FUNCIONES Y DEBERES DEL DEPARTAMENTO DE

COMPRAS El Departamento de Compras tendrá las siguientes funciones y deberes: a) Recibir las solicitudes de adquisición de bienes, servicios y obras que requieran la realización de una subasta por parte de las diferentes oficinas O departamentos de la ACAA. b) Asegurar que la oficina 0 departamento solicitante de una adquisición tenga la debida obligación de fondos para dicha adquisición. c) Proveer funciones de apoyo y coordinación para la Junta. d) Mantener un libro de Registro de Asistencia a Subastas donde se hará constar los casos presentados a la Junta, incluyendo hora, fecha, nombre, número de subasta, la asistencia de los miembros de la Junta, los licitadores e invitados. e) Mantener un Registro Electrónico de Subastas donde se hará constar fecha de recibo de requisición, número de requisición, descripción, departamento solicitante, total requisado, número de cuenta, categoría de subasta, número de subasta, fecha de aviso de subasta, fecha de apertura de subasta, licitadores, fecha del informe a la Junta de Subastas, fecha de la Resolución, número de orden de compra, fecha de la orden de compra, suplidor adjudicado, total de la orden de compra, si es PYMES, si aplica Ley de Preferencia y cualquier otra información relevante. f) Recibir y tramitar las propuestas y cotizaciones. ACAA 13 Reglamento de Subastas g) Mantener los expedientes de las subastas, clasificar y custodiar los originales de documentos de la Junta, tramitar y dar seguimiento a las directrices de la Junta y del Director Ejecutivo. Luego de adjudicada las subastas, custodiar los expedientes de las mismas. h) Evaluar y cotejar los documentos dirigidos a la Junta para asegurarse que los mismos estén completos, y que contenga todos los elementos de juicio que permitan a la Junta tomar determinaciones. i) Mantener un seguimiento de la subasta hasta su adjudicación o cancelación, según sea el caso. Traer a la atención del Presidente de la Junta cualquier retraso en la tramitación. j) Entregar a los interesados en licitar, las copias de las especificaciones y planos a cambio del recibo de depósito, cuando aplique. k) Recomendar la descalificación de cualquier licitador que no cumpla con lo establecido en el pliego de subasta o Solicitud de Propuestas, o por incumplimientos pasados con la ACAA. I) Llevar a cabo cualquier otra función por instrucción de la Junta de Subasta para cumplir con los fines aquí establecidos. m) Preparar el Aviso de Subasta para asegurar que se cumpla con todos los requisitos establecidos en este Reglamento. Publicar el Aviso de Subasta en el RUS, y enviarlo al Oficial de Comunicaciones para su publicación en la página Web de la ACAA. n) Asegurar que el Aviso de Subasta se publique correctamente. o) Verificar que los proveedores y/o suplidores estén al día en el RUL. p) Mantener un expediente de los proveedores y/o suplidores que han incumplido en su desempeño, obligaciones y servicios con la ACAA. q) Hacer los arreglos necesarios para la devolución de las fianzas ("Bid Bond") a los licitadores. r) Preparar los pliegos de las subastas con la información de las especificaciones y planos, según la necesidad del departamento u oficina solicitante. s) Preparar, cuando sea necesario, el estimado de costos que servirá de base para la evaluación de las propuestas correspondientes. t) Requerir a los licitadores las garantías que estime necesarias a fin de asegurar el ACAA 14 Reglamento de Subastas cumplimiento del contrato u órdenes de compra. Fijar los demás términos de tales contratos y órdenes de compra, que a su juicio, considere necesarios, convenientes o útiles. u) Celebrar y adjudicar las subastas informales. v) Notificar a los licitadores de la adjudicación, determinaciones sobre solicitudes de reconsideración y cancelación de las subastas. w) Preparar y mantener un expediente de cada subasta que incluirá lo siguiente: 1) Solicitud de subasta. 2) Certificación del Director del Departamento de Finanzas, Planificación y Presupuesto donde consta la disponibilidad de fondos. 3) Aviso de Subasta o invitación a los proveedores y prueba de envío o recogido de las mismas. 4) Certificación 0 documento acreditativo de la publicación del Aviso de Subasta en el RUS y en la página Web de la ACAA, si aplica. 5) Lista de licitadores invitados. 6) Documentos relacionados en caso de que haya cambio de fecha y hora de apertura. 7) Pliegos de Subasta con especificaciones y condiciones. 8) Originales de las propuestas y cotizaciones de licitadores. 9) Exhibits y otros documentos de prueba. 10) Fianzas y seguros aplicables. 11) Hoja de asistencia de todos los presentes en la apertura (licitadores, miembros de la Junta de Subastas, asesores, etc.). 12) Acta de Reunión de Presubasta. 13) Acta de Apertura, Informe de análisis de la subasta, actas de los acuerdos y determinaciones de la Junta y cualquier otra acta relacionada con la celebración de la subasta y adjudicación, en los casos de subastas formales. 14) Decisión de adjudicación de las subastas informales. ACAA 15 Reglamento de Subastas 15) La Recomendación de Adjudicación de la Junta de Subastas y la Resolución de la decisión del Director Ejecutivo, en los casos de subastas formales. 16) Notificación de Adjudicación. 17) Los documentos de reconsideración de la adjudicación, si alguno. 18) Órdenes de Compra. 19) Cualquier documento adicional a los ya mencionados relacionado con la preparación, evaluación y adjudicación O cancelación de la subasta.