APERTURA DE SUBASTAS

17.1 Actos de Apertura para las Subastas Formales: a) El acto de apertura será grabado con el fin de preservar las incidencias del proceso. La grabación será archivada en el expediente de la Junta de Subastas. b) Para el acto de la apertura de las propuestas recibidas se requerirá la presencia de por lo menos tres (3) miembros de la Junta. El Presidente dará lectura en alta voz a las licitaciones y condiciones de las mismas, indicando lo siguiente: 1. Fecha y hora en que se inician los procedimientos. 2. Número y asunto de la subasta. 3. Identificación de los miembros de la Junta de Subastas y de los empleados de la ACAA presentes. 4. Establecimiento del cuórum con los miembros de la Junta. 5. Identificación de las personas y las compañías licitadoras que están representando a los licitadores. 6. Por cada licitador leerá: i. Fecha y hora de presentación de la propuesta en sobre sellado. ii. Cumplimiento de las fianzas requeridas. iii. Entrega de Certificado de Elegibilidad del RUL, así como todo otro documento requerido en los pliegos y su vigencia. ACAA 25 Reglamento de Subastas iv. Certificado de Preferencia, si aplica. V. Número de la partida, producto ofrecido y precio cotizado. vi. Fecha de entrega ofrecida, si aplica. vii. Garantía, si aplica. c) Todos los licitadores y los miembros de la Junta que asistan al acto de apertura firmarán un Registro de Asistencia de Subastas. d) Todo sobre de oferta recibido después de la fecha y hora límite establecida será devuelto al licitador sin abrir. e) A discreción del Presidente, en los casos de pliegos voluminosos y que concurran los licitadores, la Junta podrá optar por dar por leídas las partidas detalladas, limitándose a leer solamente el precio total ofertado. f) Cualquier licitador asistente al acto de apertura podrá examinar, en presencia de los miembros de la Junta, cualquier oferta después de que todas las ofertas de esa subasta hayan sido abiertas y leídas en público. g) Una vez concluido el examen de las ofertas, se escucharán los comentarios de los licitadores participantes. h) El Presidente de la Junta dará por cerrado el acto, haciendo constar la hora en que terminaron los procedimientos. i) El Secretario de la Junta redactará un acta que deberá incluir la siguiente información: 1. Número y tema de la Subasta. 2. Fecha y hora de la apertura. 3. Nombre de los licitadores presentes. 4. Miembros de la Junta presentes y establecimiento de cuórum. 5. Breve resumen de las ofertas y cumplimiento con los documentos requeridos. 6. Comentarios o preguntas de los licitadores en el acto de apertura. j) Luego que los licitadores hayan abandonado el salón donde se efectúe el acto de apertura, la Junta de Subastas verificará que se encuentre la certificación de disponibilidad de fondos en el expediente de la subasta preparado por el Departamento de Compras. k) El Presidente entregará el expediente de la subasta con las propuestas al Director ACAA 26 Reglamento de Subastas de Compras para el análisis de las ofertas. I) No se permitirá, bajo circunstancia alguna, el retiro de una licitación o hacer cambio o modificaciones a la misma después de haber sido declarada abierta la sesión de la Junta. m) Luego del acto de apertura, los sobres quedan bajo la custodia del Director de Compras hasta que se realice la evaluación de los pliegos y se sometan a la Junta de Subastas para su recomendación de adjudicación. n) Mientras las ofertas estén bajo consideración, los licitadores, sus representantes u otras partes interesadas se abstendrán de comunicarse por cualquier medio con personal de la ACAA en cuestiones relacionadas con la subasta. o) Ningún funcionario o empleado de la ACAA (o familiares de éstos), se comunicarán con los licitadores O con personas ajenas para ofrecer información relacionada con subastas bajo consideración, a no ser con la previa autorización de la Junta. p) La Junta podrá rechazar todas O cualquier oferta e imponer aquellas sanciones que sean aplicables, cuando a su juicio exista una violación a este Reglamento. q) La Junta descalificará a todo licitador que no acompañe su propuesta con la Fianza de Licitación "Bid Bond" exigida con la propuesta. r) Será causa de descalificación automática la presentación de ofertas o propuestas no responsivas o aquellas que no cumplan con cualquiera de los requisitos mandatarios expresamente establecidos en el pliego de subasta. s) Se considerará causa para la descalificación automática que la fianza no especifique la suma afianzada, omisión de la propuesta O precio o cualquier otro incumplimiento con las condiciones esenciales, requisitos mandatarios y/o requisitos estatuarios y/o reglamentarios que se requieran para la subasta. 