Disposiciones sobre el Proceso de Adquisición de Bienes y Servicios

12.1 Normas Generales sobre el Proceso de Adquisición A. El Proceso de Adquisición o Compra comenzará con una solicitud O requisición para adquirir bienes y/o servicios, generada por el Técnico responsable de la evaluación y recomendación de los Proyectos. Dicha solicitud deberá ser aprobada por el Director del Programa O aquella persona en quien delegue el Director Ejecutivo. B. Los funcionarios 0 empleados, a cargo del proceso de compras O adquisiciones de bienes y servicios no profesionales, no podrán aceptar regalías, prestar dinero O tomar dinero a préstamo de persona natural O jurídica que provea servicios o suministros a la ODSEC. C. Todo funcionario o empleado de la ODSEC, autorizado a requisar, aprobar y adquirir compras, se guiará por los criterios de necesidad, utilidad, austeridad y sana administración y por los procedimientos de compra en efecto al momento de la creación de los Programas O aquellos que determine el Director Ejecutivo, en virtud de las prerrogativas que le da la Ley. D. Ningún personal, excepto el Agente Comprador estará autorizado a emitir 0 negociar Órdenes de Compra. ODSEC Reglamento para el Programa "La Obra en tus Manos" y el Programa de Desarrollo Comunitario Página 17 E. Ningún empleado O funcionario solicitará a suplidores o contratistas la entrega de bienes, obras o servicios, sin haberse emitido previamente una Orden de Compra por un Agente Comprador o Representante Autorizado. No se procesarán pagos de Órdenes de Compra que se hayan emitido sin cumplir con lo dispuesto en este Inciso. F. No se efectuará ninguna transacción, en la cual haya fraccionamiento de las compras con el propósito de evadir los procesos de Subasta Formal, adjudicar a un proveedor particular que no sea el mejor postor, conforme a la necesidad establecida o que la misma se efectúe bajo normas distintas o en nivel diferente al que le correspondía, según el costo 0 monto del propuesto Proyecto. Asimismo, se agruparán las compras por artículo, de forma tal, que no se propicie la fragmentación de estas, favoreciendo que las transacciones sean más económicas y convenientes para el interés público, en armonía con este Reglamento. G. La ODSEC llevará a cabo todos los procesos de adquisición mediante una competencia total y abierta y evitará toda condición que pueda restringir la misma. H. En aquellas situaciones en que no se pueda someter con la Requisición de Compra especificaciones que permitan amplia competencia, acompañarán la misma con una justificación señalando las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca o con determinada característica especial. Si el planteamiento así lo justifica, el Agente Comprador podrá efectuar la compra como única fuente de abasto. I. Se mantendrá una Lista de Suplidores de Bienes y Servicios que se revisará periódicamente. También se podrá hacer uso del Registro de Suplidores de la Administración de Servicios Generales para disponer del mayor número de suplidores cualificados a proveer los bienes y servicios que le sean solicitados. 12.2 Responsabilidades del Agente Comprador: El Agente Comprador tendrá, además de las funciones inherentes a su puesto, los siguientes deberes y responsabilidades respecto a los Programas: A. Coordinar con la Unidad de Personal Especializado para asegurarse que las especificaciones de los bienes y/o servicios no profesionales a adquirir se soliciten según establecido. B. Distribuir copia de las Órdenes de Compra a los siguientes: Director de los Programas para archivar en el expediente del participante. Expediente de Compra C. Preparar expediente y archivar en el mismo todos los documentos que sustenten la compra. El Director de los Programas establecerá los documentos que deben ser archivados en cada expediente como guía para el Agente Comprador. ODSEC Reglamento para el Programa "La Obra en tus Manos" y el Programa de Desarrollo Comunitario Página 18 D. Cumplimentar la Forma Solicitud de Cotización, mediante la cual solicitará las cotizaciones y la Forma Hoja de Evaluación y Adjudicación de Cotizaciones, en la que compila la información sobre la Adjudicación. Suministrará, en forma idéntica, a cada licitador las especificaciones y condiciones que se solicitan y el término dentro del cual tendrán que hacer sus ofertas. E. Emitir Convocatoria escrita a los proveedores, la cual podrá ser enviada mediante facsímil 0 correo electrónico, requiriendo cotización. F. Someter a la consideración del Comité de Adjudicación para adjudicar, una vez se haya vencido el término fijado para hacer las ofertas, utilizando para ello la forma Hoja de Evaluación y Adjudicación de Cotizaciones, detallando las ofertas recibidas y toda la información concerniente a los términos de la Cotización incluyendo precio y condiciones. G. Notificar la Adjudicación al licitador agraciado y al Director de los Programas, de forma que se pueda programar con el participante, la entrega de los mismos y el comienzo de la obra.