por un período de tiempo prolongado y/o deprecian, además de cumplir con las "Políticas Y Procedimientos para el Registro de Activo Fijo y Depreciación. 3. Contratación de Servicios No Profesionales Las compras de servicios a otras entidades públicas o privadas para satisfacer necesidades que la Administración no pueda satisfacer con sus propios recursos durante el desarrollo normal de sus operaciones. Bajo esta categoría se encuentran el arrendamiento de equipo, arrendamientos financieros ("leasing"), las reparaciones y mantenimiento de equipo, la planta física y otros de carácter diestro o técnico, como fumigación, servicios de electricidad, trabajos de plomería y seguridad, entre otros. 4. Permuta (Intercambio) La ACAA podrá adquirir mediante intercambio un bien a cambio de otro de igual o distinta naturaleza y con valor similar, sin que medie ninguna otra consideración para el pago. ACAA ADMINISTRACIÓN DE COMPENSACIONES POR ACCIDENTES DE AUTOMÓVIES te protege Reglamento de Compras 18 5. Trade In La ACAA podrá adquirir mediante compra O contrato un bien mueble nuevo y entregar otro bien mueble usado, previamente tasado. El valor tasado del bien mueble usado se acredita al pago de la propiedad nueva y el valor restante se pagará en un período de tiempo determinado. En estos casos el valor de la propiedad entregada regularmente no excederá del cincuenta por ciento (50%) del valor de lo adquirido. 6. Compras a Plazos Se podrán efectuar compras a plazos mediante contrato donde se expongan las condiciones para la adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones para los cuales se requiera uso inmediato y cuando concurra cualquiera de las siguientes circunstancias: a. Para adquirir equipo o maquinaria cuyo rendimiento de vida útil exceda de cinco años b. El costo sea tan excesivo que el desembolso inmediato y completo pueda afectar los fondos disponibles C. No exista otra forma de adquisición El Departamento que origina la requisición verificará que existen los fondos disponibles. En caso de incluir intereses los mismos no podrán exceder de la tasa legal prevaleciente en el mercado, ni se pagarán cargos por financiamiento, mercadeo, ni ningún otro cargo especial. 7. Alquiler con Opción a Compra - Podrán adquirirse bienes mediante el mecanismo de alquiler con Opción a Compra, luego de haber pasado por el proceso ordinario de compras, siempre que se hagan los arreglos presupuestarios requeridos, incluyendo un análisis de los costos de adquisición en comparación con el alquiler. 8. Compra a través de Cuentas de Crédito El Departamento de Finanzas, Planificación y Presupuesto queda autorizado a establecer cuentas de crédito para la compra de bienes, materiales, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, licencias, suscripciones y publicaciones con suplidores, luego de haber pasado el proceso ordinario de compras y haber obtenido la aprobación del Director Ejecutivo. Estas cuentas de crédito se establecerán a solicitud del Director del Departamento de Compras y sólo se harán siempre y cuando las necesidades así lo ameriten. Las compras a crédito se efectuarán de acuerdo a los límites señalados en los procedimientos que a tales efectos se establezcan. ACAA COMPENSACIONES POR ACCIDENTES AUTOMOYLES te protege Reglamento de Compras 19 4.4Límites de Compra 1. Compra mediante Mercado Abierto El Departamento de Compras podrá adquirir en el mercado abierto y contratar la compra de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones hasta un máximo de diez mil dólares ($10,000.00), para las cuales se solicitarán tres (3) cotizaciones, si las hubiere. Para todas las compras de mercado abierto, se solicitarán al menos tres (3) cotizaciones por escrito, que podrán recibirse por correo, a la mano, por vía de facsímile O por correo electrónico y se consignarán en Resumen de Ofertas. En casos de compras de urgencia el Director de Compras autorizara al Comprador a solicitar al menos tres cotizaciones por teléfono para satisfacer la necesidad, siempre y cuando la compra no exceda de tres mil dólares ($3,000.00) y el Departamento u Oficina solicitante envié un memorando que justifique la urgencia. El Comprador deberá documentar por escrito todo lo relacionado con la adjudicación de la cotización con la siguiente información: fecha, nombre del funcionario O empleado que solicita la cotización, y nombre, número de teléfono y/o facsímile O correo electrónico de la persona que ofrece la cotización, y la cantidad cotizada. Dicha información se hará constar en el Resumen de Ofertas que formara parte del expediente de compras. 