Normas para la Contratación

a. La Oficina contrata servicios profesionales y consultivos especializados en áreas técnicas cuando se determine sean necesarios para el cumplimiento de la función de fiscalización, para realizar investigaciones y estudios, para la prestación de servicios como instructores y recursos en el programa de educación continuada de la Oficina O para la prestación de cualquier otro tipo de servicio. Se contratan cuando constituyan una tarea específica 0 determinada 0 servicios esenciales en cuanto a contenido y duración, y cuando claramente no constituyan una relación de empleado y patrono. b. La contratación de los servicios profesionales y consultivos se realiza mediante el otorgamiento de un contrato escrito entre las partes, en el cual se deben indicar las obligaciones específicas que se contraten. C. Todo contrato debe contener la siguiente información y cláusulas: 1) Número de Contrato. 2) Nombre e identificación de las partes contratantes. 17-00-014 3) Número de seguro social individual O identificación patronal de la parte contratada. 4) Base 0 autoridad legal para otorgar el contrato. 5) Descripción y disposiciones específicas sobre los servicios a prestarse, tales como: la forma, las horas y las tareas que se van a prestar. Se debe hacer referencia a cualquier propuesta existente y a la supremacía de lo establecido en el contrato sobre esta propuesta. 6) Especificar si la Oficina es responsable de proveerle a la parte contratada servicios incidentales, tales como: servicios secretariales, de reproducción, teléfono, servicio postal 0 cualquier otro servicio análogo relacionado directamente con el contrato. Se debe hacer mención expresa de la prohibición del uso indebido de la propiedad 0 de los servicios provistos por la Oficina para estos fines. 7) Cualquier requisito de reuniones 0 informes que la Oficina requiera a la parte contratada, la fecha en que debe rendirlos, y la relación que existe entre el pago de los honorarios y la presentación de los informes. 8) Cantidad y método de compensación por los servicios. Debe indicarse, además, la cuantía máxima a pagarse por el contrato. 9) Cuenta y partida de la cual se van a pagar los servicios. 10) Término de vigencia: fecha de comienzo y terminación del contrato. El término de vigencia es prospectivo y no excede de 12 meses. Como norma general, el término de vigencia del contrato de servicios profesionales y consultivos debe estar comprendido dentro del mismo año fiscal. En circunstancias especiales pueden otorgarse 17-00-015 contratos que cubran dos períodos fiscales diferentes, siempre que el período total del mismo no exceda de 12 meses. En estos casos, se debe incluir una cláusula que especifique que el contrato se considera renovado al comienzo del próximo año fiscal, siempre y cuando las partes estén de acuerdo y haya fondos disponibles en la partida de servicios profesionales y consultivos. 11) Fecha en que se otorga el contrato. 12) Cláusula mediante la cual se le requiera a la persona O a la entidad contratada que presente las facturas en forma detallada y certificadas. De ser aplicable al caso, debe indicar en las mismas las horas y la cuantía que queda disponible para trabajar. 13) Cláusula mediante la cual el contratista se comprometa a presentar una Certificación de Deuda y una Certificación de Deuda del Impuesto sobre Ventas y Uso emitidas por el Departamento de Hacienda contemporánea con su última factura y a cancelar cualquier deuda mediante la retención correspondiente del pago por los servicios, de no existir un plan de pagos al día con el Departamento de Hacienda. 14) Cláusula respecto a la retención contributiva, establecida por el Código de Rentas Internas para los servicios profesionales y consultivos. 15) Cláusula en que la persona contratada no está obligada a satisfacer una pensión alimentaria, 0 que de estarlo, la misma se encuentra al día o tiene un plan de pagos con el cual está cumpliendo. 16) Cláusula respecto a la terminación o resolución del contrato. En todo caso debe incluirse una cláusula que permita a la. Contralora 17-00-016 resolver el mismo, dentro de 30 días a partir de la fecha de notificación por escrito, sin derecho a compensación adicional a la devengada hasta ese momento. 17) Cláusula en la que la Oficina puede dejar sin efecto el contrato inmediatamente en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento por parte del contratista. 18) Cláusula que certifica que ningún funcionario 0 empleado de la Oficina tiene interés pecuniario directo o indirecto en relación con el contrato, o ningún otro interés que afecte el mismo. 19) Cláusula que certifica la ausencia de conflictos de interés. En los contratos por concepto de servicios legales, se incluye, además, una cláusula en la que el contratista acuerde no aceptar la representación legal de otros intereses en conflicto con la Oficina. 4nd 20) Cláusula que certifica el cumplimiento con las disposiciones de la Ley 129-2003, respecto a las relaciones de parentesco con miembros de la Asamblea Legislativa. 