Método de Licitación Sellada

General.- La Licitación Sellada se utilizará cuando el estimado de costos sea mayor al límite de $250,000.00 de DV. Las licitaciones se solicitan públicamente y se adjudicará un contrato de precio fijo firme (pago único O precio unitario) al licitador responsable cuya oferta, que habrá de cumplir con los términos y condiciones materiales de la invitación a subasta (IFB, por sus siglas en inglés), tenga el precio más bajo. El método de licitación sellada es el método preferido para la adquisición de construcción, si aplican las condiciones que se indican a continuación. 1. Hay un alcance de trabajo O servicio (SOW, por sus siglas en inglés) completo, adecuado y realista, una especificación O descripción de compra está disponible; 2. Dos O más licitantes quieren y pueden completar los requisitos eficazmente para el asunto solicitado; 3. La adquisición se presta a un contrato de precio fijo firme; y 4. La selección del licitador responsivo puede efectuarse principalmente basándose el precio más bajo. Hay que extender un IFB a un número adecuado de licitadores O suplidores, proporcionando suficiente tiempo de respuesta antes de la fecha fijada para la apertura de las licitaciones. El IFB incluirá especificaciones y anejos; además, una descripción adecuada de los servicios solicitados y los términos del Contrato que se va a adjudicar. Todas las licitaciones se abrirán en el momento y el lugar indicado en el IFB. Este acto será público. a. Convocatoria y recibo de licitaciones- Cuando se expida un IFB, incluirá las especificaciones, todos los términos y condiciones contractuales aplicables a la adquisición, y una declaración que la adjudicación se hará al menor licitador que sea a su vez responsable y responsivo y cuya licitación cumpla con el requisito de la convocatoria. El IFB debe indicar la hora y el lugar tanto para recibir las licitaciones como para la apertura de licitaciones en público. Además, debe incluir la fecha en que el Oficial Contratante O los oficiales delegados (Área de Adquisición) celebrarán una conferencia con antelación a la licitación. La conferencia con antelación a la licitación se celebra con posibles contratistas para discutir los requisitos del proyecto y los detalles del IFB y normalmente se celebra para adquisiciones grandes O OR GOBIERNO PUERTO STOP complejas. El plazo entre el anuncio de la IFB y la fecha de la conferencia con antelación a la apertura tiene que ser suficiente para que los licitadores revisen el IFB y se preparen para la conferencia. En la conferencia con antelación a la licitación, el Oficial Contratante O funcionarios delegados indicarán que nada de lo mencionado en la conferencia tiene el efecto de cambiar los términos del IFB, excepto mediante una enmienda escrita. El plazo entre el anuncio del IFB y la fecha cuando el Área de Adquisición reciba las licitaciones también tiene que ser suficiente para que se dé un grado efectivo de competencia. Todas las licitaciones recibidas serán timbradas con la fecha y la hora y almacenadas sin abrir en un lugar seguro hasta la pública apertura de licitaciones. Los licitadores pueden retirar SUS licitaciones en cualquier momento antes de la apertura de las licitaciones. i. Especificaciones- Todas las especificaciones tienen que estar redactadas de forma tal que promuevan economías al DV en cuanto a los fines deseados y que promuevan la competencia para beneficio del DV en cuanto a sus necesidades. Las especificaciones se tienen que revisar antes de extender cualquier IFB para garantizar que no sea indebidamente restrictiva O que no entrañe duplicidad. Las especificaciones son preferidas sobre la función O el cumplimiento. Las especificaciones detalladas deberían evitarse sobre productos. Para equipo, se debería hacer un análisis de arrendamiento versus compra para determinar cuál es el método más económico de adquisición, conforme o 2 CFR 200.318(d). Para construcción O mejoras de instalaciones donde los contratos O subcontratos excedan el límite máximo de $250,000.00. DV tiene que requerir al contratista la siguiente de política de fianzas: a. Una garantía de licitación de cada licitador equivalente al cinco por ciento (5%) del precio del contrato, de una empresa de fianzas aceptable. Una empresa de fianzas aceptable es una que esté autorizada a hacer negocios en el gobierno de Puerto Rico y autorizada por HUD y DV. La compañía de fianzas tiene que figurar en la Circular