Equipos

A. Adquisición de Equipos Los equipos que adquiera la organización receptora con los fondos legislativos será propiedad pública y deberá contabilizarse, numerarse y controlarse en la igual forma que el equipo que adquiera la Agencia y de acuerdo a la reglamentación y normas del Departamento de Hacienda y de la Administración de Servicios Generales que le sea aplicables. Toda adquisición de equipos que se lleve a cabo tiene que cumplir con un mínimo de dos (2) cotizaciones. Pagina 22 de 36 La adquisición del equipo, a que se hace referencia el párrafo anterior, debe haber sido autorizada previamente por la ASSMCA. La organización receptora podrá comprar con los fondos asignados solamente aquel equipo autorizado por la Agencia Designada. B. Control de Equipo Será obligación de la organización receptora identificar mediante un número de control de todas las propiedades muebles y equipos adquiridos con los fondos legislativos. Al recibirse el equipo adquirido por la organización, la persona encargada de la propiedad en la entidad le asignará un número de control interno de propiedad. Los números serán correlativos comenzando con el uno (1). La organización receptora llevará a cabo un registro donde se indicará el número de propiedad (interno), el número que la asigne la Agencia, el sitio donde está localizado, el precio pagado, descripción de la unidad y fecha de la adquisición, así como toda factura, recibo o conduce. Este registro le servirá, además, de inventario a la organización. El equipo que ya hubiese sido adquirido con el fondo legislativo que se le había otorgado con anterioridad a la fecha de vigencia de este Reglamento, la Agencia podrá requerir que se realice un nuevo inventario físico por la organización; que podrá ser constatado por un funcionario autorizados de la Agencia. A fin de establecer el control y asignarle un número interno de propiedad, en caso de no tenerlo, y dar cumplimiento a lo dispuesto en este Artículo. La organización receptora someterá a la Agencia la factura del equipo, una vez pagada. En base a esta factura, el Encargado de la Propiedad de la ASSMCA, mediante el formulario aplicable contabilizará en el Departamento de Hacienda el referido equipo. Al recibirse la factura pagada, el Encargado de la Propiedad le dará el número de propiedad que corresponda y posteriormente visitará la organización para marcar la propiedad con el número. La Agencia mantendrá un inventario del equipo en uso en cada organización receptora, el cual se utilizará como base para hacer pruebas físicas. La ASSMCA solamente capitalizará aquel equipo cuyo costo por unidad sea de $500 o más y una vida útil de dos (2) años o más. Ambas condiciones deben existir. No obstante, es responsabilidad de la organización receptora, en colaboración con la Agencia Página 23 de 36 mantener controles y registros internos necesarios para salva guardar los equipos por debajo del límite de capitalización. C. Disposición y Baja de la Propiedad Cuando una unidad de propiedad adquirida con fondos legislativos, incluyendo equipo, se destruya, sea apropiada ilegalmente, se pierda o se considere inservible, la persona a cargo de la propiedad en la organización comunicará por escrito a la Agencia en un término no menor de tres (3) días laborables toda información referente a la destrucción, apropiación ilegal, desaparición o estado inservible de la unidad, para que se proceda de acuerdo a las leyes y la reglamentación vigente a tales efectos. En caso de robo, vandalismo o pérdida de cualquier propiedad mueble adquirida con fondos legislativos, la organización receptora vendrá obligada a informar y presentar una querella ante el Negociado de la Policía de Puerto Rico, junto con la comunicación a la ASSMCA. La organización no podrá gravar, disponer o vender la propiedad mueble, sin el previo consentimiento por escrito de la Agencia. En caso que la organización receptora necesite disponer o decomisar algún equipo obsoleto o dañado lo notificara a la ASSMCA para que sea aprobada la gestión. Cuando la organización vaya a cesar operaciones deberá notificarlo a la Agencia con quince (15) días calendario de antelación para que esta se haga cargo de la propiedad adquirida con los fondos legislativos. D. Inventarios La organización receptora mantendrá un expediente permanente para cada equipo que evidencie la adquisición, reparaciones, mantenimiento, garantías, contratos de arrendamiento y cualquier otro documento relacionado a la compra, uso, mantenimiento y disposición del equipo comprado con fondos legislativos. Al 30 de junio de cada año la organización le someterá concurrentemente a la Sección de Propiedad y a la Oficina de Presupuesto de la ASSMCA un inventario físico de toda la propiedad pública que tenga en uso. Este inventario será corroborado con el inventario que se mantiene en la Agencia. De existir alguna discrepancia se hará la debida investigación y se tomará la acción que corresponda. Página 24 de 36