Métodos de Adquisición

13.1 En general, la ODSEC utilizará los siguientes métodos para adquirir bienes, trabajos y/o servicios: (i) Compras por Subasta Informal, las cuales se adjudicarán mediando Contrato 0 Convenio y (ii) Compra de Emergencia. 13.2 Proceso de Rehabilitación o Construcción Mediante Emisión de Vale A. Proceso El Personal Técnico deberá: 1. Someter Informe Técnico sobre Visita Inicial. 2. Preparar las requisiciones de materiales necesarios, según las cotizaciones provistas y la visita inicial. 3. Coordinar el proceso de contratación de un especialista para realizar la obra, una vez aprobado por el Director de los Programas. 4. Asesorar y orientar a los participantes sobre el proceso de rehabilitación o construcción y el término para concluir la obra. 5. Preparar Informe Final de Cierre del Proyecto. B. Requisitos del Suplidor: Todo suplidor de materiales deberá suscribir contrato con la ODSEC y cumplir con los requisitos de suplidor de la Agencia. ODSEC Reglamento para el Programa "La Obra en tus Manos" y el Programa de Desarrollo Comunitario Página 19 C. Revisión de Necesidades: Si durante el proceso de rehabilitación o construcción se determina que por razones de seguridad y salud se requieren modificaciones a la propuesta obra de rehabilitación 0 construcción, el Técnico someterá informe detallando las razones que justifiquen las modificaciones, una vez se acredite que la salud 0 seguridad de la familia podría afectarse si no se modifica. D. Término para Completar la Obra: El participante del Programa tendrá un término de noventa (90) días para completar la obra, establecido conforme al tipo de Proyecto aprobado. Al cabo de dicho término, si no se ha concluido con la obra, se solicitará prórroga por escrito al Director de los Programas, quien, con la recomendación del Personal Técnico, determinará la existencia de justa causa para extender el término. 13.3 Compras Mediante Mercado Abierto: Se autoriza a la División de Compras a adquirir en el Mercado Abierto bienes y servicios hasta un máximo de ocho mil dólares ($8,000), para lo cual se solicitarán por lo menos tres (3) cotizaciones que podrán solicitarse por teléfono y cuyas ofertas consignará por escrito en un Resumen de Oferta en el Mercado Abierto. 13.4 Subasta Informal: A. Las compras de bienes y servicios desde ocho mil un dólar ($8,001) hasta ciento noventa y cinco mil dólares ($195,000), se efectuarán a base de Subasta Informal. B. Las Solicitudes de Cotización o Propuesta deberán incluir la siguiente información: 1. Fecha de Invitación 2. Firma del Agente Comprador O Persona Designada 3. Nombre del Licitador 4. Dirección del Licitador 5. Firma del Licitador O su Representante Autorizado 6. Término, por el cual el licitador mantendrá la oferta 7. Descripción del Bien Ofrecido 8. Costo del Bien 9. Descuentos que son aplicables por pronto pago, si alguno 10. Garantía, si alguna 11. Fecha de Entrega C. El Agente Comprador solicitará por lo menos tres (3) cotizaciones de precio 0 propuestas por escrito a suplidores cualificados, sujeto a que en el Registro de Suplidores haya suficientes para el bien que se solicita, en sobre sellado, las cuales serán abiertas en la fecha y lugar que indique la invitación. Dentro de un término de cumplimiento estricto de diez (10) días laborables, el Agente Comprador someterá las Propuestas o Cotizaciones recibidas al Comité de Adjudicación. ODSEC Reglamento para el Programa "La Obra en tus Manos" y el Programa de Desarrollo Comunitario Página 20 D. Al escoger el mejor postor, no necesariamente éste tiene que ser el que ofrezca el menor precio, si al analizarse la totalidad de las circunstancias al adjudicar la Solicitud de Propuesta, lo más beneficioso sea escoger el postor que mejor cumpla con el propósito de los Programas. Los factores que evaluar serán: mejor precio, calidad de los materiales, beneficios que su Propuesta pueda tener sobre las otras, experiencia del contratista, porcentaje de mano de obra que proviene de las comunidades y el incentivo que su Propuesta representa al desarrollo socioeconómico y la autogestión a nivel de comunidad, entre otros. E. En caso de incumplimiento por parte de un suplidor a quien se le haya adjudicado una Subasta Informal, será eliminado del Registro de Licitadores de la ODSEC. 13.5 Excepción al Proceso de Subasta Informal: A. Cuando el equipo, materiales o servicios a adquirirse sean de naturaleza especializada O altamente técnica y la obra exija especial cuidado desde el punto de vista técnico, todo lo cual debe justificarse por escrito en la Requisición de Compra. B. Cuando la compra se haga al Gobierno Estatal, alguna de sus agencias, al Gobierno Federal O algún país extranjero. C. Cuando no se presente ninguna oferta en una subasta y esté en peligro de perderse la oportunidad para adquirir los suministros o servicios no profesionales necesarios. D. Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados O fijados por Ley a autoridad gubernamental. E. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo O servicios suplementarios para equipo, cuya reparación O servicio esté bajo contrato. F. Cuando exista una sola fuente de abastecimiento, lo cual deberá estar debidamente documentada. En estos casos, la compra podrá hacerse directamente a la compañía que representa 0 distribuya el producto O servicio con carácter de exclusividad, como suplidor exclusivo, indicándose en la Hoja de Resumen de Oferta la razón de la acción tomada. G. Cuando sea necesario efectuar la compra inmediatamente, debido a que es imprescindible O por una situación de emergencia, conforme se define en este Reglamento, la circunstancia deberá constar por escrito y la Orden de Compra deberá ser aprobada por el Director Ejecutivo o la persona a quien éste delegue. Dicha aprobación formará parte del expediente de compras. H. Cuando la compra tenga que hacerse fuera de Puerto Rico por no haber suplidores conocidos o cualificados en el mercado local que suplan los suministros 0 servicios que se deseen 0 cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado local. 1. Las obras que se lleven a cabo en edificaciones que, por su destino, exijan extremas medidas de seguridad y protección para la edificación O para sus ocupantes y así lo haya declarado el Gobernador de Puerto Rico, mediante Orden Ejecutiva.