DEFINICIONES

Los siguientes términos, palabras o frases tendrán el significado que se indica a continuación cuando sean utilizados O referidos en este Reglamento y/o en los documentos de subasta, a no ser que se exprese o indique lo contrario o del contexto se entienda claramente otro sentido. Las palabras y frases en género masculino en este Reglamento incluyen el femenino. 1. Acta Documento que recopila los detalles de todos los asuntos y acuerdos discutidos en las reuniones de la Junta de Subastas. 2. Addendum Suplemento que se emite después de la publicación de un Anuncio de Subasta, Aviso de Calificación O Aviso de Solicitud o Requerimiento de Propuesta y que comprende cambios en las específicaciones, condiciones especiales 0 generales, planos, anejos O cualquier otro documento relacionado con la subasta de la ACAA. 3. Administración o Agencia Se entenderá la Administración de Compensaciones por Accidentes de Automóviles. 4. Adjudicación de Subasta Selección por el Director Ejecutivo en los casos de las subastas formales y por el Director de Compras en subastas informales de una o más de las propuestas presentadas por los licitadores en una subasta para la adquisición de un bien 0 servicio por la ACAA. 5. Adjudicación por Renglón Selección y otorgación por el Director Ejecutivo en los casos de las subastas formales y por el Director de Compras en las subastas informales en partes O renglones, entre las propuestas presentadas por los licitadores en una subasta para la adquisición de un bien o servicio por la ACAA. 6. Adquisición Medio de obtener, mediante compra O contratación, bienes, materiales, equipos, servicios no profesionales, construcción, mejoras permanentes, mantenimiento y reemplazo de equipos. 7. Alterna Oferta presentada a solicitud de la ACAA, por un licitador que varía las especificaciones establecidas en el pliego de subasta. 8. Análisis de Ofertas Informe sometido por el Director del Departamento de Compras de la ACAA o por conducto de éste, a la Junta de Subastas, en la cual se emite una evaluación de los criterios y normas aplicables a la subasta por cada licitador proponente. 9. Apertura de Subasta Acto oficial de hacer públicas las ofertas recibidas, en la fecha, ACAA 3 Reglamento de Subastas hora y lugar previamente señalado en los documentos de subasta, en presencia de los miembros de la Junta de Subastas y licitadores, en las subastas formales, y en presencia del Comprador y licitadores, en las subastas informales. 10. Archivo en Autos Guardar en el expediente copia de la notificación de la determinación final O adjudicación de un asunto. 11. Asesor Particular 0 Comité Persona, grupo de personas, oficina, división, departamento o cualquier otra unidad de la ACAA o fuera de ella, a quien 0 donde se refiere una subasta para análisis, evaluación o recomendaciones a petición de la Junta de Subasta. 12. Aviso de Adjudicación Notificación firmada por el Director del Departamento de Compras enviada mediante correo certificado a los licitadores informando el resultado de la adjudicación realizada por el Director Ejecutivo, en las subastas formales y por el Director de Compras en las subastas informales. 13. Aviso de Cambio (Forma ACAA 600-22) Documento oficial tramitado por el Departamento de Compras para hacer constar por escrito las modificaciones aprobadas por el Director de Compras, o a quien éste designe, a las transacciones cubiertas por una orden de compra (Forma ACAA 600-31) o un contrato. Se preparará para toda enmienda posterior a los términos y condiciones estipuladas en la orden de compra aprobada y contrato suscrito. 14. Aviso de Subasta (Forma ACAA 800-14) Invitación para la participación en una subasta a celebrarse en la ACAA, por medios electrónicos, con la intención de recibir propuestas para la adquisición de bienes O servicios no profesionales o compras para los cuales se requieren ofertas y propuestas. 15. Bienes Todo tipo de propiedad de relativa permanencia, susceptible de moverse por sí o por otra fuerza o persona. Incluye todo tipo de mercancía, materiales, accesorios, equipos, piezas y suministros que la ACAA tenga la necesidad de adquirir para cumplir con sus funciones. 16. Certificado de Elegibilidad Certificación expedida por el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales (ASG) acreditativa del cumplimiento por parte de un licitador de los requisitos necesarios para realizar compras en el gobierno conforme a la Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002, según enmendada, conocida como "Ley para Crear el Registro Único de Licitadores". 