17.2 Actos de Apertura para las Subastas Informales: a) En los casos de Subastas Informales los pliegos serán abiertos en la fecha y hora indicada por el comprador asignado y en presencia de los licitadores presentes. b) Todos los licitadores que asistan al acto de apertura firmarán una Hoja de Asistencia de la Subastas. c) Todo sobre de oferta recibido después de la fecha y hora límite establecida será devuelto al licitador sin abrir. d) A discreción del Comprador, en los casos de pliegos voluminosos y que concurran los licitadores, podrá optar por dar por leídas las partidas detalladas, limitándose a ACAA 27 Reglamento de Subastas leer solamente el precio total ofertado. e) Cualquier licitador asistente al acto de apertura podrá examinar, en presencia del Comprador, cualquier oferta después de que todas las ofertas de esa subasta hayan sido abiertas y leídas en público. f) Una vez concluido el examen de las ofertas, se escucharán los comentarios de los licitadores participantes. g) El Comprador dará por cerrado el acto, haciendo constar la hora en que terminaron los procedimientos. h) Éste preparará un resumen de oferta de las licitaciones recibidas que deberá incluir la siguiente información: 1. Número y tema de la Subasta. 2. Fecha y hora de la apertura. 3. Nombre de los licitadores presentes. 4. Breve resumen de las ofertas y cumplimiento con los documentos requeridos. 5. Comentarios o preguntas de los licitadores en el acto de apertura. i) Luego que los licitadores hayan abandonado el salón donde se efectúe el acto de apertura, el Comprador verificará que en el expediente de la subasta preparado por el Departamento de Compras se encuentre la certificación de disponibilidad de fondos. j) No se permitirá, bajo circunstancia alguna, el retiro de una licitación o hacer cambio O modificaciones a la misma después de haber sido declarada abierta la sesión de la Junta. k) Mientras las ofertas estén bajo consideración, los licitadores, sus representantes u otras partes interesadas se abstendrán de comunicarse por cualquier medio con personal de la ACAA en cuestiones relacionadas con la subasta. I) Ningún funcionario 0 empleado de la ACAA (o familiares de éstos), se comunicarán con los licitadores o con personas ajenas para ofrecer información relacionada con subastas bajo consideración, a no ser con la previa autorización de la Junta. m) El Director de Compras podrá rechazar todas o cualquier oferta e imponer aquellas sanciones que sean aplicables, cuando a su juicio exista una violación a este Reglamento. n) Será causa de descalificación automática la presentación de ofertas o propuestas no responsivas o aquellas que no cumplan con cualquiera de los requisitos mandatarios expresamente establecidos en el pliego de subasta. ACAA 28 Reglamento de Subastas o) Se considerará causa para la descalificación automática que la fianza no especifique la suma afianzada, omisión de la propuesta 0 precio o cualquier otro incumplimiento con las condiciones esenciales, requisitos mandatarios y/o requisitos estatuarios y/o reglamentarios que se requieran para la subasta. p) Luego de evaluadas las licitaciones, el comprador hará la recomendación la cual será avalada por el Supervisor de Compras y luego pasará al Director del Departamento de Compras para su adjudicación y firma. q) Si durante la apertura de los pliegos de una Subasta Informal los precios cotizados sobrepasan los veinticinco $25,000.00, el Director del Departamento de Compras le someterá a la Junta de Subastas el expediente con los pliegos para que los analicen y determinen si recomendarán al Director Ejecutivo adjudicar la subasta o que se cancele y se lleve a cabo una subasta formal. 17.3 Subasta Desierta: a) Disposiciones Aplicables a Subastas Formales e Informales: Cuando a la fecha fijada para la apertura de los pliegos no se hayan recibido ofertas de licitadores, la subasta será declarada desierta. La Junta de Subasta recomendará al Director Ejecutivo, en los casos de Subastas Formales, o el Director de Compras autorizará al Comprador, en los casos de Subastas Informales, la adquisición de los suministros o servicios a través de una de las siguientes alternativas: 1) Anunciar una nueva subasta 2) Comprar por mercado abierto 17.4 Único Licitador Compareciente: a) Disposiciones Aplicables a Subastas Formales e Informales: Cuando participe un solo licitador a una subasta y la Junta de Subastas, en los casos de Subasta Formales, o el Comprador, en los casos de Subastas Informales, entiendan que la licitación no es razonable, ni factible, referente a precios o condiciones, la Junta podrá recomendar al Director Ejecutivo, o el Comprador al Director de Compras o su representante autorizado (Supervisor de Compras) lo siguiente: 1) Negociar con el único licitador un mejor precio o condiciones 2) Cancelar la subasta, y : i. Adquirir el bien o servicio mediante mercado abierto ACAA 29 Reglamento de Subastas ii. No realizar la compra iii. Ordenar una nueva subasta. El Departamento de Compras le notificará de lo anterior por escrito a los licitadores, en un periodo de diez (10) días.