Núm. 570 del Departamento del Tesoro de Estados Unidos publicada más recientemente, denominada a menudo como la T-List. La garantía de la licitación tiene que consistir de una fianza de licitación, cheque certificado, U otro instrumento negociable que acompañe la licitación para garantizar que el licitador firmará los documentos contractuales que puedan ser requeridos dentro del tiempo especificado; b. Una fianza de fiel cumplimiento por parte del contratista por 100 por ciento del precio del contrato. Una "fianza de fiel US GOBIERNO PUERTO cumplimiento" es una que se firma en relación con un contrato para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones del contratista en virtud de dicho contrato. C. Una fianza de pago por parte del contratista por 100 por ciento del precio del contrato. Una "fianza de pago" es una que se firma en relación con un contrato para garantizar el pago, según requerido por ley, de todas las personas que suministran mano de obra y materiales en la ejecución de los trabajos previstos en el contrato. ii. Limitaciones- Las siguientes especificaciones deben evitarse ya que podrían limitar la competencia: a. Restricciones geográficas que no sean necesarias ni promovidas por la ley federal, excepto en el caso de contratos de arquitectos e ingenieros (A/I), que podrían incluir ubicaciones geográficas si tales factores de selección permiten que se dé una competencia adecuada. b. Especificaciones de productos de marca (a menos que las especificaciones enumeren los requisitos mínimos esenciales con los que tiene que cumplir el artículo para el USO propuesto). Nada en esta política de adquisiciones tendrá el efecto de excluir (preempt) la aplicación de las leyes de Puerto Rico relacionadas con licencias profesionales. C. Requerir experiencia innecesaria y fianzas excesivas d. Establecer requisitos excesivos para que las empresas puedan calificar para hacer negocios. b. Apertura de Licitaciones y Adjudicación- La licitación sellada es un proceso público: por lo tanto, las licitaciones se abrirán públicamente y en presencia de al menos un testigo. Para garantizar la equidad en el proceso de adjudicación, cualquier parte interesada podrá asistir a la apertura de licitaciones. Todas las licitaciones recibidas en la fecha y hora especificada para la recepción tienen que ser abiertas y registradas en una minuta en la apertura de las licitaciones y esto será parte del expediente de adquisición y luego puesto a disposición del público para su inspección. Si se reciben licitaciones igual de bajas, la participación de las licitaciones en el proceso de adjudicación se decidirá mediante lotería; el Área de Adquisición realizará la lotería. Si solo se recibe una licitación y es una licitación responsiva de un licitador responsivo, entonces, antes de cualquier adjudicación, (i) el Área de Adquisición tiene que realizar un análisis de costo O precio que verifique la razonabilidad del precio, y (ii) DV tiene que obtener la aprobación por escrito de HUD para publicaciones de contratos competitivos que reciban una sola US GOBIERNO PUERTO STOP solicitud. d. Errores en las Licitaciones- Se podrá permitir la corrección O el retiro de licitaciones, en su caso, antes de la apertura de las licitaciones mediante aviso por escrito recibido en la oficina designada en el IFB antes de la apertura de las licitaciones. Después de la apertura de las licitaciones, se podrán permitir correcciones a los licitaciones solo si el licitador puede establecer mediante pruebas claras y convincentes que cometió un error, la naturaleza del error, que el error no es de juicio, y evidenciar el precio de licitación que en realidad era su intención hacer. A un licitador que ofrezca una licitación baja y que alegue que hubo un error que no sea de juicio se le puede permitir retirar su licitación si el error es claramente evidente y surge de la faz del documento de licitación, pero solo si la licitación no es clara y el licitador presenta pruebas convincentes que cometió un error. Toda decisión de permitir una corrección O el retiro de una licitación tiene que estar sustentada por una determinación escrita firmada por el Oficial Contratante O el Director de Adquisiciones, como delegado oficial. Después de la apertura de las licitaciones, no se permitirán cambios en los precios de las licitaciones U otras disposiciones de las licitaciones que sean perjudiciales al interés de DV O a la competencia justa.