17. Compra Adquisición de bienes, materiales, equipos, servicios no profesionales, construcción, mejoras permanentes, mantenimiento y reemplazo de equipos que son necesarias para la operación y administración de la ACAA. 18. Comprador Empleado de la ACAA autorizado según la descripción del puesto que ocupa, a adquirir bienes, materiales, equipos, contratación de servicios no profesionales, ACAA 4 Reglamento de Subastas construcción, mejoras permanentes, mantenimiento y reemplazo de equipos de acuerdo a lo establecido en este Reglamento y al Reglamento de Compras de la ACAA. 19. Condiciones Término bajo los cuales se interesa que se provean los bienes, materiales, equipos, servicios no profesionales, construcción, mejoras permanentes, mantenimiento y reemplazo de equipos solicitados. 20. Conflicto de Intereses Es la incompatibilidad que se produce en todo acto o negociación entre el Estado, Empresa, Corporación y un tercero, cuando entre este último y quien tiene la autoridad y control para decidir, administrar, supervisar o manejar los procesos, tiene una relación de negocio, parentesco O afinidad, que en apariencia denota una falta de independencia, que hace presumir la posibilidad de que con sus acciones y/o omisiones benefician a una parte sobre otra. Incluye aquella situación en la que el interés personal O económico está o puede razonablemente pensarse que está en pugna con el interés público. 21. Cotización La oferta de precios y condiciones de venta de artículos, bienes, materiales, equipos, servicios no profesionales, construcción, mejoras permanentes, mantenimiento y reemplazo de equipos por parte de suplidores de acuerdo a la solicitud de precios de la ACAA. 22. Cuórum Un mínimo de tres (3) miembros de la Junta de Subastas necesarios para que ésta pueda constituirse y lograr acuerdos. 23. Departamento de Compras Departamento de la ACAA responsable de la adquisición de bienes, materiales, equipos, contratación de servicios no profesionales, construcción, mejoras permanentes, mantenimiento y reemplazo de equipos. 24. Descalificación La eliminación de un licitador proponente en un proceso de subasta por incumplimiento con los requisitos mandatorios o por incurrir en alguna práctica de las prohibidas por ley y/o reglamento en procesos de subasta. 25. Día Significa día calendario, salvo que se exprese o indique lo contrario en este reglamento. 26. Emergencia Situación o suceso que ocasione una necesidad inesperada e imprevista, y que requiera una acción inmediata de parte de la ACAA por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de los ciudadanos o empleados de la ACAA; o por estar en peligro de suspenderse o afectarse el servicio a los participantes, la propiedad O fondos de la ACAA y que no pueda cumplirse el procedimiento ordinario de compras y adquisiciones de bienes y servicios, con prontitud debido a la urgencia de la acción que debe tomarse. 27. Especificaciones Conjunto de las características primordiales del equipo, servicio o material, señalado como referencia para cada partida de una subasta, como las características físicas, funcionales, estéticas, de calidad y garantías de los bienes, materiales, equipo o servicios que claramente describan el artículo; así como conjunto de ACAA 5 Reglamento de Subastas estipulaciones sobre el método de instalación, ensamblaje 0 acoplamiento, entre otros. 28. Fecha de Notificación Día, mes y año que aparece en el matasello del Servicio Postal de los Estados Unidos que evidencie el envío de la notificación de adjudicación a la dirección sometida por el licitador. A falta del sobre, la fecha de certificación del envío de la comunicación O escrito. 29. Fianza Garantía monetaria o cantidad de dinero depositado para asegurar el cumplimiento de una obligación. La misma debe ser prestada por una compañía de seguros acreditada por el Comisionado de Seguros y autorizada a realizar negocios en Puerto Rico, o giro 0 cheque certificado a nombre de la ACAA. 30. Fianza de Ejecución ("Performance Bond") -Garantía monetaria prestada por el licitador en una subasta o solicitud de propuesta, para asegurar el cumplimiento de la obligación que pudiera contraer. Se requerirá el veinticinco por ciento (25%) de la oferta, como garantía. 31. Fianza de Licitación ("Bid Bond") Garantía monetaria que se le requiere a todo licitador que participe en una subasta con el propósito de asegurar que habrá de sostener la oferta establecida durante el proceso de subasta y la posible contratación. Se requerirá el veinticinco por ciento (25%) de la oferta, como garantía en causa de incumplimientos con los pliegos de la subasta 32. Fianza de Pago ("Payment Bond") -Garantía monetaria prestada por el licitador en una subasta, con el propósito de asegurar el pago correspondiente a subcontratistas, obreros o trabajadores y suplidores en el proyecto objeto de subasta. Se requerirá el veinticinco por ciento (25%) del total del contrato y será solicitado al momento de formalizar los documentos contractuales. 