Reglamento 02-002 sobre la evaluación, selección, contratación y supervisión de servicios profesionales y consultivos.

Definiciones Para los fines de este reglamento, los siguientes términos tendrán la definición que se señala a continuación, excepto donde el contenido claramente indique otra cosa: A. Autoridad - La Autoridad de Carreteras de Puerto Rico. B. Secretario Secretario del Departamento de Transportación y Obras Públicas. C. Director - El Director Ejecutivo de la Autoridad. AC-2b Asunto: Evaluación, Seled on, Contratación y Reglament 6m: Supervisión de Servicios Profesionales y 02-002 Pág. '3 De24 Consultivos Fecha: Aprobado GGVR Por: D. Unidad - La Unidad de Registro de Consultores y Otros Profesionales. E. Comité - El Comité de Evaluación y Selección de Consultores y Otros Profesionales. F. Presidente- Presidente del Comité de Evaluación y Selección de Consultores y Otros Profesionales. G. Registro - El Registro de Consultores y Otros Profesionales Elegibles es una lista de nombres y direcciones de consultores y otros profesionales debidamente cualificados. H. Servicio Profesional O Consultivo - Servicio que presta un individuo o firma particular con pericia en determinada disciplina especializada y técnica. Este servicio se realiza mediante la formalización de un contrato entre el profesional O consultor y la Autoridad. Artículo VI- Disposiciones Generales: A. Sólo se considerará la contratación por servicios profesionales y consultivos en aquellos casos en que sea estrictamente necesario ya que el servicio no pueda ser rendido internamente por empleados de la Autoridad. AC-2b Asunto: Evaluación, Select on, Contratación y Reglament im: 02-002 Pág. 4 De 24 Supervisión de Servicios Profesionales y Consultivos Fecha: Aprobado NGVR Por: B. La Autoridad negociará las mejores condiciones posibles en los contratos, incluyendo el pago más bajo de honorarios. C. Cuando surja la necesidad de contratar un consultor u otro profesional, el Director del Area u Oficina Asesora concerniente se cerciorará con la Oficina de Presupuesto de la disponibilidad de fondos para dichos fines. D. El Director someterá a la Oficina del Secretario copia de todos los contratos por servicios profesionales y consultivos y toda la documentación requerida por la Oficina del Gobernador, con la excepción de los siguientes tipos de contratos: 1. Contratos con personas que rinden servicios voluntariamente (sin remuneración o por $1.00 al año) 2. Contratos por servicios profesionales O consultivos que no excedan de $7,000 al año, excepto aquellos contratos que requieren la aprobación del Gobernador, en virtud de las disposiciones de la Ley de Etica Gubernamental. E. Todo contrato que se realice con fondos federales deberá ser autorizado previamente por la agencia federal pertinente. F. El Director podrá contratar servicios profesionales y consultivos en situaciones de emergencia, declaradas así por el Gobernador de Puerto Rico, obviando la tramitación AC-2b Asunto: Evaluación, Selece on, Contratación y Reglamente m: 02-002 Pág. 5 De 24 Supervisión de Servicios Profesionales y Consultivos Fecha: Aprobado KLVR Por: correspondiente a los procedimientos vigentes para evaluar, seleccionar y contratar dichos servicios. Diez (10) días después de contratados estos servicios de emergencia se deberá enviar la documentación referente a éstos a la Oficina del Gobernador para el trámite correspondiente. En los casos de proyectos con ayuda federal, cuando fuere requisito, se solicitará autorización previa de la agencia federal concerniente. G. Todo contrato deberá incluir disposiciones relativas al título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, según enmendada. H. Cuando surja la necesidad de contratar servicios profesionales o consultivos altamente especializados la Autoridad podrá solicitar dichos servicios mediante comunicado de prensa, para que aquellos consultores O profesionales que no formen parte del Registro de Consultores y Otros Profesionales Elegibles de la Agencia, puedan someter propuestas para ese proyecto en particular. I. El Registro de Consultores y Otros Profesionales Elegibles deberá incluir a empresas minoritarias y asegurar que éstas se