21) Cláusula en la que, de así requerirse, se certifique que el contratista ha obtenido la autorización necesaria de cualquier entidad del gobierno que aplique. La autorización se hace parte del expediente de contratación. 22) Cláusula mediante la cual la parte contratada certifique que no ha sido convicta ni se ha declarado culpable de algún delito contra el erario, la fe 0 la función pública. De igual manera, se debe disponer para la resolución inmediata del contrato en caso de resultar convicta por alguno de los referidos delitos. 17-00-017 23) Cláusula mediante la cual el contratista se compromete a cumplir con el Código y las responsabilidades impuestas en el Artículo 5 de este Reglamento y con cualquier norma 0 código de ética que rija su profesión. 24) Cláusula mediante la cual el contratista acepta conocer las normas éticas que rigen su profesión, y que asume la responsabilidad por sus acciones. 25) Cláusula que disponga la prohibición de actos O conductas constituyentes de hostigamiento sexual, cuyo incumplimiento es causa suficiente para la resolución inmediata del contrato. 26) Cláusula mediante la cual se prohíba a la parte contratada el incurrir en actividades políticas y la prestación de servicios a organizaciones político-partidistas. 27) Cláusula respecto al relevo de responsabilidad por daños causados por la parte contratada. 28) Cláusula de prohibición sobre contraprestaciones previo a la presentación del contrato para registro en la Oficina. 29) Cláusula de prohibición de uso del número de Seguro Social Federal como identificación por parte de la Oficina. 30) Cláusula mediante la cual se establezca el por ciento a retenerse, de ser necesario, como garantía para el fiel cumplimiento de los servicios a prestarse. 31) Cláusula mediante la cual el contratista certifique que no se encuentra en incumplimiento con la Ley 168-2000, Ley para el Fortalecimiento del Apoyo Familiar y Sustento de Personas de Edad 17-00-018 Avanzada, según enmendada, respecto al sustento de personas de edad avanzada. En caso de que el contratista esté sujeto por orden judicial 0 administrativa a la realización de alguna aportación económica 0 cumplir con alguna obligación conforme a la referida Ley, debe certificar que se encuentra en cumplimiento con el pago de la aportación económica o con la obligación impuesta. La certificación de información falsa por parte del contratista significa la terminación automática del contrato. 32) Cualquier otra cláusula requerida por ley O reglamentación vigente a la fecha de otorgarse el contrato. d. De ser aplicable al caso, el contrato también debe contener las siguientes cláusulas: 1) En los casos en que los servicios a prestarse requieran que la persona 4nd contratada realice viajes o gastos incidentales al contrato, debe especificarse en el contrato si la Oficina rembolsa el costo de estos. 2) En los contratos que se formalicen con individuos se incluye una cláusula en la que los mismos se comprometen a hacerse responsables de efectuar cualquier pago correspondiente al Seguro Social Federal. 3) En los contratos que se formalicen con individuos se incluye una cláusula en la que estos certifiquen que no reciben pago o compensación alguna por servicios regulares prestados bajo nombramiento a otro organismo del gobierno, incluidas las corporaciones públicas y los municipios, a menos que los mismos se encuentren autorizados por ley. 17-00-019 4) Cuando la persona a contratarse es un empleado regular que por ley se pueda contratar, O tenga otros contratos con algún departamento, dependencia, entidad corporativa 0 município, se incluye una cláusula en la cual se especifique que el contratista obtuvo cualquier autorización necesaria y que el trabajo que realiza o los contratos que posee no son incompatibles con el nuevo contrato. Cuando el contrato requiera dispensa de alguna entidad del Gobierno se gestiona la misma previo al otorgamiento del contrato y se hace formar parte del expediente. 5) Cuando los servicios a contratarse excedan de $16,000 se le requiere a la parte a ser contratada, la presentación y entrega de las siguientes certificaciones previo a la formalización del contrato, según apliquen: Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre Ingreso, emitida por el Departamento de Hacienda. Certificación de Ausencia de Deuda, emitida por el Departamento de Hacienda. Copia del Certificado de Registro de Comerciantes, emitido por el Departamento de Hacienda. Certificación de Radicación de Planillas del Impuesto sobre Venta y Uso, emitida por el Departamento de Hacienda. Certificación de Deuda del Impuesto sobre Venta y Uso, emitida por el Departamento de Hacienda. 