33. Fianza de Apelación Garantía monetaria requerida a cualquier licitador que solicite reconsideración de la adjudicación de una subasta. Será el veinticinco por ciento (25%) del valor de la oferta del licitador apelante. 34. Instrucciones a Licitadores Las reglas contenidas en los pliegos de subastas que incluyen las directrices que regirán cada subasta. 35. Junta Se refiere a la Junta de Subastas de la ACAA. Organismo administrativo cuyos miembros son nombrados por el Director Ejecutivo para evaluar y recomendar la adjudicación de subastas, cuyas funciones se regirán conforme al "Reglamento de Subastas de la Administración de Compensaciones por Accidentes de Automóviles". 36. Ley de Preferencias -Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, según enmendada, conocida como la "Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña", la cual establece una consideración especial a los efectos de proveer la estructura y mecanismos necesarios para que una mayor cantidad de productores locales puedan acceder el mercado del Gobierno, ya sea mediante subasta formal, informal, mercado abierto, contrato o procedimiento especial. La misma le ofrece una ventaja competitiva a las industrias ACAA 6 Reglamento de Subastas locales en las compras realizadas por el Gobierno a quienes la Junta para la Inversión en la Industria Puertorriqueña le haya otorgado un certificado de preferencia en la manufactura, distribución, envase y ensamblaje. 37. Licitador Persona natural O jurídica inscrita en el Registro Único de Licitadores del Gobierno de Puerto Rico, en virtud de la Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002, que formalmente someta una licitación O propuesta directamente O a través de un representante autorizado, que esté disponible e interesado en contratar y comparecer a la presentación de ofertas para subastas. 38. Licitador Agraciado Persona natural o jurídica a quien se le adjudica la buena pro de una subasta o a quién se adjudica una o más partidas o renglones de una subasta. 39. Mejor Postor Licitador que presenta una propuesta u oferta que cumple con todas las especificaciones de una subasta y con las necesidades de la Administración aunque su cotización no fuere el precio más bajo. 40. Mercado Abierto Forma de adquisición mediante la compra cuando no es necesaria la celebración de una subasta o cuando la subasta pública ha sido cancelada O declarada desierta por el Director Ejecutivo, en los casos de Subastas Formales y por el Director de Compras, en los casos de Subastas Informales. Método de compra generalmente usado para adquirir aquellas compras hasta diez mil dólares ($10,000.00) para bienes, materiales, equipos, servicios no profesionales, construcción, mejoras permanentes, mantenimiento y reemplazo de equipos. 41. Obligación de Fondos Separación de una cantidad determinada dentro de la asignación presupuestaria para asegurar los fondos para la adquisición de bienes, materiales, equipos, servicios no profesionales, construcción, mejoras permanentes, mantenimiento, reemplazo de equipos, licencias, suscripciones, publicaciones, entre otras. 42. Obra Cualquier trabajo de construcción, instalación, reconstrucción, alteración, ampliación, mejoras, reparación, conservación y/o mantenimiento de una estructura. 43. Oficina Solicitante Cualquier Departamento u Oficina de la ACAA que solicite o requiera formalmente la adquisición de bienes, materiales, equipos, servicios no profesionales u obras. 44. Orden de Compra (Forma ACAA 600-31) Documento preparado por el Departamento de Compras de la ACAA para adquirir bienes, materiales, equipos, servicios no profesionales, licencias, suscripciones o publicaciones a un suplidor licitador o proveedor. 45. Solicitud de Propuesta y Precio (Pliego de Subasta) (Forma ACAA 600-120 y 600-13) Documentos que el Departamento de Compras proporciona a los licitadores para participar en una subasta, el cual incluirá las instrucciones, específicas, condiciones especiales y generales, planos, addendum, exhibits 0 cualquier otro documento que se haga formar parte de una subasta. ACAA 7 Reglamento de Subastas 46. Penalidad Cargo en el monto total de la partida de una orden de compra cuando se incurre en demora en el cumplimiento del término acordado para la entrega. 47. Postor más bajo El licitador cuya oferta económica es más baja en precio y cumple con los requisitos y condiciones de los pliegos de subasta conforme con las especificaciones. 48. Precio Razonable Todo precio de un artículo o servicio que esté regulado por el Departamento de Asuntos del Consumidor o cuyo costo es adecuado al mercado y a los mejores intereses de la ACAA. 49. Presidente Persona designada por el Director Ejecutivo para ejercer las funciones de Presidente de la Junta de Subastas. 