utilicen conforme a los dispuesto por las leyes y reglamentos aplicables, cuando sea posible, como fuentes de suministros, equipo, construcción y servicios. AC-2b Asunto: Evaluación, Seleccion, Contratación y Reglamento am: Supervisión de Servicios Profesionales y 02-002 Pág. 6 De 24 Consultivos Fecha: Aprobado KSVR Por: J. Ningún empleado de la Autoridad podrá participar en la selección, adjudicación o administración de un contrato si existe un conflicto de intereses real O aparente entre él y la firma seleccionada. K. Los empleados de la Autoridad no podrán solicitar ni aceptar gratificaciones, favores O cualquier otra cosa de valor monetario de parte de los contratantes potenciales o de las partes de un subcontrato. L. El área u oficina asesora que administrará el contrato evaluará el aspecto técnico de la propuesta de servicios profesionales y consultivos aprobada por el Director. Como resultado de esa evaluación preparará un informe para uso del Comité. M. La Oficina de Auditoría Interna evaluará el aspecto económico de las propuestas de servicios profesionales y consultivos incluyendo aquellas de tasadores que sobrepasen los $50,000. Someterá un informe al Director de Area u Oficina Asesora concerniente verificando las diferentes partidas de la propuesta. Dicho informe servirá de base para la negociación con el consultor O profesional. La elegibilidad de estos costos podrá determinarse siguiendo los principios de costo que se establecen en el "Code of Federal Regulations, title 41, Public Contracts and Property Management, part 1-15, Contract Cost Principles and Procedures, Subpart 1-15.2- AC-2b Asunto: Evaluación, Seleccion, Contratación y Reglamente am: 02-002 Pág. 7' De 24 Supervisión de Servicios Profesionales y Consultivos Fecha: Aprobado NGVR Por: Principles and Procedures for Use in Cost Reimbursement Type Supply and Research Contract with Commercial Organizations" cuando así sea aplicable y a las normas internas que establezca la Agencia. Lo antes expuesto no limitará la responsabilidad de la Oficina de Auditoria Interna de evaluar o intervenir contratos de servicios profesionales y consultivos posterior a la adjudicación de éstos. N. Toda revisión al contrato deberá ser evaluada por un técnico de la oficina concerniente, quien preparará un informe escrito al Director del Area u Oficina Asesora sobre el análisis realizado, indicando sus recomendaciones al respecto. O. La Oficina del Asesor Legal de la Autoridad examinará y revisará todo contrato y velará porque su contenido cumpla con los requisitos legales que prevalezcan para este tipo de transacción, velando en adición por la inclusión u omisión de cualquier cláusula que pueda ser causa O pueda traer conflicto a los mejores intereses de la Autoridad. Este examen y revisión no deberá exceder de cinco (5) días laborables. P. En los casos específicos por servicios legales se cumplirá con las siguientes condiciones: Asunto Evaluación, Sel ción, Contratación y Reglamento Núm: Pág. 8 De 24 Supervisión de Servic Profesionales y 02-0 Fecha: Consultivos Aprobado have Por: 1. Todo contrato por servicios legales deberá someterse al Departamento de Justicia para su aprobación previa, conforme a instrucciones emitidas por la Oficina del Gobernador de Puerto Rico el 29 de enero de 1985. 2. El pago de honorarios por hora no sobrepasará los $70.00 la hora con la excepción de aquellos contratos en los que se obtenga dispensa por parte del Gobernador. La escala de $60.00 a $70.00 se considerará la excepción a la regla para profesionales de óptima competencia en este tipo de contrato. 3. Se impondrán límites a la cantidad de horas a trabajarse y al total de remuneración a ser devengada. En ningún caso podrá el total de honorarios a ser devengado en un término de tiempo específico, ser proporcionalmente mayor al sueldo devengado por un ejecutivo de la Agencia que realice labores de similar complejidad salvo se obtenga una dispensa por parte del Gobernador. 