17-00-020 Certificación de Radicación de Planillas de Contribución sobre la Propiedad Mueble, emitida por el Centro de Recaudaciones de Ingresos Municipales (CRIM). Certificación de Deuda por Todos los Conceptos, emitida por el CRIM. Certificación de Registro como Patrono y de Deuda por Concepto de Seguro Social Choferil, Desempleo e Incapacidad, emitidas por el Departamento del Trabajo (compañías, negocios o personas que tengan empleados a cargo). Certificación Negativa de caso de Pensión Alimentaria 0 Certificación de Estado de Cuenta, emitida por la Administración de Sustento de Menores (ASUME). Certificado de Buena Pro (Good Standing), emitido por la asociación, colegio o entidad encargada de regular la profesión a la cual pertenece. En los casos en que algunas de las certificaciones reflejen deuda y la persona está acogida a un plan de pago, debe presentar evidencia de que el mismo se encuentra al día. Cuando la persona a ser contratada se vea impedida de presentar las referidas certificaciones previo a la contratación, debido a que estos organismos no le puedan expedir las mismas al momento de solicitarlas, se procede con la formalización del contrato. El contratista debe presentar copia de los formularios de solicitud de las referidas certificaciones antes de formalizar el mismo. Los formularios deben contener el sello oficial del organismo que la está procesando. Se le concede al contratista un plazo de 60 días 17-00-021 consecutivos a partir de la fecha en que se formalice el contrato. para someter las certificaciones. El incumplimiento con este término constituye causa para la cancelación del contrato. Además, la Oficina no emite pago alguno hasta que el contratista cumpla con la presentación de las certificaciones. Todas las certificaciones presentadas deben estar vigentes. La Oficina no acepta certificaciones vencidas 0 emitidas con más de 90 días de antelación a la fecha de otorgamiento del contrato. Si la cuantía establecida en el contrato no excede la suma de $16,000, no es necesario que el contratista presente los documentos mencionados. En su lugar, se incluye una cláusula en la que el contratista certifique el cumplimiento con sus responsabilidades contributivas. En caso de existir una deuda, debe certificar que se encuentra acogido a un plan de pago y que se encuentra al día con los términos y las condiciones del mismo. El incumplimiento con la presentación de las certificaciones y la documentación requerida, es motivo suficiente para que la Oficina se abstenga de formalizar el contrato. Lo dispuesto en este inciso se establece en conformidad con las disposiciones de las cartas circulares emitidas por el Departamento de Hacienda sobre la contratación de servicios profesionales en el gobierno. Cualquier enmienda a la referida reglamentación se entiende que enmienda este inciso. 6) En los contratos que se formalicen con individuos se incluye una cláusula en la que expresamente se reconozca que la relación con la parte contratada es una de contratista independiente, a la vez que se prohibe la subcontratación 0 delegación de obligaciones, tareas, 17-00-022 servicios, reclamaciones o derechos que puedan surgir de la relación contractual. 7) En todo contrato relacionado con trabajo confidencial se debe incluir una cláusula de confidencialidad que disponga que la parte contratada mantiene absoluta reserva y confidencialidad en cuanto a la información que le provea la Oficina 0 que llegue a su conocimiento directa 0 indirectamente. De la misma manera, debe disponerse acerca de la seguridad de los documentos y de la propiedad de la Oficina. 8) Cuando se formalicen contratos con corporaciones extranjeras se incluye una cláusula que disponga que la interpretación del contrato se rige por las leyes del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, y que la parte contratada se somete a la jurisdicción de los foros judiciales de Puerto Rico. 9) Cuando en el contrato se establezca que el pago se realiza por adelantado, se debe cumplir con la reglamentación emitida por el Departamento de Hacienda para regular este tipo de pago. 10) Todo contrato que requiera el uso de programas computadorizados, incluye una cláusula a los efectos de que todos los programas utilizados en la prestación de servicios tienen las correspondientes licencias. 11) A toda corporación se le requiere que presente las siguientes certificaciones previo a la formalización del contrato: Certificado de Existencia O Certificación de Autorización para hacer Negocios en Puerto Rico, emitido por el Departamento de Estado. 17-00-023 Certificado de Buena Pro (Good Standing), emitido por el Departamento de Estado. Resolución Corporativa u otros documentos suficientes, conforme a la naturaleza jurídica de la entidad, que acredite la capacidad para contratar. Antes de formalizar un contrato con alguna compañía incorporada en los Estados Unidos o en un país extranjero que no hace negocios en Puerto Rico, ni tiene oficinas a aquí, se le requiere una declaración jurada debidamente autenticada en la cual se hace constar que no tiene responsabilidad contributiva con el Gobierno de Puerto Rico. Este documento se aneja al contrato. 12) En aquellos casos en que el contratista preste servicios a otros organismos gubernamentales, simultáneamente con el contrato a formalizar con la Oficina, no es necesario que presente el original de cada documento requerido. En ese caso, se permite la entrega de una copia fiel y exacta de las certificaciones originales. El contratista debe certificar todos los contratos que mantiene vigentes con las demás entidades.