50. Propuesta Documento presentado por escrito por un licitador en respuesta a las especificaciones solicitadas por la ACAA en una Solicitud de Propuestas, acompañadas de los documentos y certificaciones requeridas. 51. PYMES Ley Núm. 62 de 11 de junio de 2014, "Ley de Apoyo a la Microempresa y al Pequeño y Mediano Comerciante", la cual tiene el propósito de promulgar el bienestar y crecimiento de las micro, pequeñas y medianas empresas de Puerto Rico, junto con la Ley Núm. 129 de 7 de octubre de 2005, según enmendada, "Ley de Reservas en las Compras del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico", se reserva un porcentaje para las PYMES en las partidas de compras del gobierno. 52. Reconsideración Documento escrito mediante el cual un licitador radica ante la Junta de Subastas y al Director Ejecutivo, en los casos de subastas formales, y ante el Director de Compras, en los casos de subastas informales, la revisión de cualquier adjudicación emitida por éstos, en el término establecido por este Reglamento. 53. Registro Único de Licitadores (RUL) Registro en el cual constan inscritas las personas naturales o jurídicas cualificadas para contratar con el Gobierno de Puerto Rico por haber cumplido con los requisitos establecidos por la Administración de Servicios Generales para ingresar al Registro Único de Licitadores, creado en virtud de la Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002. 54. Requisición Documento oficial de la ACAA, escrito manual o computadorizado, mediante el cual cualquier Departamento u Oficina Regional solicita una compra. 55. Renglón Agrupación de partidas en una Solicitud de Propuesta por razón, características o descripción, disponiéndose que cada renglón puede desglosarse por partidas a base de especificaciones. 56. Registro Único de Subastas (RUS) Es el medio oficial de avisos de subastas de todas las agencias de la Rama Ejecutiva y las corporaciones públicas del Gobierno de Puerto Rico, según la Ley Núm. 151 de 22 de junio de 2004, según enmendada, conocida como ACAA 8 Reglamento de Subastas "Ley de Gobierno Electrónico". 57. Resolución Determinación final que resuelve algún asunto presentado ante el Director Ejecutivo de la ACAA, incluyendo la adjudicación O cancelación de una subasta. 58. Resumen de Oferta (Forma ACAA 600-12) - Formulario interno utilizado por el Departamento de Compras de la ACAA para desglosar las ofertas recibidas luego de recibir las cotizaciones. 59. Reunión Presubasta Reunión compulsoria previa a la apertura de una subasta que se celebra con los licitadores interesados, para aclarar dudas, términos, condiciones y especificaciones incluidas en la invitación a subasta, así como realizar inspecciones oculares de las facilidades de la ACAA, cuando esto sea necesario para cotizar el bien o servicio solicitado. 60. Revisión Judicial Recurso presentado ante el Tribunal de Apelaciones dentro del término de veinte (20) días contados a partir de la fecha de envío de la notificación o el matasellos del correo federal de la decisión de la Administración. 61. Secretario Persona designada por el Director Ejecutivo para ejercer las funciones de Secretario de la Junta de Subastas. 62. Servicios No Profesionales Necesidades que tiene la ACAA para contratar labores o servicios tales como, pero no limitados a, arrendamientos, mantenimiento y reparación de equipo, planta física y otros servicios de carácter diestro o técnico, como seguridad, fumigación, electricidad, plomería, entre otros de similar naturaleza. 63. Subasta Proceso o procedimiento de competencia llevado a cabo para la adquisición de bienes o compra de materiales, equipo, suministros y otros, u obras permanentes, donde la ACAA provee todas las especificaciones, términos, condiciones y estipulaciones requeridas para que los licitadores puedan presentar sus ofertas. 64. Subasta Cancelada Cuando se deja sin efecto el proceso de obtener bienes o servicios, ya sea con anterioridad o posterioridad a la apertura de una subasta. 65. Subasta Desierta Es aquella a la cual no comparece licitador alguno con oferta. 66. Subasta Formal Método a ser utilizado para adquirir bienes o servicios cuyo costo sea de veinticinco mil ($25,000.00) dólares o más. 67. Subasta Informal Método a ser utilizado para adquirir bienes 0 servicios entre los diez mil dólares con un centavo ($10,000.01) y veinticuatro mil novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($24,999.99). 68. Única Fuente de Abasto Cuando una sola persona natural o jurídica tiene la representación, distribución y mercadeo de un producto, material, equipo o servicio ACAA 9 Reglamento de Subastas particular y está disponible para ejecutar, proveer O prestar el suministro, servicio u obra. 69. Urgencia Evento que ocurra que requiera atención inmediata de la ACAA, ya sea para prevenir 0 resolver una emergencia.