ASUNTOS A PRESENTAR ANTE LA JUNTA DE SUBASTAS

El Departamento de Compras y/o el Director Ejecutivo remitirá a la consideración de la Junta de Subastas los siguientes asuntos: a) Comentarios del Departamento de Compras sobre análisis de Subasta Formal. b) Solicitudes de Cancelación de Subasta. c) Solicitudes de reconsideración de adjudicación. d) Recomendaciones para aplicación de penalidades 0 sanciones a licitadores O proveedores por incumplimiento de contrato, según se dispone en el Artículo XXIV y XXV de este Reglamento. e) Cualquier otro asunto que el Director Ejecutivo de la ACAA quiera someter a la Junta o que el Departamento de Compras entienda que la Junta deba atender. ACAA 16 Reglamento de Subastas ARTÍCULO XI PLIEGOS DE SUBASTAS 11.1 Responsabilidades del Departamento u Oficina Solicitante: Los Departamentos u Oficinas podrán solicitar al Departamento de Compras la celebración de un procedimiento de subasta cuando necesiten adquirir un bien O servicio que requiera dicho procedimiento. La solicitud deberá especificar las características que deben reunir los bienes, materiales, equipos, mejoras permanentes, mantenimiento, reemplazo de equipos, obras o servicios que solicitan. Estas especificaciones deberán estar contenidas en la parte descriptiva del Pliego de Subasta y deben ser identificadas claramente como "Especificaciones". Así mismo el Director del Departamento u Oficina solicitante deberá presentar la certificación sobre disponibilidad de fondos al Departamento de Compras. 11.2 Responsabilidad del Departamento de Compras: El Pliego de Subasta será preparado por el Departamento de Compras clarificando cualquier duda con el Departamento u Oficina solicitante. Las enmiendas al Pliego de Subasta serán evaluadas por el Director del Departamento Compras y se someterán al Director Ejecutivo O su representante autorizado para su aprobación, siempre y cuando sea un cambio substancial. La notificación de la enmienda al pliego de subastas se hará al RUS, por lo menos con cinco días antes de la fecha fijada para la apertura de la subasta y por correo electrónico a cada licitador que asistió a la presubasta, si aplica. En casos de errores tipográficos O de forma podrán obviarse el requisito de notificación de la enmienda con cinco (5) días de antelación. El Departamento de Compras será responsable de cumplir con las disposiciones de la Ley Núm. 151 de 22 de junio de 2004, según enmendada, donde se le requiere a las corporaciones públicas y agencias, remitir electrónicamente a la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP) toda la información de los procesos de publicación, celebración y adjudicación de subastas de toda obra pública y adquisición de bienes y servicios. El pliego de subasta deberá incluir los siguientes elementos de acuerdo al tipo de servicio o bien solicitado: a) Subastas Formales e Informales para adquisición de bienes, servicios o equipos: 1) Especificaciones del equipo, material o bien que se desea adquirir, incluyendo, pero sin limitarse a modelo, tamaño, peso, color, calidad del envase, garantía, procedencia y cualquier otra característica física, funcional, estética y de calidad. ACAA 17 Reglamento de Subastas 2) Instrucciones generales y específicas de la subasta. 3) Cantidad o número de unidades que se requiere de cada bien o equipo. 4) Especificar con la frase "igual o similar" cuando se mencione una marca o fabricante. 5) Especificar si se debe proveer una muestra, literatura o cualquier documento para ser evaluado. 6) Término de entrega o fecha para finalizar proyecto. 7) Cualquier otra especificación o instrucción general como RUL, garantías, licencias, certificaciones, fianzas que el Departamento de Compras entienda que deben ser incluidos en el pliego de subasta. 8) Fecha, hora y lugar donde se aceptarán las propuestas para la subasta, así como la fecha, hora y lugar del acto de apertura. 9) Cláusula que especifique que la ACAA se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier o todas las licitaciones. 10) Firma del Director del Departamento de Compras en los Pliegos de Subastas Formales y del Supervisor de Compras en los pliegos de Subastas Informales e inicialado por el Director de Compras. 11) El licitador deberá completar mandatoriamente la sección del pliego que requiere lo siguiente: a. Nombre del licitador b. Firma C. Puesto que ocupa d. Fecha e. Teléfono f. Fax g. Correo electrónico Además, deberá inicialar cada página de los pliegos conforme a la Sección 16.2(c) del presente Reglamento. b) Subastas Formales e Informales para construcción de obra pública o mejoras. Además de los requerimientos mencionados en el Inciso (a), se solicitarán: 1) Costo estimado del proyecto. ACAA 18 Reglamento de Subastas 2) Especificar si se requerirá la celebración de una presubasta con el propósito de brindar orientación detallada a los potenciales licitadores participantes. 3) Croquis O plano. 4) Póliza del Fondo del Seguro del Estado. 11.3 Responsabilidad del Licitador a) Los licitadores no podrán transferir los pliegos de subastas a otras compañías. b) Deberán recoger los pliegos en o antes de la fecha y hora indicando en el Aviso de Subasta. c) Tener la certificación requerida por ley vigente.