2. Compra mediante Subasta Informal Cuando la adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros 0 contratación de servicios no profesionales exceda los diez mil dólares ($10,000.00), pero no sobrepase los veinticuatro mil novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($24,999.99), se utilizará el método de adquisición de subasta informal. La subasta informal se realizará, tramitara y adjudicará en el Departamento de Compras, bajo la supervisión del Director de Compras y lo dispuesto en el Reglamento de Subastas de la ACAA. Cuando se abran los pliegos de una subasta informal y resulten todas las cotizaciones en exceso de veinticuatro mil dólares novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($24,999.99), el Director de Compras le someterá a la Junta de Subastas el expediente con los pliegos para que los analicen y determinen si recomendarán al Director Ejecutivo adjudicar la subasta O que se cancele y se lleve a cabo una subasta formal. ACAA ADMINISTRACIÓN DE COMPENSACIONES POR ACCIDENTES AUTOMÓVILES te protege Reglamento de Compras 20 3. Compra mediante Subasta Formal Cuando la adquisición de bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros 0 contratación de servicios no profesionales sea de veinticinco mil dólares ($25,000.00) O más se utilizará el método de adquisición de subasta formal. La Junta de Subastas preparará una recomendación de adjudicación para la aprobación final de la compra por parte del Director Ejecutivo mediante una resolución. 4.5 Compras Especiales Las compras que a continuación se detallan, estarán exentas de los requisitos ordinarios de compras, de los límites de compra y las mismas se regirán por las siguientes normas: 1. Compras de Emergencia Conforme a la definición de emergencia que dispone este Reglamento, se autorizará al Departamento de Compras a comprar y a contratar bienes, materiales, obras, equipo mobiliario y/o electrónico, suministros, contratación de servicios no profesionales, licencias, suscripciones y publicaciones, mediante un memorando del Departamento u Oficina solicitante que justifique la emergencia y se obviará la limitación de diez mil dólares ($10,000.00) para bienes y servicios. Para compras de emergencia en exceso de diez mil dólares ($10,000.00) se requerirá la aprobación previa del Director Ejecutivo o de su representante autorizado. 2. Compra de Equipo Médico Duradero, Prótesis, Órtesis y Suplidos (DMEPOS) La adquisición de equipos médicos, bandejas médico quirúrgicas e implantes ortopédicos, se llevara a cabo mediante la contratación de los proveedores de DMEPOS bajo el modelo de contratación de servicios médico-hospitalarios y de conformidad con las "Políticas y Procedimientos para Adquisición de Equipo Médico Duradero, Prótesis, Órtesis y Suplidos" que el Director Ejecutivo promulgará y actualizará. a. En el caso de las bandejas medico quirúrgicas, el médico utilizará los suplidores contratados por la ACAA para este tipo de servicio. b. En el caso que el equipo médico prescrito no tenga una tarifa pre establecida por la ACAA, el Departamento de Compras notificará al Comité de Tarifas y/o entidad contratada la situación para que se recomiende al Director Ejecutivo una tarifa. C. En el caso que alguna compañía tenga exclusividad de un equipo médico, se adquirirá conforme a lo establecido en las compras a fuentes exclusivas de este Reglamento. ACAA ADMINISTRACIÓN COMPENSACIONES POR ACCIDENTES DE AUTOMOVILE te protege Reglamento de Compras 21 d. Las disposiciones del Artículo 4.1 de este Reglamento aplicarán igualmente a la adquisición de DMEPOS en la medida que no conflijan con las "Políticas y Procedimientos para Adquisición de Equipo Médico Duradero, Prótesis, Órtesis y Suplidos" 0 con este