4. No se autorizará el rembolso de gastos, dietas O transportación, en adición al pago de honorarios. Q. En los casos en que se necesite contratar firmas de auditores externos, , consultores en materia de auditoría O asuntos financieros, se solicitará al Departamento de Hacienda asesoramiento técnico para el proceso de solicitar peticiones de propuestas, evaluación y selección de AC-2b Asunto: Evaluación, Selección, Contratación y Reglamento Núm: Pág. 9 De 24 Supervisión de Servicios Profesionales y 02-002 Consultivos Fecha: Aprobado NGVR Por: las mismas. Los contratos se otorgarán con la previa autorización de dicho departamento. R. Todo contrato que se formalice con pensionados del gobierno deberá ajustarse a las normas contenidas en la Carta Normativa Especial 1-81 del 29 de mayo de 1981, del Director de la Oficina Central de Administración de Personal, que regula el empleo de pensionados sin menoscabo de las pensiones que éstos reciben. S. Toda contratación de consultores de seguros o de administradores de riesgos deberá cumplir con los siguientes requisitos: 1. Para todo contrato cuyo monto exceda de $25,000 anuales deberán solicitarse por lo menos tres (3) cotizaciones de personas naturales (no pueden ser personas jurídicas) debidamente licenciadas por el Comisionado de Seguros como Consultores de Seguros. 2. No se otorgará un contrato a los consultores con licencias provisionales si la vigencia del mismo excede del lapso de tiempo de la licencia provisional expedida por el Comisionado de Seguros O de la fianza aprobada por éste, cual de las dos sea más breve. 3. Los consultores no podrán intervenir en forma alguna en el proceso de subasta y negociación de los contratos de seguros. AC-2b Asunto: Evaluación, Selección, Contratación y Reglamento Núm: 02-002 Pág. 10 De 24 Supervisión de Servicios Profesionales y Consultivos Fecha: Aprobado Por: 4. Los consultores no podrán tener conflicto de intereses directa O indirectamente, según se indica en el Artículo 9.241 (6) del Código de Seguros de Puerto Rico (26 L.P.R.A. 924a (6), ni a través de parentesco (familiares) por consanguinidad O afinidad dentro del primer grado. 5. Antes de la otorgación del contrato, se le solicitará al consultor copia de su licencia, sea ésta regular O provisional y copia de la fianza presentada al Comisionado. 6. Se radicará el proyecto de contrato en primera instancia ante el Comisionado de Seguros para su aprobación y una vez éste lo apruebe lo enviará, junto con la certificación de licencia de consultor y de fianza al Negociado de Seguros Públicos para su aprobación. 7. Una vez el contrato sea aprobado por el Secretario del Departamento de Hacienda, se otorgará el mismo y se enviará una copia al Negociado de Seguros Públicos. T. Las enmiendas a los contratos de servicios de tasación serán aprobadas por el Director. U. La Oficina de Contabilidad procesará para pago las facturas por servicios profesionales y consultivos, siempre y cuando: Asunto: Evaluación, Selección, Contratación y Reglamento Núm: Págl1 De 24 02-002 Supervisión de Servicios Profesionales y Consultivos Fecha: Aprobado have Por: 1. Se haya sometido a la Oficina del Tesorero el original del contrato debidamente firmado para la ejecución O desarrollo de tales servicios, y dos (2) copias fieles y exactas, las cuales se distribuirán, una para la Sección de Seguros y la otra para radicación en la Oficina del Contralor de Puerto Rico. 2. La factura parcial O final haya sido debidamente certificada para pago por el área u oficina asesora responsable de supervisar y evaluar los servicios del consultor, O profesional. 3. Haya recibido el informe de auditoría final para procesar la factura donde se reclama la cantidad retenida. V. La Oficina de Contabilidad rechazará el pago de cualquier costo facturado que de acuerdo a las intervenciones de la Oficina de Auditoría Interna no esté debidamente justificado según los términos del contrato. Cualquier evidencia O justificación que en fecha posterior se reciba respecto a tales costos, deberá someterse al examen y recomendaciones de la Oficina de Auditoría Interna. W. Luego de la adjudicación del contrato, si se determina la necesidad de modificarlo O de extender la vigencia del mismo, recaerá en el Director dicha aprobación. AC-2b Asunto: Evaluación, Selección, Contratación y Reglar 0 Núm: 02-002 Pág. 12 De 24 Supervisión de Servicios Profesionales y Fecha: Consultivos Aprobado have Por: